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5 Tipps, wie Ihre Meetings produktiver werden

Von Gabriele Kaier, 18.11.2016, Lesezeit ca. 6 min.

Mitarbeiter verbringen rund 15% ihrer Arbeitszeit pro Jahr in Besprechungen. Führungskräfte halten sich rund 2 Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als 3 Teilnehmern auf, so eine Studie von Bain & Company. Mindestens 8 der Besprechungen pro Woche davon sind jedoch überflüssig. Viele Meetings finden oft aus reiner Gewohnheit statt und werden kontraproduktiv geführt. Aber vergeudete Zeit aufgrund zu vieler und schlecht organisierter Meetings verursacht enorme Kosten. Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen wurden und daran teilnehmen müssen, dann nutzen Sie diese Zeit bestmöglich.

Hier finden Sie 5 Tipps, wie Ihre Teilnahme in Meetings produktiver wird

1. Verwenden Sie Meetings fürs Netzwerken

Meetings geben Ihnen die Gelegenheit Geschäftskontakte zu starten und zu pflegen. Sie sind eine gute Möglichkeit, dass Sie wahrgenommen werden.

Dr. Jan Yager, Zeitmanagement-Coach rät: “Beteiligen Sie sich an der Diskussion, so dass jeder weiß wer Sie sind und was Sie denken.”

2. Finden Sie heraus, wann die Besprechungen wirklich beginnen

Wenn die Besprechungen in Ihrem Unternehmen immer 10 bis 15 Minuten später starten als geplant, beenden Sie Ihre Arbeit oder nehmen Sie ein Notebook mit in den Konferenzraum und nützen Sie diese Wartezeit produktiv.

Yagers Tipp: Wenn Ihr Unternehmen pünktlich startet, kommen Sie immer 5 Minuten früher zur Besprechung!

3. Ist es wirklich notwendig, dass Sie physisch anwesend sind?

Fragen Sie den Organisator der Konferenz, ob es möglich ist, bei der Besprechung via Telefon oder Online-Dienst anwesend zu sein. Das erspart erhebliche Kosten, vor allem für Besprechungen, zu denen Sie anreisen müssen.

Yager empfiehlt: “Melden Sie sich während der Besprechung zu Wort, so dass die Leute Ihren Namen mitbekommen und wissen, dass Sie an der Besprechung teilnehmen.”

Hier finden Sie 4 Software-Lösungen für virtuelle Meetings.

4. Sollten Sie keine Zeit haben, schicken Sie eine Vertretung

Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, schicken Sie jemanden an Ihrer Stelle, dem Sie vertrauen. Diese Person kann, mit Genehmigung des Organisators, Notizen machen oder die Besprechung aufnehmen, die Sie sich dann in Ruhe später ansehen bzw. anhören können.

5. Vermeiden Sie Multitasking während Meetings

4 von 10 Teilnehmern erledigen private Dinge während Besprechungen. 67 Prozent lesen Nachrichten, 6 Prozent kaufen online ein. Gleichzeitig sagen ¾ der befragten Berufstätigen, dass sie dieses Verhalten als störend empfinden. (Quelle: Bitkom-Studie)

“Wenn man sich während einer Besprechung auf andere Dinge konzentriert, ist man an dieser nicht aktiv beteiligt und das Meeting ist eine reine Zeitverschwendung”, so Maura Thomas von Regain Your Time

Planen Sie Ihre Meetings effizient

Nicht nur die Besprechungen sind ineffektiv, wir verschwenden auch viel Zeit bei der Planung dieser. Vermeiden Sie ein ewiges hin und her kommunizieren um den Termin und den Ort der Besprechung festzulegen bzw. auch beim Einladen der Teilnehmer.

Hier finden Sie 9 Planungs-Tools, die Ihnen helfen Ihre Besprechungen produktiver zu koordnieren.

Eine Kurzanleitung für gute Meetings

  • Ziele definieren: Berufen Sie erst eine Besprechung ein, wenn Sie ein konkretes Ziel haben. Und teilen Sie dieses Ziel vorab den Teilnehmern mit.
  • Am Ende gibt es ein Ergebnis: Am Ende eines Meetings soll es Entscheidungen und einen Umsetzungsplan geben. Dafür sollte der Moderator oder Organisator sorgen, insbesondere bei großen Besprechungen.
  • Notwendigkeit prüfen: In einer Besprechung sollte es um einen Austausch gehen, eine Diskussion, in der sich jeder einbringen kann, Vorschläge macht und am Schluss soll gemeinsam eine Lösung erarbeitet werden. Meetings dienen nicht dazu, Entscheidungen abzusichern und die Verantwortung auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Führungskräfte sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, alltägliche Entscheidungen selbst zu fällen und auch Fehler zu akzeptieren.
  • Alle Teilnehmer einbeziehen: Mitarbeiter unterschiedlicher Hierarchieebenen sollen in die Diskussion einbezogen werden, die Informationen sollten nicht nur von oben nach unten fließen. Jeder Mitarbeiter, egal welcher Position soll gehört werden.
  • Miteinander statt Gegeneinander: Als Vorgesetzter sollte man deutlich machen, dass es um Lösungen geht. Die Diskussion sollte sachliche geführt werden, persönliche Auseinandersetzungen sollten unterbunden werden.

Hier finden Sie 9 ausführliche Tipps, wie Sie Ihre Meetings verbessern können.

Jedes Jahr gehen Unternehmen Millionen verloren, weil die Arbeitszeit nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder andere knappe Ressourcen. “Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen“, sagt Dr. Imeyen Ebong, Leiter der deutschen Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company. „Nur wenn der Zeitaufwand gemessen und strengere Kontrollen eingeführt werden, ist die Verschwendung dieser wertvollen Ressource künftig vermeidbar.“

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