Arbeitsrecht & Compliance

Digitale Personalakte

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen. Wird die digitale Personalakte damit Pflicht? Was sich wirklich ändert und welche Unterlagen betroffen sind.

Datum: 23. September 2026

Autor*in: Gabriele Kaier

Key Takeaways

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Personalakte gibt es für Unternehmen der Privatwirtschaft nicht. Ausdrücklich vorgeschrieben ist sie nur für Beamtinnen und Beamte.
Ab dem 1. Januar 2027 entfällt die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen.
Betroffen sind unter anderem Lohnkonten, Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen und bestimmte Bescheinigungen. Die komplette Personalakte ist es nicht.
Rechtsgrundlage ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV.
Ohne rechtzeitige Umstellung drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Verzögerungsgelder und Nachforderungen.
Eine digitale Personalakte mit strukturierter und GoBD-konformer Ablage hilft dabei, die Anforderungen in der Praxis zuverlässig umzusetzen.

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte auf Papier. Sie bündelt alle Dokumente, die im Laufe eines Arbeitsverhältnisses entstehen, an einem zentralen Ort – von der Einstellung bis zum Austritt. Statt in Aktenordnern werden die Unterlagen in einem digitalen System abgelegt, meist innerhalb einer HR-Software.

Zur Personalakte gehören typischerweise:

Stammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung
Vertragsunterlagen wie Arbeitsvertrag, Nachträge und Änderungsvereinbarungen
Bewerbungsunterlagen aus dem Einstellungsprozess
Entgeltunterlagen wie Lohnkonten, Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen
Arbeitszeitnachweise
Beurteilungen, Zielvereinbarungen sowie Fortbildungsnachweise und Zertifikate
Fortbildungsnachweise und Zertifikate
Abmahnungen, Arbeitszeugnisse und Austrittsdokumente

Diese Unterscheidung ist mit Blick auf 2027 entscheidend: Nur ein Teil dieser Unterlagen fällt unter die neue Pflicht zur elektronischen Führung.

Gibt es überhaupt eine Pflicht zur Personalakte?

Nein, zumindest nicht pauschal. Für Arbeitgeber in der Privatwirtschaft gibt es kein Gesetz, das grundsätzlich das Führen einer Personalakte vorschreibt. Anders ist es bei Beamtinnen und Beamten. Hier sehen das Beamtenstatusgesetz und das Bundesbeamtengesetz die Personalakte ausdrücklich vor.

Trotzdem müssen Arbeitgeber zahlreiche Unterlagen aufbewahren. Entsprechende Pflichten ergeben sich unter anderem aus dem Arbeitsschutzrecht, dem Nachweisgesetz, dem Mutterschutzgesetz und dem Sozialversicherungsrecht. Die Personalakte ist damit keine eigenständige gesetzliche Pflicht, sondern eine Möglichkeit, diese Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten gebündelt zu erfüllen.

Da Personalakten sensible Daten enthalten, gelten außerdem die DSGVO, das BDSG und der Grundsatz der Datenminimierung. Beschäftigte haben zudem das Recht, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen.

Was ändert sich 2027? Die Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen

Die Änderung betrifft nicht die gesamte Personalakte, sondern die Entgeltunterlagen. Dazu zählen Nachweise, die für die Berechnung und Prüfung der Sozialversicherungsbeiträge relevant sind.

Nach § 8 Abs. 2 BVV müssen Arbeitgeber bestimmte lohnrelevante Nachweise bereits seit dem 1. Januar 2022 elektronisch führen. Bisher konnten sie bei der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung beantragen. Grundlage dafür sind § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV und § 126 SGB IV.

Diese Befreiungsmöglichkeit endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen die betroffenen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Rechtsgrundlage: Beitragsverfahrensverordnung und SGB IV
Die rechtliche Grundlage schuf das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (7. SGB IV-Änderungsgesetz) vom 12. Juni 2020. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23. Oktober 2024 hat sie bestätigt.

