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Arbeitszeiterfassung in Excel oder via Software?

Von Gabriele Kaier, 25.10.2017, Lesezeit ca. 11 min.

Viele Unternehmen erfassen nach wie vor ihre Arbeitszeiten in Excel. Die Arbeitszeiterfassung Excel wirkt auf den ersten Blick kostengünstig und ausreichend für das Zeitmanagement vieler Unternehmen: Excel-Vorlagen können kostenlos im Internet heruntergeladen werden. Der Schein trügt aber! Wir zeigen Ihnen warum die Zeitaufzeichnung via Excel keineswegs kostengünstig ist. Und wie auch kleine und mittelständische Unternehmen ihre Arbeitsaufzeichnungen einfach, korrekt und kostengünstig mit einer Zeiterfassungssoftware lösen können.

Arbeitszeiterfassung Excel: aufwendig und ungenau

Viele Unternehmen haben eigene Excel-Tabellen zur Arbeitszeiterfassung angelegt oder Vorlagen aus dem Internet heruntergeladen. In fast jedem Unternehmen ist ein Excel-Programm bereits vorhanden und somit ist keine zusätzliche Investition mit der Stundenerfassung verbunden. Anpassung und Verwaltung der Excel-Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung sind jedoch mühsam und zeitaufwendig. Der Mitarbeiter trägt seine Stunden frei ein, es erfolgt keine Überprüfung der Daten. Falscheingaben und Manipulationen machen diese Art der Zeiterfassung fehleranfällig und unsicher. Die Excel-Tabellen mit den Arbeitszeiten aller Mitarbeiter müssen zunächst eingesammelt werden – z.B. von der HR-Abteilung.

Hoher manueller Administrationsaufwand der Arbeitszeiterfassung in Excel

Mitarbeiter in der Personalverwaltung müssen die Zeiterfassung in Excel manuell kontrollieren. Rückfragen und Korrekturen kosten Mitarbeitern in der Administration viel Zeit und verzögern die Stundenabrechnung beispielsweise für Rechnungslegung und Lohnverrechnung. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter ihre Stunden meist zeitverzögert, im Nachhinein, eintragen und somit ihre geleistete Arbeitszeit zu einem späteren Zeitpunkt aus dem Gedächtnis abrufen müssen. Bei Schätzungen der Arbeitszeit kann es aber zu erheblichen Ungenauigkeiten kommen, die sich finanziell negativ auf das Unternehmen auswirken. In höherem Ausmaß als mancher Unternehmer annehmen würde:

Mehrkosten für Verwaltung und Personal entstehen

Wird die Zeit beabsichtigt oder unbeabsichtigt in der Excel-Zeiterfassung aufgerundet, erhöhen sich die Personalkosten im Unternehmen nicht unwesentlich. Andererseits gibt es auch die umgekehrte Situation, die vor allem Dienstleistungsbetriebe erheblich belastet: Wertvolle Arbeitszeit, die an Kunden verrechnet werden könnte, geht durch Schätzungen auch verloren.

Die Arbeitszeiterfassung Excel erschwert die Kontrolle und Durchführung flexibler Arbeitszeiten

Für Unternehmen wird eine flexible Arbeitszeitgestaltung immer mehr zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor. Einerseits fordern schwankende Auslastungen sowie steigende Kunden- und Serviceorientierung einen wirtschaftlichen Einsatz. Andererseits steigt die Attraktivität für Unternehmen je flexibler sich die Arbeitszeit nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientiert. Eine Vielzahl an individuellen Arbeitsmodellen, die Arbeitszeit in unterschiedlichem Ausmaß ermöglichen, verschieden strukturiert und reguliert werden, lassen sich via Arbeitszeiterfassung Excel schwer überblicken und verwalten. Das gleiche trifft für die Verwaltung und Kontrolle von beispielsweise Fehlzeiten oder Überstunden in Excel zu. Weicht jedoch die Dokumentation der Stunden von den gesetzlichen Anforderungen aufgrund von Fehlern, mangelnder Aktualität und Übersicht ab, kann das dem Unternehmen in Form von Bußgeldern teuer zu stehen kommen.

 Arbeitszeiterfassung Excel und ihre Nachteile zusammengefasst:

  • Ungenaue, fehleranfällige und unsichere Zeitdokumentation
  • Verzögert Rechnungslegung und Entgeltabrechnung
  • Erschwert die Verwaltung flexibler Arbeitszeitmodelle und die Einhaltung und Dokumentation der arbeitsrechtlichen und sonstigen Vorgaben
  • Hoher Administrationsaufwand und Mehrkosten

Die Zeiterfassung mittels Software spart Zeit und ist einfach zu bedienen

Im Gegensatz zur Arbeitszeiterfassung Excel bietet TimeTac eine moderne übersichtliche Zeiterfassungssoftware

Eine Software zur Zeiterfassung wird einfach und bequem über Computer bedient. Diese kostengünstige Art der elektronischen Zeiterfassung eignet sich daher besonders für KMUs. Die Zeiterfassung erfolgt gegenüber der Arbeitszeiterfassung Excel  in wenigen Sekunden, Vor-Ort und ohne zusätzlichen Mehraufwand. Zusätzlich zur Erfassung der Arbeitszeit ist auch eine Projektzeiterfassung möglich. Die Arbeitszeiten werden Projekten, Tätigkeiten und Kunden zugeordnet. Ein großer Vorteil für Unternehmen, die ausschließlich projektbezogen arbeiten.

