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Flexible Arbeitszeit ermöglichen und steuern

Von Gabriele Kaier, 16.05.2017, Lesezeit ca. 9 min.

Flexible Arbeitszeit ermöglicht Arbeitszeitregelungen beweglicher zu gestalten um auf branchen-, betriebs- und mitarbeiterspezifische Umstände reagieren zu können. Es gibt in der Praxis eine Vielzahl an flexiblen Arbeitszeitmodellen, die Flexibilität in unterschiedlichem Ausmaß ermöglichen, verschieden strukturiert und reguliert werden. Hier finden Sie eine Übersicht, welche Vorteile Ihnen und Ihren Mitarbeitern diese flexiblen Arbeitszeitmodelle bieten und wie Sie diese im Unternehmen steuern können.

Flexible Arbeitszeit ermöglicht Arbeitszeitregelungen beweglicher zu gestalten um auf branchen-, betriebs- und mitarbeiterspezifische Umstände reagieren zu können. Für Unternehmen hat sich flexible Arbeitszeit zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor entwickelt: Einerseits fordern schwankende Auslastungen sowie steigende Kunden- und Serviceorientierung einen wirtschaftlichen Einsatz von Arbeitskraft und Arbeitszeit. Andererseits profitieren sie von der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben sowie folglich von erhöhter Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter.

Mit flexibler Arbeitszeit kann man sich sowohl an den Bedürfnissen von Arbeitnehmer orientieren als auch an betrieblichen Anforderungen. Und Unternehmen können sowohl hochqualifizierte Mitarbeiter gewinnen und als auch diese an das Unternehmen binden.

Es gibt in der Praxis eine Vielzahl an flexiblen Arbeitszeitmodellen, die flexible Arbeitszeit in unterschiedlichem Ausmaß ermöglichen, verschieden strukturiert und reguliert werden. Hier finden Sie eine Übersicht, welche Vorteile Ihnen und Ihren Mitarbeitern diese flexiblen Arbeitszeitmodelle bieten können und wie Sie diese im Unternehmen steuern können.

Flexible Arbeitszeitmodelle

Viele der Arbeitszeitmodelle werden als “flexibel” bezeichnet, manche ermöglichen einen größeren Spielraum bei der täglichen Arbeitszeit als andere. Die Arbeitszeitmodelle können somit nach Lage der Arbeitszeit, Umfang der Arbeitszeit, nach Arbeitsort und Arbeitsorganisation gruppiert werden.

In diesem Artikel fokussieren wir uns auf die Lage der Arbeitszeit und die dabei gängigsten Arbeitszeitmodelle.

Arbeitszeitkonten

Diese ersetzen das traditionelle und starre Muster der gleichmäßig über die Arbeitswoche verteilten Vertragsarbeitszeit und der fixen Arbeitszeit an bestimmten Wochentagen. Die tägliche, wöchentliche und monatliche Arbeitszeit kann variiert werden, Zeitkonto-Abweichungen werden zwischen vereinbarter und tatsächlicher Arbeitszeit saldiert. Je nach Berechnungszeitraum unterscheidet man in Kurzzeit- und Langzeitkonten.

Chancen/Nutzen:

  • Eignen sich besonders für Tätigkeitsbereiche mit überwiegender Projektarbeit
  • Reduzieren bzw. vermeiden Leerlaufzeiten, fangen Arbeitsspitzen auf

Verkürzung der Arbeitswoche

Diese Option wird zunehmend beliebter, hierbei können unter Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen zu Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten die Vollzeit-Arbeitsstunden auf weniger als fünf Tage verlegt werden. Dieses Modell kommt schon länger in Unternehmen mit Schichtbetrieb vor. Gut durchdacht, lässt sich dieses aber auch als Lösung zur höheren Vereinbarkeit von Beruf und Familie einsetzen.

Vorteile:

  • Betriebs- und Öffnungszeiten können verlängert werden
  • Freie Tage für Mitarbeiter unter der Woche
  • Ermöglicht Spielräume für Personen, die an bestimmten Tagen besser arbeiten können, vor allem in Kombination mit Teilzeitvarianten
  • Längere Erholungsphasen zwischen den Arbeitswochen, folglich ausgeruhtere und motiviertere Mitarbeiter

Gleitzeit

Eine Gleitzeitregelung sieht Kernarbeitszeiten vor, um diese herum, kann die Arbeitszeit vom Arbeitnehmer variiert werden. Ein modernes Zeiterfassungssystem unterstützt Personalverantwortliche, dass die Arbeitszeit eingehalten wird. Arbeitnehmer können sich einfach registrieren und ihre Stunden mit jedem Gerät, passend zur Arbeitssituation, erfassen.

Vorteile:

  • Pendler vermeiden Stoßzeiten
  • Bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf: früher gehen/später kommen um beispielsweise Kinder von/in die Schule oder zum Sport zu bringen/abzuholen.
  • Möglichkeit ruhige Zeiten einzuplanen, um die Arbeit voran zu bringen
  • Vorteile bei der Gewinnung und Bindung von qualifizierten Mitarbeitern
  • Flexibler auf schwankende Auftragslage und Kundenbedürfnisse eingehen zu können

Jahresarbeitskonto

Bei diesem Schema wird für ein ganzes Jahr ein Arbeitszeitvolumen vereinbart und in verschiedenem Ausmaß während des Jahres, mit Zustimmung des Arbeitgebers, verteilt. Dieses Modell ist in Branchen mit Schwankungen sowie Höhen und Tiefen üblich. Aber es ist auch im Bank- und Finanzdienstleistungsbereich beliebt, seit diese ihre Dienstleistungen mittels Callcenter anbieten und versuchen mehr den Kundenerwartungen zu entsprechen. Es gibt hierbei verschiedene Dienstpläne: ein Durchschnitt der pro Monat gearbeitet werden muss, Perioden intensiver Arbeit gefolgt von Ruhepausen beispielsweise zwei Wochen Dienst, zwei Wochen dienstfrei.

