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8 coole Social-Collaboration-Tools für mehr Effizienz im Team

von Gabriele Kaier, 17.05.2018

Das Internet bietet vielseitige Möglichkeiten sich für kollaboratives und ortsunabhängiges Arbeiten besser zu organisieren. Zahlreiche Social-Collaboration-Tools helfen uns den Arbeitsalltag zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Sie steigern die Produktivität im Unternehmen, verschaffen uns Übersicht und erleichtern die Kommunikation im Team. Aber welche passen am besten zu Ihrem Team? Wir stellen Ihnen 8 Online-Tools vor, die Sie bei der Teamarbeit unterstützen.

Diese 8 Tools werden Ihre Zusammenarbeit erleichtern

Immer mehr Mitarbeiter*innen nutzen Social-Collaboration-Tools. In deutschen Firmen kommen erstmals mehr aktuelle digitale Technologien zum Einsatz als analoge Lösungsansätze, allerdings gibt es je Branche Unterschiede. Das ergab die aktuelle 3. Deutsche Social-Collaboration-Studie von Campana & Schott und dem Fachbereich Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt. Schon in den beiden vergangenen Studien hat sich gezeigt, dass die Mitarbeiter*innen, die öfter Social-Collaboration-Tools einsetzen um bis zu 30 Prozent effizienter arbeiten als Kolleginnen/Kollegen.

Unternehmen investieren verstärkt in digitale Technologien um Zusammenarbeit und Innovationskraft im Unternehmen zu stärken. Wir möchten Ihnen 8 Online-Tools und Dienste vorstellen, mit denen Sie die Teamarbeit im Unternehmen organisieren können und die wir praktisch finden. Vielleicht ist das eine oder andere Tool dabei, dass für Sie und Ihr Unternehmen neu und interessant ist.

1. Slack

Slack

(Bild: Slack)

Slack ist ein perfektes Tool für die Teamkommunikation. Mit Slack kann man praktisch über aktuelle Projekte, geschäftsrelevante Themen, Ideen, Neuigkeiten, Termine etc. diskutieren und Dokumente als auch Links austauschen. In Slack kann man zahlreiche Apps integrieren wie beispielsweise Trello oder Google Drive. Benachrichtigungen aus den integrierten Apps werden in einem Aktivitäten-Stream angezeigt, somit finden Diskussionen aus unterschiedlichen Apps an einem zentralen Ort statt. Sehr nützlich sind auch die sogenannten Channels, in denen man verschiedene Themenbereiche wie beispielsweise “Marketing” festlegen kann. Sie dienen als Diskussionsforen, in denen jedes Mitglied Ideen und Links oder Updates und Neuigkeiten zum Thema posten kann. Bei den Channels fügt man Teammitglieder hinzu, so werden nur die erreicht, die das Thema auch wirklich betrifft.

Besonders praktisch: Man kann das komplette Nachrichten-Archiv ganz einfach nach Schlüsselbegriffen durchsuchen und so ganz leicht auch ältere Nachrichten wiederfinden. Die Suchergebnisse lassen sich nach Datum oder Relevanz sortieren.

Slack ist sehr übersichtlich und selbsterklärend aufgebaut. Ein simples Social-Collaboration-Tool zur Kommunikation, das eigentlich jedes Unternehmen benötigt.

2. Trello

(Bild: Trello)

Trello ist ein modernes Organisations-Tool und eignet sich perfekt dazu sämtliche Aufgaben im Unternehmen zu notieren und einer oder mehrerer Personen zuzuordnen. Trello erleichtert die Teamarbeit als auch die Selbstorganisation. Für die gesamte Projektplanung nutzt man übersichtliche Boards und Karten. Jedem Board kann man beliebig viele Karten zuweisen. Jede Karte enthält eine Aufgabe und kann mit Texten, Anhängen, Deadlines, Tags und Checklisten versehen und mit Kommentaren sowie Bewertungen ergänzt werden. So kann man in Trello über einzelne Aufgaben direkt kommunizieren. Besonders hervorheben möchten wir die Drag & Drop-Funktion, mit der man ganz einfach per Mausklick Karten verschieben kann. Wenn man eine Aufgabe plant, kommt sie in die Spalte “planned”, wird sie bearbeitet zieht man sie per Drag & Drop einfach in die Spalte “in progress” und bei erfolgreichem Abschluss in die Spalte “done”. So behält man gut den Überblick, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen, beziehungsweise welche bereits abgeschlossen sind.

