Arbeitszeiterfassung mit Excel oder Software?

von Gabriele Kaier, 25.09.2022

Viele Unternehmen erfassen nach wie vor ihre Arbeitszeiten in Excel. Das wirkt auf den ersten Blick kostengünstig und ausreichend für das Zeitmanagement vieler Unternehmen. Wir haben diese analoge Methode mit einer digitalen Software für die Zeiterfassung verglichen.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Viele Unternehmen haben eigene Excel-Tabellen zur Arbeitszeiterfassung angelegt oder Vorlagen aus dem Internet heruntergeladen. In fast jedem Unternehmen ist ein Excel-Programm bereits vorhanden und somit ist keine zusätzliche Investition mit der Stundenerfassung verbunden. Anpassung und Verwaltung der Excel-Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung sind jedoch mühsam und zeitaufwendig. Die Mitarbeitenden tragen ihre Stunden frei ein, es erfolgt keine Überprüfung der Daten. Falscheingaben und Manipulationen machen diese Art der Zeiterfassung fehleranfällig und unsicher. Die Excel-Tabellen mit den Arbeitszeiten müssen zunächst eingesammelt werden – z.B. von der HR-Abteilung.

Manueller Administrationsaufwand

Die Personalverwaltung muss die Zeiterfassung in Excel manuell kontrollieren. Rückfragen und Korrekturen kosten in der Administration viel Zeit und verzögern die Stundenabrechnung, beispielsweise für Rechnungslegung und Lohnverrechnung. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Stunden meist zeitverzögert, im Nachhinein, eintragen und somit ihre geleistete Arbeitszeit zu einem späteren Zeitpunkt aus dem Gedächtnis abrufen müssen. Bei Schätzungen der Arbeitszeit kann es aber zu erheblichen Ungenauigkeiten kommen, die sich finanziell negativ auf das Unternehmen auswirken. In höherem Ausmaß als mancher Unternehmer annehmen würde:

Mehrkosten für Verwaltung und Personal entstehen

Wird die Zeit beabsichtigt oder unbeabsichtigt in der Excel-Zeiterfassung aufgerundet, erhöhen sich die Personalkosten im Unternehmen nicht unwesentlich. Andererseits gibt es auch die umgekehrte Situation, die vor allem Dienstleistungsbetriebe erheblich belastet: Wertvolle Arbeitszeit, die an Kunden verrechnet werden könnte, geht durch Schätzungen auch verloren.

Erschwert Kontrolle und Durchführung flexibler Arbeitszeiten

Für Unternehmen wird eine flexible Arbeitszeitgestaltung immer mehr zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor. Einerseits fordern schwankende Auslastungen sowie steigende Kunden- und Serviceorientierung einen wirtschaftlichen Einsatz. Andererseits steigt die Attraktivität für Unternehmen, je flexibler sich die Arbeitszeit nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientiert – wie beispielsweise bei der Vier-Tage-Woche. Eine Vielzahl an individuellen Arbeitsmodellen, die Arbeitszeit in unterschiedlichem Ausmaß ermöglichen, verschieden strukturiert und reguliert werden, lassen sich via Arbeitszeiterfassung per Excel schwer überblicken und verwalten. Dasselbe trifft für die Verwaltung und Kontrolle von beispielsweise Fehlzeiten oder Überstunden in Excel zu. Weicht jedoch die Dokumentation der Stunden von den gesetzlichen Anforderungen aufgrund von Fehlern, mangelnder Aktualität und Übersicht ab, kann das dem Unternehmen in Form von Bußgeldern teuer zu stehen kommen.

Eine Zeiterfassung mittels Software spart Zeit und ist einfach zu bedienen

Eine Software zur Zeiterfassung wird einfach und bequem über Computer bedient. Diese kostengünstige Art der elektronischen Zeiterfassung eignet sich daher besonders für KMUs. Die Zeiterfassung erfolgt gegenüber der Arbeitszeiterfassung per Excel in wenigen Sekunden, Vor-Ort und ohne zusätzlichen Mehraufwand. Zusätzlich zur Erfassung der Arbeitszeit ist auch eine Projektzeiterfassung möglich. Die Arbeitszeiten werden Projekten, Tätigkeiten und Kunden zugeordnet. Ein großer Vorteil für Unternehmen, die ausschließlich projektbezogen arbeiten.

