Ein gutes Projektmanagement soll (muss!) unkompliziert sein

von Gabriele Kaier, 12.01.2017

Arbeiten im Team? Aus dem Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Komplexe Projekte erfordern das Know-how mehrerer Mitarbeitenden. Um in Teamwork Aufgaben zu bewältigen, bedarf es einer guten Zusammenarbeit. Projektaufgaben müssen durchdacht und Abläufe koordiniert sein. Mit Effektivität zum Projekterfolg – so lautet das Ziel bei der Projektarbeit in Teamwork.

Projektmanagement – eine Definition

Projektmanagement beschreibt die geplante und gezielte Abwicklung von Projekten. Die Phasen sind Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Ziel ist, dass durch die richtige Planung Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.

“Das erste, was Sie über Projektmanagement wissen sollten: Es muss nicht kompliziert sein. Das, was wirklich zählt, ist einfach und meist für jeden selbstverständlich, “ so Keith Robinson, Creative Director eines Design-Unternehmens in Seattle. Seine jahrelange Erfahrung im Projektmanagement hat er in einer ganz simplen Anleitung beschrieben. Wir haben diesen Ansatz für Sie übersetzt und zusammengefasst. Er soll Ihnen helfen, Ihr Projektmanagement noch besser und einfacher zu machen.

Sinnvolle Teambildung

Erfolgreiche Zusammenarbeit fängt schon bei der Teambildung an. Ein Mangel oder Überhang an Mitgliedern ist beim Teamwork weder wertschöpfend noch effektiv. Als Faustregel gilt: So viele Teammitglieder wie nötig, so wenig wie möglich. Für die Zusammenarbeit im Team ist weniger oft mehr. Außerdem geht Qualität vor Quantität: Teamwork lebt von Meinungs- und Erfahrungsvielfalt. Komplexe Projekte erfordern Kompetenzen aus verschiedenen Fachgebieten. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit besteht das Team aus Mitgliedern mit unterschiedlichen fachlichen Kenntnissen und persönlichen Fähigkeiten. Das schafft Mehrwert und ist effektiver!

Emotionale Ebene

Teamzusammensetzung hin oder her. Teamwork kann nur funktionieren, wenn sich alle akzeptiert und zugehörig fühlen. Auch dann, wenn Meinungen auseinanderdriften. Ersparen Sie sich zeitraubende Diskussionen im Team. Nutzen Sie stattdessen die Andersartigkeit und Kompetenz jedes Einzelnen für das Projekt. Neben Meinungsverschiedenheiten hält die TEAM-Krankheit „Toll-Ein-Anderer-Machts“ oft Einzug. Für jeden Beteiligten sollte deshalb im Vorfeld Rolle und Aufgabe im Team definiert werden. Wenn die Gruppe auf gegenseitige Unterstützung baut, wird auch das Projektmanagement zur Leichtigkeit.

Teamwork lebt von Kommunikation und Transparenz

Kompetenzvielfalt und Akzeptanz reichen noch lange nicht für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Kommunikation und Transparenz sind der Schlüssel zum Projekterfolg. Um den Stand der Dinge zu erfahren und sich abzustimmen, sind regelmäßige produktive Meetings das A und O! Auch kurze Gespräche unter vier Augen sorgen für mehr Transparenz. Dank Web 2.0 sollte die Kommunikation auch beim verteilten Arbeiten kein Problem sein. Versuchen Sie dennoch, den persönlichen Kontakt vorzuziehen. Machen Sie in jedem Fall die Kommunikation im Team zur Selbstverständlichkeit!

Das Projektziel ist der Weg zum Erfolg

Ohne Ziel kein Weg. Effektivität im Team setzt voraus, eine Richtungsvorgabe mit klarer Zielsetzung zu haben. Klare Ziele sind SMART: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminierbar. Achten Sie auf Projekt-Meilensteine: Legen Sie vorab die Soll-Stundenzahl für die einzelnen Aufgaben der Teammitglieder fest. Eine Projekt-Deadline und Teil-Deadlines helfen, im Team effektiv zu arbeiten. Gemeinsam festgelegte Ziele sollten schriftlich erfasst und für jedes Teammitglied jederzeit einsehbar sein.

