5 Tipps, wie Ihre Meetings produktiver werden

von Gabriele Kaier, 18.11.2016

Sie sitzen in einem Meeting, es werden keine relevanten Punkte besprochen und am Ende sind Sie gleich schlauer als zuvor? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen fünf Tipps vor, die Sie auch gerne Ihrem Team weitergeben können - für mehr Effizienz in Besprechungen.

Wenn man nach dem Meeting nicht schlauer ist

Mitarbeitende verbringen rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit pro Jahr in Besprechungen. Führungskräfte halten sich rund zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmenden auf, so eine Studie von Bain & Company. Mindestens 8 der Besprechungen pro Woche davon sind jedoch überflüssig. Viele Meetings finden oft aus reiner Gewohnheit statt und werden kontraproduktiv geführt. Aber vergeudete Zeit aufgrund zu vieler und schlecht organisierter Meetings verursacht enorme Kosten. Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen wurden und daran teilnehmen müssen, dann nutzen Sie diese Zeit bestmöglich.

Jedes Jahr gehen Unternehmen Millionen verloren, weil die Arbeitszeit nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder andere knappe Ressourcen. “Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen“, sagt Dr. Imeyen Ebong, Leiter der deutschen Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company. „Nur wenn der Zeitaufwand gemessen und strengere Kontrollen eingeführt werden, ist die Verschwendung dieser wertvollen Ressource künftig vermeidbar.“

Hier unsere fünf Tipps für produktivere Meetings:

1. Planen Sie Ihre Meetings effizient

Nicht nur die Besprechungen sind ineffektiv, wir verschwenden auch viel Zeit bei der Planung dieser. Vermeiden Sie ein ewiges hin und her kommunizieren um den Termin und den Ort der Besprechung festzulegen bzw. auch beim Einladen der Teilnehmer.

2. Prüfen Sie die Notwendigkeit

n einer Besprechung sollte es um einen Austausch gehen, eine Diskussion, in der sich jeder einbringen kann, Vorschläge macht und am Schluss soll gemeinsam eine Lösung erarbeitet werden. Meetings dienen nicht dazu, Entscheidungen abzusichern und die Verantwortung auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Führungskräfte sollten ihre Mitarbeitenden ermutigen, alltägliche Entscheidungen selbst zu fällen und auch Fehler zu akzeptieren. Zudem sollten alle Teilnehmenden sich auf das Meeting vorbereiten. Fehlen einzelne Bestandteile, werden Meetings oft obsolet.

3. Definieren Sie Ziele für Ihr Meeting

Berufen Sie erst eine Besprechung ein, wenn Sie ein konkretes Ziel haben. Und teilen Sie dieses Ziel vorab den Teilnehmern mit. Am Ende eines Meetings soll es Entscheidungen und einen Umsetzungsplan geben. Dafür sollte der Moderator oder Organisator sorgen, insbesondere bei großen Besprechungen.

4. Vermeiden Sie Multitasking während Meetings

4 von 10 Teilnehmern erledigen private Dinge während Besprechungen. 67 Prozent lesen Nachrichten, 6 Prozent kaufen online ein. Gleichzeitig sagen ¾ der befragten Berufstätigen, dass sie dieses Verhalten als störend empfinden. “Wenn man sich während einer Besprechung auf andere Dinge konzentriert, ist man an dieser nicht aktiv beteiligt und das Meeting ist eine reine Zeitverschwendung”, so Maura Thomas von Regain Your Time

5. Achten Sie auf ein Miteinander

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterschiedlicher Hierarchieebenen sollen in die Diskussion einbezogen werden, die Informationen sollten nicht nur von oben nach unten fließen. Als Führungskraft sollte man deutlich machen, dass es um Lösungen geht. Die Diskussion sollte sachliche geführt und persönliche Auseinandersetzungen sollten unterbunden werden.

TimeTac unterstützt Sie beim Planen und Managen Ihrer Arbeitszeit im Unternehmen. Erkennen Sie, wie Sie Arbeitsabläufe effektiver gestalten können und senken Sie Ihre Kosten.