Wie Sie Ihre Meetings effizienter und wirkungsvoller gestalten können

von Gabriele Kaier, 25.04.2025

Viele von uns verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in Meetings. Diese Besprechungen kosten nicht nur wertvolle Zeit, sondern schlecht und ineffizient organisiert, auch eine Menge Geld. In Deutschland summieren sich die Verluste auf erschreckende 64 Milliarden Euro pro Jahr. Ein guter Grund, uns ausführlich dem Thema Effizienz von Meetings zu widmen.

Verplempern wir unsere Zeit in sinnlosen Meetings?

Sind Meetings das ungenutzte Potenzial eines Unternehmens? Auf diese Frage gehen wir ausführlich ein und werfen einen Blick auf aktuelle Zahlen und Fakten. Und wir präsentieren Ihnen 15 wertvolle Tipps und eine spannende 21-Tage-Challenge für Ihr Unternehmen (Nachmachen empfohlen!), um Ihre Meetings erfolgreich zu gestalten.

Statistiken zu Meetings

Meetings zählen zu den Ausgaben, die meist in Unternehmen nicht gemanagt werden. Das bedeutet, dass weder die Höhe der Ausgaben kontrolliert wird, noch der ROI von Meetings gemessen wird. Das hat finanzielle Auswirkungen, wie uns die Statistiken zeigen.

So viel Zeit verbringen wir in Meetings

• Rund 15 % der gesamten Arbeitszeit entfallen auf Meetings (Bain & Company 2014).
• Manager verbringen im Schnitt bis zu 23 Stunden pro Woche in Meetings (HBR 2017).
• CEOs verbringen durchschnittlich 72% ihrer Zeit in Meetings, was etwa 45 Stunden pro Woche entspricht (HBR 2018).
• Sitzungen des Top-Managements in großen Unternehmen (Marktkapitalisierung > 1 Mrd. Euro) kosten bis zu 7.000
Stunden pro Jahr. Mit vor- und nachbereitenden Meetings summiert sich dies sogar bis zu 300.000 Stunden (HBR 2004).

So planen wir Meetings

Die meisten Unternehmen haben genaue Regelungen für den Umgang mit Ausgaben, das scheint bei Meetings jedoch nicht zuzutreffen.

• In Europa werden 46 % der Meetings mehr als einen Monat im Voraus festgelegt (Doodle 2023).
• Fast zwei Drittel (67 %) der Meetings in Europa dauern länger als eine Stunde (Doodle 2023).
• Stand-Up Meetings mit 20 oder weniger Teilnehmenden dauern durchschnittlich 12-13 Minuten (Dialpad 2022).
• Die meisten Meetings, ca. 43 %, bestehen aus 6 bis 10 Personen (Doodle 2023).
• In Europa finden 44 % der Meetings persönlich, 25 % hybrid und 21 % rein online statt.
• 76 % der Fachleute in Europa ziehen persönliche Treffen gegenüber Anrufen oder Videochats vor (Doodle 2019).
• 60 % der Teilnehmenden berichten, dass die Vorbereitung auf Status-Meetings mehr Zeit in Anspruch nimmt als das Meeting selbst (Clarizen 2015).
• In 50 % der Unternehmen ist die Meeting-Agenda entweder ad hoc oder bleibt von Sitzung zu Sitzung unverändert (HBR 2004).
• Weniger als 5 % der Unternehmen haben einen strikten und durchdachten Prozess zur Ausrichtung der Agenda auf die wichtigsten Themen (HBR 2004).
• 64 % der Befragten geben an, dass sie durch ein gut geplantes Meeting eher zur Teilnahme angeregt werden, sogar mehr als durch Anreize wie kostenloses Essen oder die Anwesenheit eines Bürohundes (Clockwise 2020).

Fazit: In Europa zeichnen sich Meetings durch lange Vorlaufzeiten, eine hohe Dauer und den Wunsch nach persönlichen Interaktionen aus. Trotz des Fokus auf Vorbereitung und Struktur gibt es Herausforderungen bei der effektiven Gestaltung der Meeting-Agenden.

