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Zeitstempel

Definition: Was ist ein Zeitstempel?

Ein Zeitstempel ist eine Zeitangabe. Diese dient dazu, verschiedenste Ereignisse einem eindeutigen Zeitpunkt zuzuordnen. Ereignisse können dabei Posteingänge, die Erstellung von Dokumenten, das Versenden einer E-Mail oder die Ankunft eines Arbeitnehmers an der Arbeitsstelle sein. In diesen Fällen ist es wichtig, den Zeitpunkt zu dokumentieren. Das ist mit analogen aber auch digitalen Zeitstempeln möglich.



Welche Arten von Zeitstempel gibt es?

Wie bereits erwähnt, gibt es analoge und digitale Zeitstempel. Die analoge Methode, Zeitpunkte festzuhalten, wird mit einem wirklichen Stempel durchgeführt. Dabei kann der Stempel bzgl. Datum und Uhrzeit eingestellt werden und infolgedessen der entsprechende Zeitpunkt auf Dokumente, eingegangene Poststücke etc. gestempelt werden. Der Nachteil eines traditionellen Zeitstempels ist, dass die Zeitzone in den meisten Fällen nicht ausgewiesen wird. Nach der Vorschrift der ISO 8601 ist dies heutzutage jedoch erforderlich. Zudem kann ein Stempel auf Papier verblassen bzw. unlesbar werden. Das kann Manipulationsversuche erleichtern.

Im täglichen Umgang mit elektronischen Devices gewinnt der digitale Zeitstempel vermehrt an Bedeutung. Dieser wird beispielsweise gesetzt, wenn eine E-Mail versendet oder ein Dokument bearbeitet wird. Diese Zeitstempel gelten als wesentlich zuverlässiger, sofern diese elektronisch gegen Fälschungen geschützt werden. Aufgrund dessen werden sie häufig als Beweismaterial herangezogen und ergänzen im Rechtsverkehr die elektronische Signatur.

In welchen Bereichen finden Zeitstempel Anwendung?

Zeitstempel vermerken die Zeitpunkte für verschiedenste Ereignisse. Darunter fallen beispielsweise:

  • Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
  • Aufnahme von Fotos bzw. Videos
  • Versenden und Empfangen von E-Mails
  • Postverkehr
  • Erstellung und Bearbeitung aller Arten von Daten
  • Zugriffe auf Archive
  • Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers

Welche Rolle spielt der Zeitstempel in der betrieblichen Zeiterfassung?

Im letzten Jahrhundert wurden analoge Zeitstempel in Kombination mit einer Stempeluhr dazu verwendet, Arbeitsbeginn und -ende auf den Stempelkarten der Arbeitnehmer zu stempeln. Die Zeitstempel auf den Karten der Mitarbeiter bildeten dann die Grundlage für die Lohnabrechnung.

Heutzutage haben sich auch digitale Zeitstempel in der Arbeitszeiterfassung bewährt. Mit einer Software zur Zeiterfassung können Arbeitnehmer nämlich komfortabel und einfach ihre Arbeitszeiten erfassen. Dabei werden Zeitstempel oder auch Zeitbuchungen im Zeiterfassungssystem vermerkt, entweder per Knopfdruck direkt in der Software oder per Identifikation an einem Terminal beispielsweise durch einen RFID-Chip oder Fingerprint.

Was hat die Zutrittskontrolle mit der betrieblichen Zeiterfassung zu tun?

Moderne Zeiterfassungssysteme funktionieren oft ähnlich wie Systeme der Zutrittskontrolle, denn auch die Arbeitszeiterfassung kann mit RFID-Chips, Smartphones und biometrischen Merkmalen gesteuert werden. Deshalb werden diese beiden System oft ineinander integriert. Das bedeutet, dass wenn ein Arbeitnehmer am Arbeitsplatz ankommt und sich an einem Terminal mittels RFID-Transponder, Fingerprint etc. Zutritt ins Betriebsgebäude verschafft, beginnt automatisch die Arbeitszeitaufzeichnung für diesen Mitarbeiter. Dadurch muss dieser keine gesonderten Stundenzettel führen, um die Arbeitszeiten zu vermerken. Auf dieselbe Weise können auch Pausen und das Arbeitsende aufgezeichnet werden.



Quellen:

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