7 Social-Collaboration-Tools, die Ihnen das Arbeiten erleichtern

von Gabriele Kaier, 17.05.2018

Das Internet bietet vielseitige Möglichkeiten, sich für kollaboratives und ortsunabhängiges Arbeiten besser zu organisieren. Social-Collaboration-Tools steigern die Produktivität im Unternehmen, verschaffen Übersicht und erleichtern die Kommunikation im Team. Aber welche passen am besten zu Ihrem Team? Wir stellen Ihnen sieben Online-Tools vor, die Sie nicht verpassen sollten.

Dies magischen 7 für eine bessere Zusammenarbeit

Immer mehr Mitarbeitende nutzen Social-Collaboration-Tools. In deutschen Firmen kommen erstmals mehr aktuelle digitale Technologien zum Einsatz als analoge Lösungsansätze, allerdings gibt es je Branche Unterschiede. Das ergab die 3. Deutsche Social-Collaboration-Studie von Campana & Schott und dem Fachbereich Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt im Jahr 2020. Schon in den beiden vergangenen Studien hat sich gezeigt, dass die Personen, die öfter Social-Collaboration-Tools einsetzen um bis zu 30 Prozent effizienter arbeiten als Kolleginnen und Kollegen, denn das Projektmanagement wird so erheblich vereinfacht.

Unternehmen investieren verstärkt in Software, um Zusammenarbeit und Innovationskraft im Unternehmen zu stärken. Wir möchten Ihnen deshalb sieben Online-Tools und Dienste vorstellen, mit denen Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Business noch besser gestalten können.

1. Slack

Slack ist ein perfektes Tool für die Teamkommunikation. Mit Slack können Sie praktisch über aktuelle Projekte, geschäftsrelevante Themen, Ideen, Neuigkeiten, Termine etc. diskutieren und Dokumente als auch Links austauschen. Die Software bietet zahlreiche Schnittstellen zu anderen Apps, wie beispielsweise Trello oder Google Drive. Benachrichtigungen aus den integrierten Apps werden in einem Aktivitäten-Stream angezeigt, somit finden Diskussionen aus unterschiedlichen Apps an einem zentralen Ort statt. Sehr nützlich sind auch die sogenannten Channels, in denen man verschiedene Themenbereiche wie beispielsweise “Marketing” festlegen kann. Sie dienen als Diskussionsforen, in denen jedes Mitglied Ideen und Links oder Updates und Neuigkeiten zum Thema posten kann. Bei den Channels fügt man Teammitglieder hinzu, so werden nur die erreicht, die das Thema auch wirklich betrifft.

Besonders praktisch: Das komplette Nachrichten-Archiv kann ganz einfach nach Schlüsselbegriffen durchsucht werden. So finden Sie ganz leicht auch ältere Nachrichten wieder. Die Suchergebnisse lassen sich nach Datum oder Relevanz sortieren.

Slack ist sehr übersichtlich und selbsterklärend aufgebaut. Ein simples Social-Collaboration-Tool zur Kommunikation, das eigentlich jedes Unternehmen benötigt.

2. Trello

Trello ist ein modernes Organisations-Tool und eignet sich perfekt dazu sämtliche Aufgaben im Unternehmen zu notieren und einer oder mehrerer Personen zuzuordnen. Trello erleichtert die Teamarbeit als auch die Selbstorganisation. Für die gesamte Projektplanung nützen Sie dort übersichtliche Boards und Karten. Jedem Board können beliebig viele Karten zugewiesen werden. Jede Karte enthält eine Aufgabe und kann mit verschiedenen Funktionen wie Texten, Anhängen, Deadlines, Tags und Checklisten versehen und mit Kommentaren sowie Bewertungen ergänzt werden. So können Sie in Trello über einzelne Aufgaben direkt kommunizieren. Besonders hervorheben möchten wir die Drag & Drop-Funktion, mit der Karten ganz einfach per Mausklick verschoben werden können. Wenn Sie eine Aufgabe planen, kommt sie in die Spalte “To Do”, wird sie bearbeitet zieht man sie per Drag & Drop einfach in die Spalte “im Gange” und bei erfolgreichem Abschluss in die Spalte “Fertig”. So behalten Sie gut den Überblick, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen, beziehungsweise welche bereits abgeschlossen sind.

Eine neue Karte kann beliebig vielen Personen zugewiesen werden und die Personen können per E-Mail über diese neue Aufgabe benachrichtigt werden. Neuigkeiten für Aufgaben, in denen man markiert wurde, können durch Klick auf die “Alarmglocke” eingesehen werden. Sehr praktisch finden wir die Such- und Filterfunktion im Social-Collaboration-Tool Trello, so findet man Karten schnell.

Das Design überzeugt, Trello ist einfach und verständlich aufgebaut.

3. Doodle

Doodle zählt zu den Klassikern bei der Terminfindung für Gruppen oder Teams. Egal ob es sich um einen Ausflug, ein Event, Meeting oder einfach ein Mittagessen handelt, mit Doole lässt sich so ziemlich alles abstimmen. Die Anwendung ist ganz einfach: Sie wählen ein Thema aus, machen Terminvorschläge und erstellen so in wenigen Minuten die fertige Umfrage. Sie laden die Teilnehmer*innen ganz einfach per E-Mail ein. Doodle hat die Funktion, dass auch ohne Registrierung für einen Termin abgestimmt werden kann.