6 Projektmanagement Tipps

Was passiert beim Projektmanagement? Es gibt gewissen Methoden, um das Projektmanagement sinnvoll zu gestalten. Diese sechs Schritte helfen Ihnen bei der Organisation.

1. Der Start von Projekten ist entscheidend

Die Initiierung von Projekten ist absolut erfolgskritisch. Es ist entscheidend, dass das Team die Aufgabenstellung und die Anforderungen (der Kundinnen und Kunden) verstanden hat. Zu Beginn ist es wichtig, dass Sie so viel wie möglich Informationen sammeln, verteilen und analysieren. Die Liste kann von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein.

2. Dokumentieren Sie Ihr Projekt transparent

Dokumentieren Sie die ursprünglichen Ziele, Anforderungen, den Projektumfang etc. klar, beispielsweise als Projektauftrag, Projektvertrag oder in einem Pflichtenheft. Lassen Sie sich als Projektleiter dieses Dokument vom Auftraggeber unbedingt schriftlich freigeben.

3. Stellen Sie einen Terminplan auf

Stellen Sie als Projektleiter zu Beginn des Projekts einen mehr oder weniger exakten Terminplan auf. Konzentrieren Sie sich dabei auf die wesentlichen Meilensteine. Die Details sollen dann Ihre Teammitglieder ausarbeiten, denn jeder arbeitet anders. Sie sollten jeden arbeiten lassen, wie er es gewohnt ist und nur eingreifen, wenn die Arbeitsweise nicht zum Erfolg führen wird. Das schafft Vertrauen und erleichtert die Kommunikation mit Ihrem Team.

• Besprechen Sie, dass wichtige Meilenstein-Ergebnisse rechtzeitig freigegeben werden müssen, um den Terminplan halten zu können.
• Deadlines sind keine „Richtlinien“, diese müssen IMMER eingehalten werden. Wenn sie nicht eingehalten werden können, informieren Sie rechtzeitig Ihre Kundinnen und Kunden und analysieren Sie die Gründe, warum der Termin nicht eingehalten werden konnte.

4. Kommunizieren Sie regelmäßig und klar verständlich

Die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Projektmanagement ist eine unmissverständliche und kontinuierliche Kommunikation.

Wie Sie mit Ihrem Team kommunizieren sollten:

• Geben Sie einmal in der Woche einen Statusbericht.
• Gehen Sie sicher, dass jeder im Team zu jeder Zeit weiß, was er oder sie zu tun hat.
• Seien Sie offen für kritische Fragen und Bedenken Ihrer Teammitglieder.
• Nehmen Sie sich die Zeit, regelmäßig mit Ihrem Team zu kommunizieren.

Eine offene und ehrliche Kommunikation mit dem Auftraggeber bewirkt in der Regel Verständnis bei Schwierigkeiten, Vertuschen hingegen verschärft in der Regel die Schwierigkeiten. Eine kurze, wöchentliche Status-E-Mail hält das Projekt auf Kurs.

5. Gehen Sie professionell mit Projektänderungen um

Auch wenn Sie noch so gut den Ablaufplan für Ihr Projekt entwickelt haben, jedes Projekt verändert sich während der Durchführung. Auch die Ziele, Anforderungen und Projektinhalte können sich ändern. Wichtig ist, dass Sie damit professionell umgehen und das ist nur möglich, wenn Sie die Grundlagen für Ihr Projekt gut im Vorfeld dokumentiert haben.

Wenn Ihr Kunde etwas möchte, dass Sie nicht im Projektauftrag definiert haben, prüfen Sie genau, welche Auswirkungen diese Änderungen auf das gesamte Projekt haben könnten. Und lassen Sie sich diese Projektänderungen unbedingt von Auftraggebenden gegenzeichnen, das betrifft insbesondere Auswirkungen auf das Budget, die Termine oder die Qualität des Projekts.

6. Verwenden Sie Software-Tools als Unterstützung

Es gibt mittlerweile unzählige, mehr oder weniger gute Online-Tools, die Ihnen den Alltag als Projektmanager/in erheblich erleichtern können, nutzen Sie diese! Dazu gehören File-Sharing Dienste, Collaboration Tools wie Skype, Google Docs, E-Mail und eine hochwertige Software zur Projektzeiterfassung, wie TimeTac sie beispielsweise bietet. So planen und steuern Sie Ihr Projekt exakt und übersichtlich.