So empfinden wir Meetings

• 72% der Meetings werden als ineffektiv empfunden (Atlassian 2024).
• Die Meetings könnten in der Hälfte der Zeit durchgeführt werden (Atlassisan 2024).
Status-Meetings werden als Zeitverschwendung betrachtet (Clarizen 2015).
• 41,9 % der Team-Meetings werden schlecht in puncto Qualität bewertet (ResearchGate 2012).
• ⅓ der Meetings werden als irrelevant für die eigene Arbeit erlebt.
• Zu viele Teilnehmende beeinträchtigen die Effizienz von Meetings (Doodle 2019).
• 54% verlassen Meetings ohne klare nächste Schritte oder Verantwortlichkeiten (Atlassian 2024).

Die Lösung: Meetings abschaffen?

Meetings ganz abzulehnen, wäre ein Fehler, während die Reduktion von Meetings positive Effekte bringen kann. Zahlreiche Hinweise sprechen für deren Wert.

• Team-Meetings spielen eine entscheidende Rolle bei der Problemlösung, Entscheidungsfindung und dem Management von Veränderungen (ResearchGate 2012).
• Sie wirken sich zudem erheblich auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und das Engagement der Mitarbeitenden aus (Surprising Science of Meetings).
• Eine positive Kommunikation in Meetings fördert Zufriedenheit, Produktivität und den Unternehmenserfolg.
Gleichzeitig haben negative Kommunikationsmuster oft weitreichendere negative Folgen als die positiven Effekte konstruktiver Kommunikation (ResearchGate 2012).
• Es ist bemerkenswert, dass erfolgreiche Führungskräfte rund 50 % ihrer Meeting-Zeit für Entscheidungsfindungen nutzen (McKinsey 2013).
• Darüber hinaus zeigen gute Interaktionen während Meetings auch nach 2,5 Jahren noch positive Auswirkungen auf den Erfolg einer Organisation (ResearchGate 2012).

Insgesamt lässt sich festhalten: Meetings können, wenn sie effektiv gestaltet sind, zu einem bedeutenden Faktor für den Unternehmenserfolg werden.

Die Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Meetings

Laut dem Doodle State of Meetings Report 2019 sind folgende Punkte Schlüsselelemente für erfolgreiche Meetings:

• Eine klare Zielsetzung: Ein Meeting braucht ein eindeutiges Ziel, das allen Teilnehmenden bekannt ist.
• Eine klare Agenda: Eine strukturierte Tagesordnung hilft, den Fokus zu halten und die Zeit effektiv zu nutzen.
• Nicht zu viele Teilnehmende: Meetings sind erfolgreicher, wenn nur die wirklich relevanten Personen teilnehmen.
• Visuelle Reize: Präsentationen oder Videos können helfen, Inhalte besser zu vermitteln und das Interesse hochzuhalten.

Schlüsselfaktoren für gute Meetings, Doodle State of Meetings Report 2019

15 Empfehlungen für mehr Meeting-Effizienz

Was tun mit all den Erkenntnissen rund um ineffiziente Meetings? Ganz klar: Etwas verändern! Denn statistisch gesehen betrifft das Thema auch Sie und Ihre Organisation. Hier finden Sie 15 konkrete Empfehlungen, wie Sie Ihre Besprechungen deutlich effizienter, kürzer und wirkungsvoller gestalten können:

1. Hinterfragen Sie Ihre Meeting-Kultur

Führen Sie eine interne Bestandsaufnahme durch: Wie nehmen Ihre Mitarbeitenden die aktuelle Meetingpraxis wahr? Wo gibt es Verbesserungspotenzial?

2. Definieren Sie einen klaren Zweck für jedes Meeting

Formulieren Sie zu Beginn eines Meetings eindeutig, warum es stattfindet. Ein klares Ziel ist oft wirkungsvoller als eine ausführliche Agenda.

3. Nutzen Sie Leitfragen statt Agenda-Punkten

Fragen wie „Was müssen wir entscheiden?“ oder „Was ist unser Ziel?“ fördern Beteiligung und Fokus. Gibt es keine sinnvolle Arbeitsfrage, braucht es womöglich kein Meeting.

4. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, Einladungen abzulehnen

Niemand sollte sich gezwungen fühlen, an einem Meeting teilzunehmen, wenn der eigene Beitrag nicht klar ist. Die Verantwortung liegt beim Einladenden, den Nutzen nachvollziehbar zu machen.

5. Verwenden Sie alternative Kommunikationskanäle

Für reine Informationsweitergabe sind oft Podcasts, kurze Videos oder schriftliche Updates effizienter als ein Meeting.

6. Setzen Sie auf Timeboxing

Begrenzen Sie Diskussionen zeitlich, starten und beenden Sie Meetings pünktlich. Planen Sie bewusst Pufferzeiten ein, um Disziplin zu fördern.

7. Sorgen Sie für gute Moderation

Meetings brauchen klare Führung – jemand, der Struktur gibt, die Diskussion steuert, die Zeit im Blick behält und Ergebnisse sichert.

8. Schaffen Sie Struktur – aber mit Flexibilität

Etablieren Sie einheitliche Regeln für Meetings, orientiert an Modellen wie Scrum oder Holokratie. Achten Sie dabei auf ausreichend Freiraum für Kreativität und Dynamik.

9. Fokussieren Sie auf Ergebnisse, nicht auf Information

Nutzen Sie Meetings zur Synchronisation, Entscheidungsfindung und Diskussion. Für reine Informationsvermittlung sind andere Formate besser geeignet.

10. Streichen Sie überflüssige Meetings konsequent

Wenn der Mehrwert fehlt oder das Ziel nicht klar ist, sollte das Meeting abgesagt werden – auch wenn es „immer schon so war“.

11. Vereinfachen Sie die Terminplanung

Nutzen Sie Tools zur Terminfindung und blockieren Sie regelmäßige Besprechungen automatisiert im Kalender. So sparen Sie Koordinationsaufwand.

12. Überprüfen Sie die Notwendigkeit regelmäßig

Nur weil ein Termin im Kalender steht, ist er nicht automatisch sinnvoll. Fragen Sie sich regelmäßig: Brauchen wir dieses Meeting wirklich?

13. Teilen Sie Ziele und Agenda vorab

Kommunizieren Sie im Vorfeld klar, worum es im Meeting geht. So können sich alle Beteiligten gezielt vorbereiten und die Zeit effizient nutzen.

14. Vermeiden Sie Multitasking während des Meetings

Ablenkung reduziert die Qualität der Diskussion. Eine gute Vorbereitung hilft, aufmerksam zu bleiben und sich aktiv einzubringen.

15. Definieren Sie gemeinsame Spielregeln

Fördern Sie einen offenen, respektvollen Austausch – unabhängig von Hierarchien. Schaffen Sie ein Klima, in dem Fragen willkommen sind und sachliche Diskussionen Priorität haben.

Fazit: Effiziente Meetings entstehen nicht von allein – sie sind das Ergebnis bewusster Entscheidungen, klarer Strukturen und einer unterstützenden Unternehmenskultur. Mit diesen 15 Empfehlungen haben Sie eine solide Grundlage, um Ihre Meetingpraxis nachhaltig zu verbessern.

21-Tage-Meeting-Challenge

Bei Austrian Airlines beklagten viele Büroangestellte eine ineffiziente Meetingkultur: zu viele Besprechungen, zu wenig Struktur, kein erkennbarer Mehrwert. Um dem entgegenzuwirken, wurde eine unternehmensweite Challenge zur Verbesserung von Meetings initiiert.

Drei Wochen lang testeten Mitarbeitende freiwillig verschiedene Tools zur Verbesserung von Meetings. Die Idee: Niedrigschwellige Methoden sollten helfen, Zeit zu sparen, Klarheit zu schaffen und die Qualität der Besprechungen zu steigern. Die Challenge wurde breit intern kommuniziert – über E-Mails, Workshops, sogar Aushänge in Toiletten – und von der Geschäftsführung unterstützt. Ein begleitender Workshop diente zur Einführung der Challenge.

