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Wie Sie das meiste aus Ihrem Arbeitstag herausholen

Von Gabriele Kaier, 29.03.2017, Lesezeit ca. 7 min.

Haben Sie oft das Gefühl, dass Ihr Arbeitstag außer Kontrolle gerät? Sie starten jeden Tag mit einem Tagesplan, aber Sie lassen sich schnell ablenken, konzentrieren sich auf weniger wichtige Aufgaben oder schieben Aufgaben auf? Wie kann man die Kontrolle über seine Zeit behalten? Wir zeigen Ihnen Techniken, die Sie für sich und Ihren Arbeitsstil adaptieren können.

3 allgemeine Grundlagen für mehr Produktivität

Setzen Sie auf kleine Veränderungen: Sie können nicht einfach über Nacht jahrelange Arbeitsgewohnheiten verändern. Kleine Veränderungen Ihres Arbeitsstils bewirken schrittweise große Änderungen Ihrer Produktivität. Beginnen Sie mit dem Testen eines Tipps und ergänzen Sie danach weitere um die Strategie zu finden, die für Sie am besten funktioniert.

Seien Sie verbindlich: Setzen Sie sich verbindlich eigene Deadlines, kündigen Sie diese an und halten Sie sich daran. Dieses Vorgehen zwingt Sie eine Aufgabe auch wirklich zu erledigen.

Vergeben Sie sich selbst: Akzeptieren Sie, dass Sie Fehler machen, abgelenkt werden oder einmal einen schlechten Tag haben. Es ist wichtiger, weiter zu machen als sich mit Ihren Fehlern aufzuhalten.

Arbeitsstile und Arbeitstechniken für mehr Produktivität

Monotasking versus Multitasking

Wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig auf einmal erledigen wollen, dann erreichen Sie meist sehr wenig. Man glaubt, dass man beim Multitasking besonders produktiv ist, aber man erledigt oft keine der Tätigkeiten effizient, wenn man dauernd zwischen den Aufgaben hin und her springt.

Sie können mehr erreichen, je besser Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren können, sei es für 5 Minuten oder eine Stunde. Wenn Sie zwischen den Aufgaben hin und her wechseln, muss Ihr Gehirn erst zurückverfolgen, wo Sie stehengeblieben sind und sich wieder neu ausrichten. Das macht Sie langsamer und fehleranfälliger.

Es ist nicht realistisch, dass wir Stunden für einzelne Aufgaben blocken. Aber wenn man sich dazu verpflichtet, dass man für 5 Minuten nur eine Aufgabe erledigt, kann das schon die Produktivität begünstigen.

Vorschläge für kleine Veränderungen

  • Arbeiten Sie nur mit einem Bildschirm.
  • Geben Sie Ihr Handy weg und schalten Sie den 2. Monitor aus.
  • Bewegen Sie sich.

Wenn Sie unaufmerksam werden und zum Abdriften tendieren, stehen Sie auf und bewegen Sie sich ein wenig.

  • Arbeiten Sie in Intervallen. Setzen Sie sich verbindlich 5 oder 10 Minuten Zeit zum Fokussieren auf eine Aufgabe. Dann erlauben Sie sich 1 Minute Ablenkung, danach gehen Sie wieder für weitere 5 bis 10 Minuten zu Ihrer Aufgabe zurück.

Bekämpfen Sie Prokrastination

Schieben Sie nicht ständig Tätigkeiten auf. Suchen Sie sich einen Partner, dem Sie Rechenschaft ablegen müssen. Das kann beispielsweise ein Kollege sein, dem Sie regelmäßig Bericht zu Ihrem Projekt erstatten. Die Person, die Sie hierfür auswählen, muss seine Rolle ernst nehmen, Sie kritisieren, wenn Sie Ihre Ziele nicht erreicht haben und Sie loben, wenn Sie diese erreicht haben.

