Zeiterfassungspflicht in Deutschland, was Unternehmen jetzt wissen müssen

von Gabriele Kaier, 15.01.2026

2026 stehen Unternehmen in Deutschland vor wichtigen Weichenstellungen im Arbeitszeitrecht. Im Fokus stehen zwei Vorhaben: die gesetzliche Ausgestaltung der elektronischen Arbeitszeiterfassung sowie eine mögliche Umstellung auf eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit. Beides soll mehr Flexibilität ermöglichen, setzt aber eine verlässliche Dokumentation der Arbeitszeiten voraus. Entscheidend ist dabei: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits heute. Die geplanten Regelungen verändern daher nicht die grundsätzliche Verpflichtung, sondern konkretisieren vor allem die praktische Umsetzung. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über den aktuellen Stand der Zeiterfassungspflicht und zeigt, welche Schritte Unternehmen jetzt setzen sollten, um rechtssicher aufgestellt zu sein und sich frühzeitig auf die kommenden Änderungen vorzubereiten.

1. Arbeitszeitreform 2026 in Deutschland, elektronische Zeiterfassung und flexible Wochenarbeitszeit

Mit der Arbeitszeitreform 2026 will der Gesetzgeber zwei eng verknüpfte Themen zusammenführen: die gesetzliche Konkretisierung der bereits bestehenden Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und mehr Flexibilität im Arbeitszeitrecht. Geplant ist, die tägliche Höchstarbeitszeit zugunsten einer wöchentlichen Betrachtung zu lockern und gleichzeitig die elektronische Zeiterfassung als Standard festzulegen.

Die Reform baut auf der aktuellen Rechtslage auf. Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgebende in Deutschland verpflichtet, Arbeitszeiten vollständig und nachvollziehbar zu erfassen. Ein eigenes Zeiterfassungsgesetz fehlt bisher, soll jedoch bis 2026 umgesetzt werden.

Künftig soll eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden im Mittelpunkt stehen. Längere Arbeitstage werden möglich, sofern sie innerhalb eines Ausgleichszeitraums kompensiert werden. Diese Flexibilität ist jedoch nur mit einer präzisen und lückenlosen Zeiterfassung rechtssicher umsetzbar.

Elektronische Zeiterfassung und flexible Arbeitszeitmodelle bedingen sich daher gegenseitig. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, entbindet jedoch nicht von der Pflicht zur Dokumentation. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, schaffen Rechtssicherheit und sind auf die Arbeitszeitreform 2026 gut eingestellt.

2. Was bedeutet die Zeiterfassungspflicht für Unternehmen?

Die Zeiterfassungspflicht bedeutet, dass Arbeitgebende verpflichtet sind, die tägliche Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmenden systematisch zu erfassen. Dazu zählen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden.

Ausgangspunkt ist das EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019, das die Mitgliedstaaten dazu verpflichtet, Arbeitgebende zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Arbeitszeiterfassung anzuhalten. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe 2022 bestätigt und klargestellt, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland bereits gilt.

Das Thema ist deshalb hochrelevant, weil es nicht um eine zukünftige Regelung geht, sondern um eine bereits bestehende Arbeitgeberpflicht. Arbeitgebende, die gegen die Vorgaben zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten verstoßen, begehen seit Oktober 2022 eine Ordnungswidrigkeit. Verstöße gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung können mit Bußgeldern geahndet werden. Ergänzend gilt, dass die Dokumentation der Arbeitszeiten präzise erfolgen muss. Alle Arbeitszeiten müssen vollständig erfasst und im Nachhinein kontrollierbar sein, unabhängig davon, ob die Arbeit im Betrieb, mobil oder im Homeoffice erbracht wird.

Die Erfassung muss minutengenau erfolgen. Pauschale Zeitblöcke, 15-Minuten-Takte oder ein Abrunden der Arbeitszeit zugunsten des Arbeitgebenden sind unzulässig. Ziel der Zeiterfassung ist nicht nur die formale Dokumentation, sondern auch der Schutz der Beschäftigten vor Überlastung und unbezahlter Mehrarbeit.

Die Arbeitszeiterfassung ist damit ein zentrales Instrument des Arbeitsmanagements. Sie dient sowohl der Effizienz und Planungssicherheit im Unternehmen als auch dem Schutz der Arbeitnehmerrechte.

3. Gesetzliche Grundlagen der Zeiterfassungspflicht, EuGH-Urteil, BAG-Beschluss und Arbeitszeitgesetz

Die Zeiterfassungspflicht in Deutschland basiert auf drei zentralen rechtlichen Säulen.

1. EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung (2019)

Der Europäische Gerichtshof entschied im Jahr 2019, dass Arbeitgebende in der gesamten Europäischen Union verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. (Urteil des Gerichtshofs: Verpflichtung zur Einrichtung eines Systems)

2. BAG-Beschluss zur Zeiterfassungspflicht (2022)

Das Bundesarbeitsgericht stellte im Jahr 2022 klar, dass diese Verpflichtung in Deutschland bereits durch das Arbeitsschutzgesetz besteht. Ein neues Gesetz ist daher nicht Voraussetzung für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. (BAG-Beschluss zur Zeiterfassungspflicht)

3. Das Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgebende zur Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Ohne systematische Zeiterfassung ist eine Kontrolle dieser Vorgaben nicht möglich.

Das ArbZG bildet die Grundlage für den Schutz von Arbeitnehmenden. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich indirekt daraus, da nur so die gesetzlichen Vorgaben überprüfbar sind. Ziel ist es, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeiten zu erhöhen.

Koalitionsvertrag und politische Einordnung

Im April 2025 wurde der Koalitionsvertrag “Verantwortung für Deutschland” von CDU, CSU und SPD präsentiert, der auch eine umfangreiche Reform des Arbeitsrechts zum Ziel hatte und Pläne zur gesetzlichen Regelung der elektronischen Zeiterfassung enthält.

• Er beschreibt die Einführung einer verbindlichen Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung
• Er sieht Übergangsregelungen für kleine und mittlere Unternehmen vor: Die geplanten Umsetzungsfristen für die elektronische Zeiterfassung unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße:
• Großunternehmen sollen spätestens ein Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes zur elektronischen Zeiterfassung verpflichtet sein.
• Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitenden erhalten voraussichtlich eine Übergangsfrist von zwei Jahren.
• Kleinbetriebe sollen bis zu fünf Jahre Zeit für die Umstellung haben.
• Diese Staffelung soll insbesondere kleine und mittlere Unternehmen entlasten und ihnen ausreichend Zeit für die technische und organisatorische Umsetzung geben.
• Die Vertrauensarbeitszeit soll grundsätzlich weiterhin möglich sein, aber im Einklang mit EU-Richtlinien zur Zeiterfassung stehen.
• Die Aufbewahrungspflicht für die Aufzeichnungen beträgt im Grundsatz zwei Jahre.

Das ist derzeit Teil der politischen Vereinbarungen, aber noch kein verabschiedetes Gesetz.

4. Ab wann gilt die Zeiterfassungspflicht in Deutschland wirklich?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland gilt seit Oktober 2022. Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, die Zeiterfassungspflicht gelte erst ab einem zukünftigen Stichtag. Tatsächlich gilt sie bereits heute.

Die häufig genannten Jahreszahlen wie Zeiterfassungspflicht 2025 oder jetzt 2026 beziehen sich auf eine erwartete gesetzliche Konkretisierung, etwa zur elektronischen Umsetzung oder zu Übergangsfristen. Sie bedeuten jedoch nicht, dass Unternehmen bis dahin untätig bleiben dürfen.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht?

Auch wenn konkrete Bußgeldregelungen noch nicht abschließend gesetzlich festgelegt sind, drohen Unternehmen bereits heute erhebliche Risiken. Verstöße gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. (Quelle: IHK Berlin)

Dazu zählen Verstöße gegen arbeitsschutzrechtliche Pflichten, Probleme bei behördlichen Prüfungen sowie Beweislastnachteile bei Streitigkeiten über Überstundenvergütung.

Fehlt ein geeignetes Zeiterfassungssystem, trägt der Arbeitgebende im Streitfall regelmäßig das Risiko. Mit Inkrafttreten eines neuen Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung ist zudem mit klar geregelten Sanktionen zu rechnen.

Mögliche Konsequenzen bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht sind:

• Bußgelder
• Beanstandungen bei Prüfungen
• Nachforderungen von Überstunden
• erhöhte Haftungsrisiken für Arbeitgebende

Eine fehlende oder unvollständige Arbeitszeiterfassung kann zudem zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen führen.

5. Für wen gilt die Zeiterfassungspflicht, Ausnahmen und Sonderregelungen

Die Zeiterfassungspflicht gilt grundsätzlich für alle Arbeitgebenden und für nahezu alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Erfasst werden müssen Arbeitszeiten von:

• Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten
• Minijobberinnen und Minijobbern
• Mitarbeitenden im Homeoffice oder bei mobiler Arbeit

Die Verantwortung für die Einhaltung liegt immer beim Arbeitgebenden, auch wenn die Zeiterfassung durch die Mitarbeitenden selbst erfolgt.