Im selben Zusammenhang wurde die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) nach § 28p Abs. 6a SGB IV bereits zum 1. Januar 2023 verpflichtend. Bei der euBP übermitteln Arbeitgeber ihre Abrechnungsdaten elektronisch an den Prüfdienst der Rentenversicherung.

Welche elektronischen Entgeltunterlagen sind ab 2027 betroffen?

Die Pflicht bezieht sich auf die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV. Dazu zählen unter anderem:

Lohnkonten und Beitragsnachweise
Meldungen zur Sozialversicherung
Nachweise zum Beschäftigungsstatus und zur Arbeitserlaubnis
Erklärungen geringfügig Beschäftigter, etwa zum Verzicht auf die Rentenversicherungspflicht
Nachweise des Krankenversicherungsschutzes
Bescheide zur Statusfeststellung nach § 7a SGB IV und zur Versicherungspflicht nach § 28h SGB IV
Bescheinigungen wie Immatrikulationsnachweise, Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigungen oder A1-Bescheinigungen

Nicht jedes Personaldokument fällt damit automatisch unter die Pflicht zur elektronischen Führung. Arbeitsverträge, Zeugnisse oder interne Vereinbarungen gehören zwar zur Personalakte, sind aber keine Entgeltunterlagen im Sinne der BVV.

In der Praxis kann es dennoch sinnvoll sein, die gesamte Personalakte zu digitalisieren. Denn eine doppelte Aktenführung – teilweise digital, teilweise auf Papier – verursacht zusätzlichen organisatorischen Aufwand.

Gibt es noch eine Befreiung von der Pflicht?

Ja, aber nur noch bis zum 31. Dezember 2026. Bis dahin können Arbeitgeber nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung beantragen. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Möglichkeit ersatzlos.

Wer derzeit noch mit einer solchen Befreiung arbeitet, sollte die Umstellung daher rechtzeitig planen. Die nächste Betriebsprüfung nach dem Stichtag findet bereits unter den neuen Regeln statt.

Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen

Damit Ihre Ablage die Anforderungen ab 2027 erfüllt, reicht ein Ordner auf dem Server nicht aus. Eine digitale Personalakte sollte die Unterlagen zentral, klar strukturiert und ortsunabhängig verfügbar machen. Auf folgende Punkte kommt es an:

Elektronisch und maschinell auswertbar: Dokumente müssen sich systemunabhängig darstellen und auswerten lassen. Eine Ablage ausschließlich auf Papier reicht für die betroffenen Entgeltunterlagen nicht aus.
Ein Dokument, eine Datei: Mehrere Unterlagen sollten nicht in einer Sammeldatei landen. So bleiben die einzelnen Dokumente eindeutig zuordenbar.
Zulässige Formate: Vorgesehen sind PDF sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG oder TIFF.
Revisionssicherheit: Dokumente müssen unveränderbar archiviert und Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden. Die Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung gelten auch hier.
Berechtigungen und Sicherheit: Nur berechtigte Personen sollten entsprechend ihrer Rolle Zugriff erhalten. Ein differenziertes Rechtemanagement schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff.
Aufbewahrung nach § 28f SGB IV: Die Unterlagen müssen bis zum Ende des Kalenderjahres nach der jeweils folgenden Betriebsprüfung verfügbar bleiben.
Geschützte sensible Inhalte: Gesundheitsdaten erfordern besonders hohe Sicherheitsstandards. Sie sollten idealerweise in einem separaten, streng geschützten Bereich abgelegt werden.
Elektronische Signaturen: Für befristete Arbeitsverträge ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich. Bei unbefristeten Verträgen genügt eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES).

Ein digitales Inhaltsverzeichnis, standardisierte Prozesse und automatisierte Workflows können den Verwaltungsaufwand zusätzlich reduzieren. Wiederkehrende Abläufe lassen sich schneller bearbeiten und Fehler leichter vermeiden.