In Europa sind hierbei Arbeitszeitvorschriften zu beachten, im Durchschnitt darf eine 48-Stunden-Woche nicht überschritten werden und die Mindestruhezeiten müssen eingehalten werden.

Pro und Contra für beide Seiten:

  • Prinzipiell kann die Flexibilität dieser Anstellung Arbeitnehmern ermöglichen, private Aktivitäten zu besser zu matchen.
  • Gesundheits- und Sicherheitsgefährdung in Zeiten intensiver Arbeit und ermöglicht das Umgehen von Überstunden-Ansprüchen

Sabbaticals oder temporäre Auszeiten

Mitarbeiter erhalten für eine längere Zeit eine Auszeit, bei weiterem Einkommen und Rückkehr-Garantie an den Arbeitsplatz. In den meisten Fällen spart der Mitarbeiter ein Zeitguthaben über einen längeren Zeitraum an, üblicherweise mit vereinbarter Kürzung des Entgelts. Das gekürzte Gehalt steht dem Arbeitnehmer während der Auszeit zur Verfügung.

Vorteile:

  • Mitarbeiter können Auszeiten in Anspruch nehmen um sich Lebensträume zu verwirklichen, Weiterbildungen zu absolvieren, sich Erholungsphasen zu gönnen.
  • Reduziert das Risiko qualifizierte Mitarbeiter zu verlieren, wenn diese eine temporäre Auszeit oder mehr Zeit für Privatleben beispielsweise bei Familiengründung benötigen.
  • Mitarbeiter kehren meist motiviert in das Unternehmen zurück beziehungsweise profitiert das Unternehmen von absolvierten Weiterbildungsmaßnahmen

Flexible Arbeitszeit erfolgreich steuern

Flexible Arbeitszeit erfordert einen erhöhten Koordinations- und Kommunikationsaufwand und stellt einen höheren Anspruch an die Führungsqualitäten der Führungskräfte. Vertrauen, Kontrolle und eine gute Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, die zu verschiedenen Zeiten arbeiten und die man daher weniger regelmäßig antreffen kann, sind ebenso eine Voraussetzung bei der Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle.

Für die erfolgreiche Implementierung sind zwei Steuerungsinstrumente entscheidend und hilfreich:

Klare Vereinbarungen zur Arbeitszeit

Die meisten Rahmenbedingungen sind im Arbeitszeitgesetz und/oder Arbeitsruhegesetz geregelt. Mit kollektivvertraglichen Regelungen, Betriebsvereinbarungen und Einzelvereinbarungen mit MitarbeiterInnen kommen zusätzliche Rahmenbedingungen zum Tragen, die für das Unternehmen einerseits bindend sind, aber andererseits auch die Möglichkeit zur Strukturierung eigener Arbeitsmodelle liefern.

Erarbeiten Sie klare und effektive Vereinbarungen zur Arbeitszeit aus um verschiedene Interpretationen und potentielle kostenintensive Komplikationen zu vermeiden. Das betrifft beispielsweise die Handhabung der Überstunden oder Anwesenheitspflicht im Unternehmen.

Erfassen der Arbeitszeit

Das Erfassen der Arbeitszeit ist nicht nur notwendig um den gesetzlichen, betrieblichen und sonstigen Rahmenbedingungen zu entsprechen. Vorgesetzte haben auch die Möglichkeit mit einer Online Zeiterfassung den Überblick über verschiedene Mitarbeiter und Arbeitszeitmodelle, Aufgaben und Projekte zu behalten. Und ein modernes Online Zeiterfassungssystem unterstützt überdies auch die Zusammenarbeit und Kommunikation unter den verschiedenen Teammitgliedern.

Online Arbeitszeiterfassung ermöglicht Ihnen Überstunden zu kalkulieren, die aktuellen Arbeitszeiten pro Mitarbeiter abzurufen und den gesetzlichen und sonstigen Rahmenbedingungen dabei ganz einfach zu entsprechen – unabhängig von Ihrem Ort oder der des Mitarbeiters.

Sie erhalten einen Überblick über laufende Projekte und welche Ressourcen verfügbar sind um sichergehen zu können, dass Aufgaben, Projekte und Aufträge im Zeitplan sind und gut laufen. Sie können sich darüberhinaus das Arbeitspensum je Mitarbeiter ansehen, Arbeitsabläufe besser verstehen und zeitnah Verbesserungen für bessere Ergebnisse treffen und vieles mehr.

TimeTac entwickelt und vertreibt webbasierte und mobile Zeiterfassungssysteme. Das Angebot umfasst markterprobte und optimal anpassbare Lösungen für die Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personaleinsatzplanung. Kontaktieren Sie uns um mehr über die Produkte von TimeTac zu erfahren.

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