Von der Pflicht zur Zeiterfassung ausgenommen sind in der Regel leitende Angestellte im arbeitsrechtlichen Sinn sowie Geschäftsführende. Maßgeblich ist dabei nicht die Stellenbezeichnung, sondern die tatsächliche Stellung im Unternehmen, insbesondere die eigenständige Entscheidungsbefugnis und Vertretungsmacht.

Kleinbetriebe unterliegen grundsätzlich ebenfalls der Zeiterfassungspflicht. Allerdings gelten für sie Ausnahmen und Übergangsregelungen im Hinblick auf die elektronische Umsetzung, nicht jedoch im Hinblick auf die Pflicht zur Dokumentation an sich. Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden sollen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen sein.

6. Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden, Beginn, Ende, Pausen und Überstunden

Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Dazu gehören auch Überstunden sowie Pausenzeiten. Die Aufzeichnungen müssen vollständig, nachvollziehbar und grundsätzlich am selben Arbeitstag erfolgen.

Die Arbeitszeiterfassung kann durch die Beschäftigten selbst oder durch einen Dritten erfolgen. Unabhängig davon bleibt der Arbeitgebende für die ordnungsgemäße Dokumentation verantwortlich. Beschäftigte haben zudem Anspruch darauf, Einsicht in ihre aufgezeichneten Arbeitszeiten zu erhalten.

Die Erfassung der Arbeitszeiten muss so erfolgen, dass eine spätere Kontrolle möglich ist. Dazu gehört auch die minutengenaue Dokumentation aller relevanten Zeiten. Die Arbeitszeiterfassung soll dazu beitragen, Arbeitsbelastungen transparent zu machen und unbezahlte Mehrarbeit zu vermeiden.

Gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen und im Homeoffice ist eine präzise und nachvollziehbare Zeiterfassung unerlässlich, um gesetzliche Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zuverlässig einzuhalten.

Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit

Auch bei Vertrauensarbeitszeitmodellen müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden. Die freie Einteilung der Arbeitszeit bleibt möglich, die Dokumentationspflicht entfällt jedoch nicht.

7. Elektronische und digitale Zeiterfassung im Unternehmen, rechtssichere Umsetzung

Die politische Zielrichtung ist eindeutig. Die elektronische Zeiterfassung wird zum Standard werden. Zwar schreibt das Gesetz aktuell keine bestimmte Technik vor, doch handschriftliche Stundenzettel erfüllen die Anforderungen an Objektivität und Verlässlichkeit nur eingeschränkt.

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten zahlreiche Vorteile. Sie ermöglichen eine minutengenaue Erfassung, sind ortsunabhängig nutzbar und erleichtern die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Moderne Systeme lassen sich zudem in bestehende HR- und Lohnabrechnungsprozesse integrieren.

Eine Rückkehr zur klassischen Stechuhr ist nicht vorgesehen. Elektronische Lösungen sind flexibel, skalierbar und auf moderne Arbeitsformen ausgelegt.

Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Zeiterfassung

Elektronische Zeiterfassung ist der rechtliche Oberbegriff. Er beschreibt jede Form der Arbeitszeiterfassung, die nicht handschriftlich erfolgt. Digitale Zeiterfassung ist ein moderner Unterbegriff der elektronischen Zeiterfassung. Sie bezeichnet Systeme, die softwarebasiert arbeiten, häufig cloudbasiert sind, über Web, App oder Browser genutzt werden, Arbeitszeiten automatisch speichern und auswerten.

8. Ausblick 2026, gesetzliche Änderungen und Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

Die Entwicklung ist klar. Die Zeiterfassungspflicht wird weiter konkretisiert und die elektronische Arbeitszeiterfassung zum Regelfall. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, schaffen Rechtssicherheit und vermeiden spätere Umstellungsprobleme.

Die Arbeitszeiterfassung ist damit nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein zentrales Instrument moderner Arbeitsorganisation.

Der Referentenentwurf zur Anpassung des Arbeitsrechts an die vorausgegangenen Gerichtsurteile wurde im April 2023 vorgelegt. Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung soll voraussichtlich 2026 in Kraft treten.

Die geplanten Regelungen zeigen deutlich, dass der Gesetzgeber die Arbeitszeiterfassung nicht als bürokratische Pflicht versteht, sondern als wesentliches Element eines modernen Arbeitsmanagements. Sie soll sowohl die Gesundheit der Beschäftigten schützen als auch Unternehmen dabei unterstützen, Arbeitszeiten effizient und transparent zu organisieren.

Unternehmen sollten die Übergangsfristen nicht als Aufschub, sondern als Vorbereitungszeit nutzen. Wer sich frühzeitig mit geeigneten Zeiterfassungslösungen auseinandersetzt, minimiert rechtliche Risiken und schafft die Grundlage für flexible und zukunftsfähige Arbeitszeitmodelle.