Eine neue Karte kann beliebig vielen Personen zugewiesen werden und die Personen können per E-Mail über diese neue Aufgabe benachrichtigt werden. Neuigkeiten für Aufgaben, in denen man markiert wurde, können durch Klick auf die “Alarmglocke” eingesehen werden. Sehr praktisch finden wir die Such- und Filterfunktion im Social-Collaboration-Tool Trello, so findet man Karten schnell.

Das Design überzeugt, Trello ist einfach und verständlich aufgebaut.

3. Doodle

Doodle

(Bild: Doodle)

Doodle zählt zu den Klassikern bei der Terminfindung für Gruppen oder Teams. Mit Doodle werden Terminumfragen einfach. Egal ob es sich um einen Ausflug, ein Event, Meeting oder einfach ein Mittagessen handelt, mit Doole lässt sich so ziemlich alles abstimmen. Die Anwendung ist ganz einfach: Man wählt ein Thema aus, macht Terminvorschläge und erstellt so in wenigen Minuten die fertige Umfrage. Sie laden die Teilnehmer*innen ganz einfach per E-Mail ein, um sich für einen Termin einzutragen, müssen sich diese nicht registrieren.

Das online Social-Collaboration-Tool ist sehr praktisch für Terminvereinbarungen und spart Zeit und Nerven.

4. MindMeister

Mindmeister

(Bild: MindMeister)

Mit MindMeister, einem Online-Mindmap-Tool, visualisiert und entwickelt man Ideen, die man mit anderen teilen kann. Das nützliche Social-Collaboration-Tool eignet sich perfekt zum Brainstormen, Notizen machen oder Projekte planen. Einer der Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Mindmap auf Papier ist, dass man gemeinsam als Team an einer Mindmap arbeiten kann, auch wenn nicht alle vor Ort sind. Aber nicht nur Mind-Mapping, auch präsentieren geht mit MindMeister bestens. Man kann relativ schnell und unkompliziert eine Slideshow erstellen und direkt im Mindmap-Editor präsentieren, live übertragen oder in Webseiten einbetten.

MindMeister ist jedoch nur für drei MindMaps kostenlos, für mehr Features benötigt man die kostenpflichtige Version.

5. Google Drive

Google Drive

(Bild: Google LLC)

Google Drive ist ein optimales Online-Pendant zu Microsoft Office und funktioniert eigentlich genau wie die bekannten Microsoft Office-Programme. Auch bei Google Drive hat man Google-Docs, Sheets, Slides und Forms zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation. Die Vorteile von Google Drive sind, dass man die Dokumente gemeinsam bearbeiten kann, alles in der Cloud speichert und das alles kostenlos.

Sie teilen Dokumente ganz einfach über einen “Freigabe-Button” und mit der entsprechenden E-Mail-Adresse. Das Tool eignet sich perfekt für Protokolle oder Redaktionspläne, bei denen mehrere Mitarbeiter*innen auf Stand gebracht werden.

6. TeamViewer

Teamviewer

(Bild: TeamViewer)

TeamViewer ist ideal für den Fernzugriff, die Kommunikation, Zusammenarbeit als auch Online-Präsentationen per Chat, Audio oder Video und für den Remote-Support. Innerhalb weniger Sekunden kann man sich mit Geräten und Menschen verbinden, kommunizieren, interagieren und zusammenarbeiten – auch wenn diese Kilometer weit entfernt sind.

Online-Präsentationen und Meetings sparen Zeit und Geld. Man kann Dokumente austauschen, Gespräche und Meetings aufzeichnen und bestimmen, wie man mit den Teilnehmer*innen interagiert.

