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Zeitaufwand richtig schätzen – Die besten Tipps der Profis

Von Gabriele Kaier, 17.12.2018, Lesezeit ca. 3 min.

Zu einer sinnvollen Tagesplanung gehört mehr, als nur die Todos für einen Tag festzulegen. Sie sollten Ihre Aufgaben auch zeitlich im Tagesablauf verankern. Aber wie? Zeitaufwand wird häufig falsch eingeschätzt. Mit diesen 4 Tipps kommen Sie zu realistischeren Ergebnissen.

Um den Tag straff zu planen, benötigen Sie, ausgehend von der Aufgabenliste, den geschätzten Zeitaufwand für die Aufgaben Ihrer Liste. Bei Routineaufgaben fällt einem das Schätzen mit der Zeit relativ leicht, schwieriger scheint das Ganze bei neuen Aufgaben zu sein. Planen Sie, wann Sie mit der Aufgabe beginnen und wann Sie fertig sein wollen. Denn eine Planung ohne Termine ist kein Planen, sondern nur ein Vornehmen.

Mit diesen 4 Tipps schätzen Sie Ihren Zeitaufwand realistischer ein

1. Große Aufgaben zu kleinen machen

Je genauer Sie große Aufgaben in Teilaufgaben zerlegen, desto besser können Sie den tatsächlichen Zeitaufwand abschätzen. Ein zusätzlicher Vorteil: Kleine Aufgaben wirken machbarer als große – die Motivation für die Arbeit steigt! Empfehlenswert ist, eine Zielgröße festzulegen und alle Aufgaben, die länger dauern, auf diese Zielgröße herunter zu brechen. Andy Lester empfiehlt ein Limit von vier Stunden pro Teilaufgabe. Größere Zeiträume können Sie kaum realistisch einschätzen.

2. Schätzungen hinterfragen

Unsere Schätzungen werden stark von unseren Erwartungen daran beeinflusst, bis wann eine Arbeit abgeschlossen sein soll. Das Ergebnis: Viel zu optimistische Einschätzungen – und im schlimmsten Fall saure Kunden. Denn die schönsten Versprechungen sind nutzlos, wenn nicht pünktlich geliefert wird. Wenn Sie sich regelmäßig verschätzen, gewöhnen Sie sich an, einen Sicherheitspuffer von mindestens 30 % aufzuschlagen – standardmäßig! Wenn Sie früher fertig sind, umso besser: Genießen Sie die zusätzliche Freizeit.

3. Schätzungen überprüfen

Sie kennen Ihre Sollzeiten – vergleichen Sie sie mit den Ist-Zeiten! Praktische Zeitmanagement-Tools wie die Projektzeiterfassung von TimeTac ermöglichen Ihnen nicht nur automatisches Todo-Handling, sondern helfen Ihnen auch dabei, Ihre Stärken und Schwachstellen zu erkennen. Legen Sie Sollzeiten für ganze Projekte und einzelne Aufgaben fest. Die Ist-Zeiten erfassen Sie effizient per Mausklick. Am Endes des Tages können Sie vergleichen: Lagen Sie mit Ihrer Schätzung richtig?

4. Zeitaufwand unterschätzt? – Aus Erfahrung lernen

Sie haben erkannt, dass der Zeitaufwand bei Ihren Projekten höher ist als angenommen? Jetzt heißt es handeln! Finden Sie heraus, ob Sie Ihre Arbeitsabläufe verbessern können. Die Antwort ist ja? Starten Sie mit sinnvollen Maßnahmen.

Sie haben einfach nur zu optimistisch geschätzt? Beginnen Sie damit, Ihren Kunden den tatsächlichen Zeitaufwand zu verrechnen. Nur dann wird Ihre Arbeit auch die Wertschätzung bekommen, die sie verdient.

Haben Sie sich schon mal verschätzt? Welche Tipps haben Sie, um den Zeitaufwand richtig einzuschätzen?

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