To-do-Listen helfen einem hierbei, die wichtigsten Dinge des Tages zu erledigen. Bevor Sie das Büro für diesen Tag verlassen, machen Sie eine Liste mit 5 bis 8 Zielen, die Sie am nächsten Tag erreichen möchten. Wichtig dabei ist, dass man bei der Erstellung der Liste realistisch ist, was man an einem Tag erreichen kann. Die Themen sollen konkret, realistisch und einfach sein, keine Aufgaben wie beispielsweise “Projekt beenden”, besser das Projekt in kleine und konkrete Bestandteile aufteilen. Der Nachteil von To-do-Listen: Es gibt auch die sogenannte “strukturierte Prokrastination”: Wir tendieren dazu, dass wir das Arbeiten an anspruchsvollen Tätigkeiten vermeiden und lieber einfache Aufgaben bearbeiten wie beispielsweise E-Mails beantworten.

Und beachten Sie bitte: Sie sollten nicht mehr Zeit damit verbringen, die Aufgaben zu planen als sie zu erledigen. Geben Sie sich für die Erstellung der Liste jeden Morgen nur 5 Minuten oder weniger Zeit.

Ob Sie die To-Do-Liste auf Papier oder am Computer erstellen, ist Geschmackssache. Aber Sie sollten nicht beides verwenden, das ist schwerer zu managen. Es sind viele Apps erhältlich wie diese bekannten: Wunderlist oder Remember The Milk.

Es ist nicht nur wichtig wie Sie arbeiten, sondern auch wo Sie arbeiten:

Vermeiden Sie Chaos auf Ihrem Schreibtisch

Ihr physischer Arbeitsplatz hat einen großen Einfluß auf die Produktivität. Er kann Ihnen Energie geben oder auch diese nehmen. Jedes Papier auf Ihrem Schreibtisch ist mit einer Aufgabe verbunden und diese Aufgabe benötigt Zeit. Haben Sie genug Zeit einkalkuliert um diese Aufgaben zu schaffen?

Papierstapel, die außer Kontrolle geraten sind, könnten ein Zeichen dafür sein, dass Sie delegieren müssen. Stellen Sie sich selbst die Frage: Sind diese Stapel die selben wie vor 3 Wochen oder verändern sich diese? Sollten sie nicht stagnieren, machen Sie es richtig, mit etwas Chaos. Ideal wäre es, wenn Sie Ihren Schreibtisch aufgeräumt halten. Nur das Projekt, das Sie gerade bearbeiten, sollte sich am Schreibtisch befinden. Schaffen Sie einen Platz für “Eingehendes”, für aktuelle Dinge, die gerade hereingekommen sind, und ein Bereich für “Ausgang”, für Dinge, die beendet und aufgeteilt gehören.

Unser Tipp:

Verwenden Sie die letzten 10 Minuten jedes Arbeitstages Ihren Schreibtisch für den nächsten Tag vorzubereiten.

Wie Zeiterfassung Sie beim Zeitmanagement unterstützen kann

Durch Zeitaufzeichnung erhalten Sie wertvolle Informationen über Ihren Tagesablauf und können daraus Verbesserungsmöglichkeiten ableiten. Uns ist oft gar nicht bewusst, wie viel Zeit wir mit welchen Tätigkeiten verbringen. Aus der Gesamtheit dieser Information können Sie sich über Ihren Tagesablauf bewusst werden und Ihr Zeitmanagement optimieren. Sie erhalten einen guten Überblick, wo Sie Ihre Ressourcen verteilen.

Zeiterfassung ist somit ein hilfreiches Instrument für die Verbesserung Ihres Zeitmanagements und unerlässlich für Selbstständige und Unternehmen. Aber bei herkömmlichen, manuellen Aufzeichnungen müssen Sie einiges an Zeit investieren, diese sind relativ ungenau und fehlerhaft. Setzen Sie daher auf eine moderne Zeiterfassungssoftware wie TimeTac, mit der Sie einfach und komfortabel Ihre Zeit und Projekte managen.

Diese ermöglicht Ihnen überdies auch Ihre Arbeitsprozesse effizient zu verwalten wie beispielsweise Projekte und Kundenaufträge zu planen, verwalten und überwachen bzw. zu evaluieren. Und Sie vereinfachen auch noch Ihre Entgeltabrechnungen und Leistungsnachweise.

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