Ergebnis:

• Mehr als die Hälfte der Teilnehmenden gab an, ihre Meetingzeit um 6–25 % reduziert zu haben, 10 % sogar um 26–50 %.
• Beispielhafte Hochrechnung: Bei 2.000 Büro-Mitarbeitenden könnten 10 % Zeitersparnis rund 3.000 Stunden pro Woche freisetzen – das entspricht fast 80 Vollzeitstellen.

Doch noch wichtiger war die kulturelle Wirkung: Die Challenge zeigte, dass Kritik an der Meetingkultur nicht nur erlaubt, sondern willkommen ist. Sie aktivierte Mitarbeitende auf allen Ebenen, schuf Bewusstsein und legitimierte neue Verhaltensweisen.

Bessere Meetings in 21 Tagen – so funktioniert’s:

1. Der Ausgangspunkt: Erhebung des Status quo, z. B. durch eine anonyme Umfrage unter Mitarbeitenden. Themen: Zeitanteil für Meetings, Zufriedenheit, Vorbereitungsgrad, wahrgenommener Nutzen.

2. Die Challenge: Drei Wochen lang testen Mitarbeitende ausgewählte Tools, die helfen sollen, Meetings gezielter, kürzer und wirkungsvoller zu gestalten. Die Aktion wird als „Challenge“ inszeniert, um Neugier, Offenheit und Engagement zu fördern.

3. Ablauf:

• Mitarbeitende wählen 2–3 Tools aus einer vorbereiteten Toolbox.
• Diese wenden sie konsequent über 21 Tage an.
• Optional: täglicher virtueller Check-in für Austausch und Feedback.
• Am Ende: Evaluation und gemeinsames Voting zu den hilfreichsten Tools.

Beispielhafte Tools aus der Toolbox:

• 5-nach-Regel: Meetings starten bewusst 5 Minuten später – und enden früher. So entstehen Puffer für Vorbereitung, Pausen und Technik-Checks.
• PARN – Struktur für jedes Meeting: Purpose – Warum treffen wir uns? Agenda – Was wird besprochen? Results – Was kam heraus? Next Steps – Wer macht was bis wann?
• ELMO (Enough, Let’s Move On): Signal, um Abschweifungen zu stoppen und fokussiert weiterzumachen.
• Sanity Check: Matrix zur Reflexion von Aufwand und Nutzen eines Meetings – mit Handlungsempfehlungen: absagen, kürzen oder beibehalten.

Wirkung & Take aways:

• Spürbare Entlastung für die Mitarbeitenden
• Zeitersparnis: reduziert die eigene Meetingzeit
• Kultureller Effekt: Die Challenge dient nicht nur der Optimierung, sondern auch als organisationaler Weckruf. Sie macht bestehende Probleme sichtbar und legitimiert neue Verhaltensweisen.
• Problembewusstsein schaffen: Datenbasierter Ausgangspunkt (z. B. Umfrage) hilft, Veränderungsbedarf zu kommunizieren.
• Niedrigschwellige Tools: Kleine Änderungen mit großer Wirkung.
• Beteiligung und Experimentierfreude fördern: Durch Challenge-Charakter und partizipativen Prozess.
• Top-down-Unterstützung: Führungsebene als Vorbild für neue Meetingstandards.
• Nachhaltigkeit sichern: Tools langfristig verankern (z. B. durch Templates in MS Teams).

Die Challenge zeigt: Effizientere Meetings sind machbar – wenn man sie zur gemeinsamen Aufgabe macht.

• Niedrigschwellige Tools mit klarer Wirkung
• Breite Beteiligung – von Mitarbeitenden bis zur Führungsebene
• Sichtbare Unterstützung durch das Top-Management
• Humor, Freiwilligkeit und Interaktivität (z. B. ELMO-Maskottchen)
• Wiederholung und Erinnerung über verschiedene interne Kanäle

Quellen: Doodle 2023, Diaplad 2022, Clarizen 2015, HBR 2004, Clockwise 2020, Atlassian 2024, ResearchGate 2012, McKinsey 2013, Doodle Report 2019, Buch: Surprising Science of Meetings von Steven G. Rogelberg (2018)