Ein leistungsstarker Remote-Zugriff und plattformübergreifende Funktionen machen den Remote-Support einfach. Man kann sich mit jedem Gerät weltweit verbinden und sich bei Serviceanfragen beispielsweise in der Kundenbetreuung schnell und einfach einloggen, Probleme lösen und mit integrierter Berichtsfunktion auch die Support-Dienstleistung nachverfolgen und Sitzungskommentare speichern. So kann man beispielsweise herausfinden, welche Probleme am meisten vorkommen. Hilfreich für den Computer-Support sind auch die Management-Console und Service-Warteschlange. Was TeamViewer von anderen Remote-Software-Anbieterinnen/Anbietern unterscheidet ist, dass man Meetings starten und auf Remote-Geräte zugreifen kann, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

TeamViewer ist intuitiv nutzbar und für den privaten Gebrauch kostenlos.

7. factro

Screen-factro-timetac

(Bild: factro)

factro ist ein frisches und benutzerorientiertes Kollaborations- und Organisations-Tool, das perfekt auf agile Team-Arbeit zugeschnitten ist. Durch die intuitive Bedienung kann man ohne Einarbeitungszeit direkt im Team loslegen. Hervorzuheben ist der einzigartige Projektstrukturbaum, der komplexe Zusammenhänge klar visualisiert. Aber auch eine Tabellenansicht, ein Kanban-Board und das Gantt-Chart sowie praktische To-Do-Listen sind vorhanden.

factro ist für bis zu 10 Nutzer*innen kostenlos und hilft besonders dabei, produktiver im Team zu arbeiten. Meeting-Zeiten können um bis zu 80% reduziert werden. Ob für Start-ups, Mittelstand, Behörden, Projektmanager*innen, Führungskräfte, Teamleiter*innen – factro ist organisations- und branchenübergreifend gewinnbringend einsetzbar und bietet dank deutschem Server-Standort volle DSGVO-Konformität und zudem einen kostenlosen Kundenservice.

8. TimeTac

TimeTac bietet Ihnen für Ihre Projekte und Aufträge eine Online-Projektzeiterfassung, mit der Sie in einem System Projekte planen, steuern und auswerten. Mit der Projektzeiterfassung erfassen Sie und Ihr Team schnell und einfach alle Arbeitszeiten auf Projekte, Tätigkeiten, Aufträge und Kunden. So erhalten Sie exakte Daten für die Projektabrechnung und den Leistungsnachweis. Alle Projekte und Aufträge können flexibel und übersichtlich strukturiert und Personen auf Projekte und Tätigkeiten genau geplant werden. Dabei hat man die Aufwendungen und den aktuellen Projekt-Status immer in Echtzeit im Blick, um das Projekt optimal zu steuern.

Bei TimeTac handelt es sich um eine Online-Zeiterfassung für Unternehmen, die zeit- und ortsunabhängig ist. Die Mitarbeiter*innen erfassen mit wenigen Klicks und flexibel, abgestimmt auf die jeweilige Arbeitssituation, ihre Arbeits- und Projektzeit live oder nachträglich mit PC/Mac, Terminal und mobil via App. Arbeitgeber*innen und Projektleiter*innen haben zentral per Webzugang den Überblick über alle Mitarbeiter*innen und Projekte.

TimeTac eignet sich für alle Unternehmensgrößen und Branchen, ist intuitiv und mit geringem Schulungsaufwand bedienbar. Toll ist auch, dass bei allen Fragen rund um die Zeiterfassung TimeTac ein Support-Team per Telefon- und Computer-Support für Sie das ist und das ohne Zusatzkosten!

Fazit

Organisieren Sie Ihre Ideen, Gedanken, Aufgaben und Zeit digital mit Hilfe von Online-Social-Collaboration-Tools – es zahlt sich aus! Natürlich gibt es noch viel mehr praktische Tools, die wir hier vorstellen könnten und die Ihnen helfen Ihren Arbeitsalltag zu organisieren, Aufgaben zu verteilen und produktiv im Team zusammenzuarbeiten. Welche Tools man für sein Team auswählen und kombinieren soll, hängt natürlich vom jeweiligen Team und den Anforderungen ab. Viele Tools sind kostenlos oder ermöglichen eine kostenfreie Testphase. Nehmen Sie sich die Zeit und testen Sie welche Kombination die beste für Ihr Team ist.

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