Jeder wünscht sich, sein Zeitmanagement auf Vordermann zu bringen, so dass maximaler Erfolg erzielt werden kann. Ablenkungen vermeiden und die Zeitfresser im Büro oder auch zu Hause aufspüren, ist nicht so leicht, wie es im ersten Augenblick scheint. Der erste Schritt zur persönlichen Effizienz ist die Zeitfresser zu erkennen. Wir stellen Ihnen die schlimmsten Zeitfresser vor. Welche davon nagen auch an Ihrer Zeit?

Ablenkung am Telefon

„Wie läuft dein Tag, Hase?“ – Man arbeitet gerade an einem wichtigen Projekt und der Chef möchte das Ergebnis bald sehen. Da sollte man eigentlich jede Minute zählen, aber was tun, wenn der Liebste wissen möchte, wie der Tag gerade läuft? Und schon ist man in der Handy-Falle. Fast jeder Dritte hat ein Smartphone; da wird SMS und Telefonie zur Nebensache. Die Verführung ist groß, nach einer SMS an die Freundin noch eben auf Facebook oder Twitter abzuchecken. Und schon gehen wichtige Minuten verloren. Beim Arbeiten sind diese kleinen Unterbrechungen besonders fatal.

Um Zeit zu sparen, also einfach mal das Handy abschalten. Schon dauert die Vorbereitung der Präsentation nicht mehr so lange! Ebenso gibt es Möglichkeiten, Ihr Smartphone aktiv zu nutzen, um Zeitmanagement zu betreiben.

Zeitfresser Papierchaos

Es türmt sich ein Stapel unbearbeiteter Akten auf dem Schreibtisch und der Bildschirm ist auch nur noch mit Mühe zu erkennen. Kleine gelbe, pinke Post-its mit Notizen wie “15 Uhr: Besprechung” oder “Wichtig: Chef anrufen” kleben an allen möglichen Objekten. Da sind Wühlen und Ablenkung vorprogrammiert.

Damit Sie kein abenteuerlicher Schreibtisch ablenkt und Sie die Zeit optimal nutzen, sollte ein Ordnungssystem her, das nicht nach dem Stapel-Prinzip geht. Abhilfe schaffen ein gebundener Notizblock für die flatternden Klebezettel und organisierte Ablagen. Ob nach Farben, Kunden oder Projekten, das ist Ihnen überlassen.

Überflüssige Besprechungen

Arbeit ist da, wo du bist! Aber oft bleibt die Arbeit bei unnötigen Besprechungen liegen. So werden in den Sitzungen lediglich immer wieder die Probleme diskutiert, aber keine Lösung geliefert. Dieser Zeitfresser im Büro ist fruchtlos und möglichst zu vermeiden.
Damit Ihr Zeitmanagement perfektioniert wird, legen Sie eine eindeutige Agenda an. Jedem sollte per Mail ein Überblick verschafft werden. Auch das zu besprechende Problem sollte im Vorfeld erläutert werden. So vermeiden Sie zu lange Diskussionen und unnötige Ablenkungen. Auch sollten nur die betroffenen Personen teilnehmen. Denn wie das berühmte Sprichwort sagt: Zu viele Köche verderben den Brei.

Prioritäten-Planung

Ablenkungen vermeiden heißt sein Zeitmanagement zu optimieren. Jeder kennt es: Die unangenehmen Aufgaben werden nach hinten geschoben und nachdem man die vielen kleinen To-dos erledigt hat, scheint ein großer Berg Arbeit getan zu sein. Dabei hat man nur Zeit für die Dinge vergeudet, die man auch später hätte erledigen können; Der wahre große Berg steht noch bevor.

Sie müssen entscheiden, wie dringend die Aufgabe oder ein Anruf ist. Ob bei Aufträgen, E-Mails, Telefonaten oder Aufgaben, denken Sie in vier Kategorien:
1. Sofort erledigen
2. Auf die Aufgabenliste setzen
3. An andere delegieren
4. Löschen

Ob Sie das Smartphone nun ausschalten, in Ihrem Kopf 4-Prioritäten-Ordner anlegen oder Ihr Arbeitsplatz einer ordentlichen Hotelrezeption ähnelt, ist Ihnen überlassen. Denn nichts ist umsetzbar, wenn es an Selbstdisziplin mangelt.