Korrekt und gesetzeskonform: Der Verwaltungsaufwand reduziert sich erheblich

Die Software überprüft die Eingaben und macht beispielsweise auf Verletzungen in Bezug auf die Arbeitszeit oder das Vergessen von Ein- und Ausbuchen aufmerksam. Die Stundenabrechnung erfolgt automatisch auf Basis der Voreinstellungen in der Software.

Die Daten sind somit korrekt und optimal zur weiteren Bearbeitung wie beispielsweise zum gesetzlichen Nachweis und für die Lohnabrechnung aufbereitet. Mittels Schnittstellen können sie nahtlos an bestehende Systeme zur weiteren Bearbeitung übertragen oder exportiert werden. Die Zeitaufzeichnungen sind genau, fehlerfrei und erleichtern den Administrationsaufwand erheblich.

Optimaler Überblick und Transparenz über alle Arbeitsabläufe – ein komplettes Zeiterfassungssystem

Im Gegensatz zur Arbeitszeiterfassung Excel haben Sie mit einem webbasierten Zeiterfassungssystem die Übersicht über alle Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und weitere wichtige Kennzahlen in Ihrem Unternehmen. Die Überstundenkonten der Mitarbeiter werden beispielsweise über Einstellungen in der Software automatisch geführt, so dass man auf Knopfdruck einen perfekten Überblick erhält und sich diese gezielt reduzieren lassen. Auch sämtliche Fehlzeiten, wie beispielsweise Urlaubs- oder Krankheitstage, lassen sich über die Software-Zeiterfassung übersichtlich und einfach verwalten. Die Software unterstützt eine übersichtliche Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle und unterstützt so auch optimal die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle.

Orts- und zeitunabhängige Stundenerfassung via Cloud-Lösung

Bei der Zeiterfassungssoftware von TimeTac erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit über Browser oder mobil via App. Außerdem ist die Software in Kombination mit einem Zeiterfassungsterminal möglich. Die Mitarbeiter loggen sich über persönliche Zugangsdaten und je nach Erfassungsgerät mit unterschiedlichen, fälschungssicheren Identifikationsmöglichkeiten in das Zeiterfassungssystem des Unternehmens ein. Das hat zusätzlich den großen Vorteil, dass die Zeiterfassung orts- und zeitunabhängig ist. Alle Daten stehen unmittelbar für Auswertungen und beispielsweise die Entgeltabrechnung zur Verfügung und müssen nicht umständlich wie bei der Arbeitszeiterfassung via Excel zunächst eingesammelt werden. Vorgesetzte erhalten jederzeit auf Knopfdruck einen perfekten Überblick über die Mitarbeiter und Projekte und können ihre Mitarbeiter effizienter einsetzen. Durch den Einsatz von GPS- und NFC-Technologie kann die Zeit zusätzlich orts- und projektbezogen erfasst werden. Das ist besonders für Branchen interessant, die ihre Leistungserbringung nachweisen müssen. Voraussetzung für die Nutzung einer webbasierten Zeiterfassung ist ein Arbeitsplatz mit Internetanschluss. Es fallen somit keinerlei zusätzliche Aufwendungen für Installation und Wartung an.

Die Vorteile im Überblick:

  • Genaue, korrekte und unmittelbare Zeiterfassung
  • Zeitdokumentation flexibel zur Arbeitssituation: Mit PC/Mac, Smartphone, Tablet und Terminal
  • Automatische und übertragbare Stundenabrechnung und Auswertungen
  • Aktuelle Kennzahlen zur Planung und Unternehmenssteuerung
  • Überprüft gesetzliche, betriebliche und sonstige individuelle Vorgaben
  • Unterstützt frei definierbare Arbeitszeitmodelle
  • Direkte Datenübernahme in bestehende Systeme wie Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Reduziert Personalaufwand und Kosten in der Administration
  • Ermöglicht eine Projektzeiterfassung nach Tätigkeiten, Projekten, Kunden

Zusätzliche Vorteile einer Online-Software:

  • Orts- und zeitunabhängige Erfassung und Verwaltung
  • Live-Statusübersicht über laufende Aufgaben und Abwesenheitszeiten
  • Keine Installations- und Wartunskosten

Eine Arbeitszeiterfassung via Online-Software ist genau, korrekt und reduziert Ihren Verwaltungsaufwand erheblich. Verabschieden Sie sich von einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft aufgrund von diversen Arbeitseiterfassungen in Excel, die Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld kostet.

Auch wenn die Arbeitszeiterfassung Excel auf den ersten Blick kostengünstig und für Ihr Zeitmanagement im Unternehmen ausreichend erscheint, sollten Sie nicht außer Acht lassen, dass diese Form der Zeitprotokollierung aufwendig, fehleranfällig und intransparent ist. Korrekturen sowie Rückfragen der erfassten Stunden kosten Ihren Mitarbeitern Zeit, die manuelle Übertragung in Excel macht diese Verwaltung fehleranfällig.

Mit TimeTac können Sie Arbeits- und Projektzeiten kostengünstig und vor Ort digital erfassen. Die Daten werden von der Software überprüft und können nahtlos übertragen oder exportiert werden. Somit schließen Sie Fehler und Ungenauigkeiten nahezu aus.

Sie erfassen die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter noch in Excel oder manuell? Dann steigen Sie jetzt auf die Zeiterfassung von TimeTac um. Sie reduzieren Ihren manuellen Aufwand und profitieren von vielen weiteren Vorteilen, die Ihnen eine Online-Zeiterfassung bieten kann. Das rechnet sich in kurzer Zeit auch für kleine Unternehmen. Testen Sie gleich selbst kostenlos die Vorteile der Zeiterfassung von TimeTac. Für Fragen und weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne hier zur Verfügung.

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