Das online Social-Collaboration-Tool ist sehr praktisch für Terminvereinbarungen und spart Zeit und Nerven.

4. MindMeister

Mit MindMeister, einem Online-Mindmap-Tool, visualisiert und entwickeln Sie Ideen, die man mit anderen teilen kann. Die nützliche Software eignet sich perfekt zum Brainstormen, Notizen machen oder Projekte planen. Einer der Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Mindmap auf Papier ist, dass man gemeinsam als Team an einer Mindmap arbeiten kann, auch wenn nicht alle vor Ort sind. Aber nicht nur Mind-Mapping, auch präsentieren geht mit MindMeister bestens. Sie können relativ schnell und unkompliziert eine Slideshow erstellen und direkt im Mindmap-Editor präsentieren, live übertragen oder in Webseiten einbetten.

MindMeister ist jedoch nur für drei MindMaps kostenlos, für mehr Funktionen benötigt man die kostenpflichtige Version.

5. Google Drive

Google Drive ist ein optimales Online-Pendant zu Microsoft Office und funktioniert eigentlich genau wie die bekannten Microsoft Office-Programme. Auch bei Google Drive hat man Google-Docs, Sheets, Slides und Forms zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation. Die Vorteile von Google Drive sind, dass man die Dokumente gemeinsam bearbeiten kann. Alles in der Cloud speichert und das alles kostenlos.

Sie teilen Dokumente ganz einfach über einen “Freigabe-Button” und mit der entsprechenden E-Mail-Adresse. Das Tool eignet sich perfekt für Protokolle oder Redaktionspläne, bei denen mehrere Mitarbeitende auf denselben Stand gebracht werden müssen.

6. TeamViewer

TeamViewer ist ideal für den Fernzugriff, die Kommunikation, Zusammenarbeit als auch Online-Präsentationen per Chat, Audio oder Video und für den Remote-Support. Innerhalb weniger Sekunden können Sie sich mit Geräten und Menschen verbinden, kommunizieren, interagieren und zusammenarbeiten – auch wenn diese Kilometer weit entfernt sind.

Online-Präsentationen und Meetings sparen Zeit und Geld. Man kann Dokumente austauschen, Gespräche und Meetings aufzeichnen und bestimmen, wie man mit den anderen Teilnehmenden interagiert.

Ein leistungsstarker Remote-Zugriff und plattformübergreifende Funktionen machen den Remote-Support einfach. Man kann sich mit jedem Gerät weltweit verbinden und sich bei Serviceanfragen beispielsweise in der Kundenbetreuung schnell und einfach einloggen, Probleme lösen und mit integrierter Berichtsfunktion auch die Support-Dienstleistung nachverfolgen und Sitzungskommentare speichern. Hilfreich für den Computer-Support sind auch die Management-Console und Service-Warteschlange. Was TeamViewer von anderen Remote-Softwares unterscheidet ist, dass man Meetings starten und auf Remote-Geräte zugreifen kann, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

TeamViewer ist intuitiv nutzbar und für den privaten Gebrauch kostenlos.

7. TimeTac

TimeTac bietet Ihnen für Ihre Projekte und Aufträge eine Online-Projektzeiterfassung, mit der Sie in einem System Projekte planen, steuern und auswerten. Mit der Projektzeiterfassung erfassen Sie und Ihr Team schnell und einfach alle Arbeitszeiten auf Projekte, Tätigkeiten, Aufträge und Kunden. So erhalten Sie exakte Daten für die Projektabrechnung und den Leistungsnachweis. Alle Projekte und Aufträge können flexibel und übersichtlich strukturiert und Personen auf Projekte und Tätigkeiten genau geplant werden. Dabei hat man die Aufwendungen und den aktuellen Projekt-Status immer in Echtzeit im Blick, um das Projekt optimal zu steuern.

Bei TimeTac handelt es sich um eine Online-Zeiterfassung für Unternehmen, die zeit- und ortsunabhängig ist. Die Mitarbeitenden erfassen mit wenigen Klicks und flexibel, abgestimmt auf die jeweilige Arbeitssituation, ihre Arbeits- und Projektzeit live oder nachträglich mit PC/Mac, Terminal und mobil via App. Die Projektleitung hat zentral per Webzugang den Überblick über alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beziehungsweise Projekte.

TimeTac eignet sich für alle Unternehmensgrößen und Branchen, ist intuitiv und mit geringem Schulungsaufwand bedienbar. Toll ist auch, dass bei allen Fragen rund um die Zeiterfassung TimeTac ein Support-Team per Telefon- und Computer-Support für Sie das ist und das ohne Zusatzkosten!

Fazit

Organisieren Sie Ihre Ideen, Gedanken, Aufgaben und Zeit digital mithilfe von Online-Social-Collaboration-Tools – es zahlt sich aus! Viele Tools sind kostenlos oder ermöglichen eine kostenfreie Testphase. Nehmen Sie sich die Zeit und testen Sie welche Funktionen Sie für Ihr Team benötigen. Diese sieben Softwares werden Ihre Arbeit garantiert verändern!