Wie finde ich die richtige Lösung zur elektronischen Zeiterfassung?

von Gabriele Kaier, 27.02.2024

Sich für das richtige Zeiterfassungstool zu entscheiden, ist nicht einfach. Die Zahl der Anbieter ist groß und könnte in Sachen Funktionen, Benutzeroberfläche und Kosten unterschiedlicher nicht sein. Diese 4 Schritte sollen Ihnen dabei helfen, die optimale Zeiterfassung für Ihr Unternehmen zu finden.

In 4 Schritten zur passenden elektronischen Zeiterfassung

Sie sind auf der Suche nach der richtigen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen, wissen aber nicht, wie Sie diese am Besten angehen? Diese vier Phasen sollen Ihnen dabei helfen, die beste Lösung für Ihren Bedarf zu finden:

1. Anforderungsanalyse

Nehmen Sie sich Zeit, um sich klar über die Anforderungen zu werden. Was sind die Ziele, die Sie mit einer Zeiterfassung verfolgen? Wollen Sie in erster Linie die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen oder gibt es darüber hinaus weitere Ziele, die Sie mit der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen erreichen möchten?

Folgende weitere Fragen können dabei behilflich sein:

• Gibt es andere IT-Systeme im Unternehmen, mit denen die Zeiterfassung zusammenarbeiten muss?
• Wie mobil sind Ihre Mitarbeitenden? Haben Sie Aussendienstmitarbeitende, die viel unterwegs sind? Benötigen Sie daher vielleicht eine App, mit der die Mitarbeitenden die Zeit erfassen können?
• Gibt es Mitarbeitende, die kein Smartphone zur Verfügung haben, da sie beispielsweise in der Produktion arbeiten. Sollen sich diese mit einem Terminal ein- und ausloggen können?
• Reicht Ihnen eine reine Arbeitszeiterfassung oder möchten Sie auch Abwesenheiten managen und Projektzeiten erfassen?
• Benötigt die Controlling-Abteilung oder Geschäftsführung bestimmte Berichte und Analysen? Welches Tool bietet das?

Unser Tipp: Wir empfehlen Ihnen, frühzeitig die relevanten Kolleginnen/Kollegen mit ins Boot zu holen. Berücksichtigen Sie unbedingt deren Bedürfnisse, Wünsche und Befürchtungen.

2. Vorselektion

Wenn die Anforderungen klar sind, können Sie sich auf die Suche nach einer Lösung machen und sich Referenzen und Bewertungen anderer Unternehmen ansehen. Holen Sie Informationen ein, vergleichen Sie die Kosten und die Compliance- und Datenschutzmaßnahmen des Anbieters. Gehen Sie danach in die Testphase.

3. Testphase

In der Testphase wird es spannend: Prüfen Sie die ausgewählten Lösungen auf Herz und Nieren. Dabei ist es wichtig, alle relevanten Funktionen zu testen und die Benutzerfreundlichkeit zu bewerten. Wie flexibel ist das Tool? Können Ihre Bedingungen in diesem Tool abgebildet werden? Binden Sie ausgewählte Mitarbeitende aktiv in den Testprozess ein, um Feedback zu erhalten. Nur so kann sichergestellt werden, dass die neue elektronische Zeiterfassung auch wirklich den Anforderungen entspricht und im Arbeitsalltag reibungslos funktioniert. Am Ende dieser Phase sollte klar sein, welche Lösung am besten geeignet ist und den gewünschten Mehrwert bietet.

4. Entscheidungsfindung

In der Entscheidungsfindung ist es wichtig, dass Sie alle gesammelten Informationen und Erkenntnisse sorgfältig prüfen und bewerten. Unser Tipp: Bedenken Sie, dass die Auswahl eines Zeiterfassungssystems eine strategische Entscheidung ist, d.h. es ist eine Entscheidung, die das Unternehmen langfristig beeinflusst. Nehmen Sie sich daher die entsprechende Zeit, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Fazit:

Für die Wahl der richtigen Zeiterfassung ist es wichtig, dass Sie genau definieren, welche Ziele erreicht werden sollen und welche Art der Zeiterfassung sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Gehen Sie sicher, dass die Zeiterfassung alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt und Ihre spezifischen Anforderungen optimal abbilden kann. Und ganz wichtig: Binden Sie frühzeitig ausgewählte Mitarbeitende in den Auswahlprozess mit ein.