Umstellung bis 2027: So bereiten Sie sich vor

Die Umstellung auf die elektronische Führung der Entgeltunterlagen lässt sich Schritt für Schritt vorbereiten:

Bestandsaufnahme: Prüfen Sie, welche Papierunterlagen und digitalen Insellösungen aktuell vorhanden sind. Klären Sie außerdem, welche Aufbewahrungsfristen jeweils gelten.
Betriebsrat einbinden: Ob bei digitalen Personalakten ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift, ist rechtlich umstritten und nicht höchstrichterlich geklärt. Beziehen Sie den Betriebsrat dennoch frühzeitig ein. Viele Systeme sind technisch auch zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet.
Software auswählen: Achten Sie auf die genannten Anforderungen wie GoBD-Konformität, Revisionssicherheit, ein Rollen- und Rechtekonzept sowie Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung.
Bestehende Unterlagen digitalisieren: Scannen und strukturieren Sie Papierakten nach einem einheitlichen Schema, bevor Sie sie migrieren.
Zugriffsrechte festlegen: Definieren Sie nachvollziehbar, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.
Beschäftigte informieren: Kommunizieren Sie transparent, welche Daten gespeichert werden und welche Einsichtsrechte bestehen.
Laufenden Betrieb sichern: Richten Sie eine automatisierte Fristenüberwachung ein, etwa für ablaufende Zertifikate oder Aufenthaltstitel.

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Wer zum Stichtag nicht prüfungsfähig ist, muss bei der nächsten Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung mit zusätzlichem Aufwand rechnen. Mögliche Folgen sind Verzögerungsgelder, Nachforderungen und eine deutlich längere Prüfungsdauer.

Fehlende oder unvollständige elektronische Entgeltunterlagen können außerdem dazu führen, dass der Prüfdienst Beiträge schätzt. Die daraus entstehenden Nachzahlungen werden dann fällig.

Fazit: Keine Pflicht zur digitalen Personalakte, aber zu elektronischen Entgeltunterlagen

Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte entsteht 2027 nicht. Für Arbeitgeber in der Privatwirtschaft besteht weiterhin keine grundsätzliche Pflicht, überhaupt eine Personalakte zu führen.

Die Änderung betrifft einen klar abgegrenzten Bereich: Ab dem 1. Januar 2027 müssen die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV ausnahmslos elektronisch und maschinell auswertbar vorliegen. Eine Befreiung ist dann nicht mehr möglich.

Eine digitale Personalakte schafft dafür die organisatorische Grundlage und erleichtert gleichzeitig die tägliche Arbeit in HR. Mit der digitalen Personalakte von TimeTac bündeln Sie Nachweise, Zertifikate und Verträge zentral und DSGVO-konform. Damit schaffen Sie eine gute Grundlage, um sich organisatorisch auf die Anforderungen ab 2027 vorzubereiten.

Quellen

Häufig gestellte Fragen.

Nein, nicht pauschal. Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber aber die Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV ausnahmslos elektronisch führen.

Nein. 2026 ist das letzte Jahr, in dem Arbeitgeber eine Befreiung von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen beantragen können. Verbindlich für alle wird die Pflicht erst am 1. Januar 2027.

Nur noch bis zum 31. Dezember 2026. Bis dahin ist ein Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV möglich. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Möglichkeit.

Maßgeblich für die Entgeltunterlagen sind § 8 BVV, § 28f SGB IV zur Aufbewahrung und § 28p SGB IV zur Betriebsprüfung. Für die Personalakte insgesamt gelten zusätzlich die DSGVO und das BDSG.

Nein, eine Pflicht zur Vernichtung gibt es nicht. Prüfen Sie vorher, für welche Dokumente Aufbewahrungsfristen oder Formvorschriften gelten. Solche Originale sollten Sie weiterhin aufbewahren.

Ja. Arbeitgeber dürfen die Personalakte vollständig elektronisch führen, sofern Datenschutz, Zugriffsschutz und Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Für die Entgeltunterlagen ist die elektronische Führung ab 2027 sogar vorgeschrieben.