Korrekt und gesetzeskonform – reduzierter Verwaltungsaufwand

Die Software überprüft die Eingaben und macht beispielsweise auf Verletzungen in Bezug auf die Arbeitszeit oder das Vergessen von Ein- und Ausbuchen aufmerksam. Die Stundenabrechnung erfolgt automatisch auf Basis der Voreinstellungen.

Die Daten sind somit korrekt und optimal zur weiteren Bearbeitung, wie beispielsweise zum gesetzlichen Nachweis und für die Lohnabrechnung aufbereitet. Mittels Schnittstellen können sie nahtlos an bestehende Systeme zur weiteren Bearbeitung übertragen oder exportiert werden. Die Zeitaufzeichnungen sind genau, fehlerfrei und erleichtern den Administrationsaufwand erheblich.

Optimaler Überblick und Transparenz über alle Arbeitsabläufe

Im Gegensatz zur Arbeitszeiterfassung mit Excel haben Sie mit einem webbasierten Zeiterfassungssystem die Übersicht über alle Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und weitere wichtige Kennzahlen in Ihrem Unternehmen. Die Überstundenkonten der Mitarbeiter werden beispielsweise über Einstellungen in der Software automatisch geführt, sodass man auf Knopfdruck einen perfekten Überblick erhält und sich diese gezielt reduzieren lassen. Auch sämtliche Fehlzeiten, wie beispielsweise Urlaubs- oder Krankheitstage, lassen sich über die Software-Zeiterfassung übersichtlich und einfach verwalten. Die Software unterstützt eine übersichtliche Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle und unterstützt so auch optimal die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle.

Orts- und zeitunabhängige Stundenerfassung via Cloud-Lösung

Bei der Zeiterfassungssoftware von TimeTac erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit über Browser oder mobil via App. Außerdem ist die Software in Kombination mit einem Zeiterfassungsterminal möglich. Die Mitarbeiter loggen sich über persönliche Zugangsdaten und je nach Erfassungsgerät mit unterschiedlichen, fälschungssicheren Identifikationsmöglichkeiten in das Zeiterfassungssystem des Unternehmens ein. Das hat zusätzlich den großen Vorteil, dass die Zeiterfassung orts- und zeitunabhängig ist. Alle Daten stehen unmittelbar für Auswertungen und beispielsweise die Entgeltabrechnung zur Verfügung und müssen nicht umständlich wie bei der Arbeitszeiterfassung via Excel zunächst eingesammelt werden. Vorgesetzte erhalten jederzeit auf Knopfdruck einen perfekten Überblick über die Mitarbeiter und Projekte und können ihre Mitarbeiter effizienter einsetzen. Durch den Einsatz von GPS- und NFC-Technologie kann die Zeit zusätzlich orts- und projektbezogen erfasst werden. Das ist besonders für Branchen interessant, die ihre Leistungserbringung nachweisen müssen. Voraussetzung für die Nutzung einer webbasierten Zeiterfassung ist ein Arbeitsplatz mit Internetanschluss. Es fallen somit keinerlei zusätzliche Aufwendungen für Installation und Wartung an.

Die Vorteile im Überblick

• Genaue, korrekte und unmittelbare Zeiterfassung
• Zeitdokumentation flexibel zur Arbeitssituation: Mit PC/Mac, Smartphone, Tablet und Terminal
• Automatische und übertragbare Stundenabrechnung und Auswertungen
• Aktuelle Kennzahlen zur Planung und Unternehmenssteuerung
• Überprüft gesetzliche, betriebliche und sonstige individuelle Vorgaben
• Unterstützt frei definierbare Arbeitszeitmodelle
• Direkte Datenübernahme in bestehende Systeme wie Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Reduziert Personalaufwand und Kosten in der Administration
• Ermöglicht eine Projektzeiterfassung nach Tätigkeiten, Projekten, Kunden
• Orts- und zeitunabhängige Erfassung und Verwaltung
• Live-Statusübersicht über laufende Aufgaben und Abwesenheitszeiten
• Keine Installations- und Wartungskosten