9. FAQ zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland

1. Ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht und ab wann gilt sie?

Ja, die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland bereits verpflichtend. Grundlage ist das EuGH-Urteil von 2019 sowie die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von 2022, nach der Arbeitgebende verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit bereitzustellen. Bereits 2025 wurde nach dem Koalitionsvertrag eine gesetzliche Konkretisierung erwartet. Ein konkretes neues Gesetz mit einem festen Startdatum existiert bislang nicht, die Pflicht gilt jedoch bereits jetzt.

2. Wer ist von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen und für wen gilt das Arbeitszeitgesetz nicht?

Vom Arbeitszeitgesetz und damit teilweise auch von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen sind unter anderem

• leitende Angestellte mit eigenständiger Entscheidungsbefugnis,
• Beamte, Richter und Soldaten,
• bestimmte Personengruppen im kirchlichen oder öffentlichen Bereich.

Für die meisten Arbeitnehmenden gilt jedoch sowohl das Arbeitszeitgesetz als auch die Pflicht zur Zeiterfassung uneingeschränkt.

3. Welche App ist die beste für die Arbeitszeiterfassung?

Die „beste“ App hängt vom Einsatzzweck ab. Für Unternehmen sind Kriterien wie Rechtssicherheit, Datenschutz, einfache Bedienung, Auswertungen und Schnittstellen entscheidend. Für Selbstständige oder kleine Teams stehen oft Einfachheit und Kosten im Vordergrund. Wichtig ist, dass die App eine objektive, verlässliche und nachvollziehbare Zeiterfassung ermöglicht.

4. Welche kostenlosen Tools und Apps gibt es für die Arbeitszeiterfassung und sind diese rechtssicher?

Es gibt kostenlose Apps und Tools, häufig mit eingeschränktem Funktionsumfang. Kostenlos bedeutet jedoch nicht automatisch rechtssicher. Häufig fehlen:

• Manipulationsschutz,
• DSGVO-konforme Datenspeicherung,
• vollständige Dokumentation von Pausen und Überstunden.

Für Unternehmen sind kostenlose Lösungen meist nur eingeschränkt empfehlenswert.

5. Muss die Arbeitszeiterfassung elektronisch erfolgen oder ist Excel erlaubt?

Eine elektronische Zeiterfassung ist bis dato nicht vorgeschrieben. Die gesetzliche Vorschreibung für Deutschland wird in der ersten Jahreshälfte 2026 erwartet.

• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit korrekt erfasst werden,
• die Daten manipulationssicher aufbewahrt werden,
• die Erfassung zeitnah erfolgt.

In der Praxis ist Excel jedoch fehleranfällig und organisatorisch aufwendig.

6. Welche Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden und wie muss die Zeiterfassung korrekt erfolgen?

Dokumentiert werden müssen:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit,
• Ende der täglichen Arbeitszeit,
• Dauer der Arbeitszeit,
• Pausen.

Die Erfassung muss vollständig, nachvollziehbar und objektiv sein. Der Arbeitgebende bleibt für die Einhaltung verantwortlich, auch wenn Arbeitnehmende selbst erfassen.

7. Wie lange darf laut Arbeitszeitgesetz täglich und wöchentlich gearbeitet werden?

Die tägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden eingehalten werden. Die regelmäßige Wochenarbeitszeit ergibt sich daraus und liegt in der Regel bei maximal 48 Stunden. Eine Arbeitszeitreform bzw. Entscheidung betreffend der täglichen Höchstarbeitszeit wird für die erste Jahreshälfte 2026 erwartet.

8. Welche Pausen- und Ruhezeitregelungen gelten laut Arbeitszeitgesetz?

Bei einer Arbeitszeit von

• mehr als 6 Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben,
• mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten.

Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen, mit wenigen gesetzlich geregelten Ausnahmen.

9. Welche Sonderregelungen gibt es für Schichtarbeit, Nachtarbeit und Sonntagsarbeit?

Für Schicht- und Nachtarbeit gelten besondere Schutzvorschriften, etwa Ausgleichszeiten oder Zuschläge. Sonntagsarbeit ist grundsätzlich verboten, jedoch in vielen Branchen erlaubt, etwa im Gesundheitswesen, Verkehr oder Gastgewerbe. Auch hier ist die Arbeitszeit zu erfassen.

10. Was passiert bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassung oder das Arbeitszeitgesetz?

Verstöße können zu

• Bußgeldern,
• Nachzahlungen,
• arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.

Die Kontrolle erfolgt durch Aufsichtsbehörden wie die Gewerbeaufsicht oder den Zoll. Arbeitnehmende können Verstöße melden, teilweise auch anonym.

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