Papierloses Büro: Schluss mit der Zettelwirtschaft

Auch 2018 ist ein papierloses Büro trotz vieler Versprechungen keine Realität geworden. Viele Unternehmen streben den Weg in Richtung papierloses Büro an, doch nur eine Minderheit hat das bis dato annähernd erreicht. Einige Dokumente werden wohl immer noch aufbewahrt werden müssen und das für nicht absehbare Zeit. Aber es lohnt sich auf jeden Fall ein Papier minimiertes Büro anzustreben. Der Umstieg ist zweifelsfrei eine große Umstellung, die aber machbar ist und sich für das Unternehmen und die Umwelt rechnet. Was sind die Voraussetzungen und in welchen Bereichen können Sie Papier einsparen?

Papierloses Büro – das sind die Vorteile

  • Weniger Bürofläche, weniger Fixkosten
    Weniger Papier benötigt weniger Bürofläche. So spart man monatliche Fixkosten.
  • Mehr Zeit – höhere Produktivität
    Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit pro Tag (!) mit Suchen verbringt (Studie von Weissenstein & Partner AG). Wenn man bedenkt, dass die Datenmenge immer mehr und schneller zunimmt, kann das kein produktiver Weg sein. Es gilt daher ein System zu finden, damit man deutlich weniger Zeit für das Finden von Unterlagen benötigt.
  • Optimierung der Arbeitsabläufe
    Jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf Unterlagen für das ganze Team haben.
  • Nachhaltigkeit – die Natur wird geschont!
    Ein Büroangestellter verbraucht im Schnitt 833 Blätter Papier pro Monat – das entspricht 10.000 Blätter Papier im Jahr. Umgerechnet sind das rund 158,- EUR an Papierkosten. Bei einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern ergibt das bereits rund 78.863 EUR.
    Die Herstellung von Papier verbraucht wertvolle Umweltressourcen. Um ein Blatt Papier zu erzeugen, benötigt man 10 Liter Wasser (!). (Studie von ecosio)

Grundlegende Voraussetzungen für ein papierloses Büro:

Scannen oder scannen lassen

  • Ein Dokumentenscanner
    Für das Umwandeln von Papier in digitale Dateien benötigt man einen Scanner. Je häufiger gescannt werden muss bzw. je größer das Unternehmen ist, dann benötigt man auf jeden Fall einen Dokumentenscanner. Ein reiner Dokumentenscanner ist nicht billig, rechnen sich aber aus betriebswirtschaftlicher Sicht, denn Sie sparen Ablagematerial, Platz für die Ablage und das Archiv und viel Zeit beim Suchen. Wenn man weniger zum Scannen hat, Selbstständige oder kleinere Unternehmen, kann man mit der Smartphone-App, einem Multifunktionsgerät (ein Gerät für Kopieren, scannen und faxen) oder Scan-Aufsatz am Kopierer auch Dokumente einlesen.
  • Professionelle Scandienste
    Sie können auch das Scannen Ihrer Dokumente an professionelle Scandienste auslagern. Gerade beim Start in das digitale Büro, wenn Sie sehr viel zu scannen haben, kann das sinnvoll sein.
  • Digitale Briefpost: Es gibt Dienste, die Ihre Eingangspost öffnen und einscannen. In Deutschland bietet beispielsweise Dropscan, Caya oder E-Postscan das Service an, in Österreich beispielsweise die Post mit E-Post, in der Schweiz ebenso beispielsweise die Schweizer Post.

Digitale Ablage: Ein Cloud-System für Ihre Dokumente

Wie die Dokumente im Unternehmen abgelegt werden sollen, ist ein komplexes Thema. Für Ivan Blatter, Experte und Personal Trainer und für effizientes Arbeiten hängt die Art der Ablage von der Größe des Teams, vom Unternehmen selbst und von der Art wie gesucht wird, ab.

Folgende Aspekte gilt es bei der digitalen Ablage im Vorfeld zu klären:

  • Können Cloud-Dienste genutzt werden – in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit?
  • Für welches DMS (Dokumentmanagement-System) soll man sich entscheiden?
  • Folgende Themen gehören bei der Ablage ebenso berücksichtigt: Rechtssicherheit, Sicherung, Zugriff, Ordnerstruktur

Wo Sie auf Papier verzichten können:

Man kann in vielen Bereichen des Unternehmens auf Papier verzichten. Das minimiert nicht nur unnötige Papierberge, sondern erhöht nebenbei auch noch die Effizienz von Arbeitsabläufen im Unternehmen. Generell gilt die Regel fürs papierlose Büro, nur dann Dokumente auszudrucken, wenn es absolut notwendig ist.

  • Rechnungen: Verschicken Sie Rechnungen per E-Mail. Beachten Sie aber unbedingt auf die gesetzlichen Vorgaben!
  • Briefe und Bestellungen können ebenso per E-Mail versendet werden. Bei heiklen Informationen muss man allerdings unbedingt auf die Datensicherheit und den Datenschutz achten!
  • Unterlagen für Meetings: Mit einem Tablet oder Notebook hat man seine Unterlagen digital bei Meetings dabei. Die Unterlagen lassen sich im Vorfeld auch über beispielsweise Google Docs oder MS Office 365 mittels Zusendung des links teilen. Notizen im Meeting lassen sich gut in beispielsweise Evernote organisieren.
    Auch Handouts und Prospekte bei Präsentationen können ausgedruckt leicht vermieden werden durch eine Zusammenfassung per link oder E-Mail-Versand per PDF.
  • Betriebliches Zeitmanagement: Auch bei der Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personaleinsatzplanung kann man leicht auf Papier verzichten und dabei die Abläufe im Unternehmen produktiver gestalten. Bei der Online Zeiterfassung von TimeTac erfassen Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit zeit-, ortsunabhängig und mobil sowie abgestimmt auf Ihre Arbeitssituation. Sie haben dabei jederzeit zentral den Überblick über Ihre Projekte, Aufträge und Mitarbeiter. Mittels Schnittstellen kann die Personal- und Projektarbeitszeit direkt an Ihre hausinternen Systeme wie Lohnverrechnung, Rechnungslegung, ERP, CRM oder zu Ihrem externen Steuerberater nahtlos übermittelt werden.
  • Kommunikation im Team: Zahlreiche Social Collaboration Tools helfen Ihnen den Arbeitsalltag im Team leichter und effizienter zu gestalten und auf Papier zu verzichten. Hier finden Sie eine Übersicht zu 8 interessanten Tools für die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter.

Fazit:

Ganz ohne Papier wird man auch in Zukunft nicht auskommen. Dennoch lassen sich viele Arbeitsprozesse bereits vollkommen ohne Papier und noch dazu effizienter erledigen. Es lohnt sich diese digitalen Management- und Collaboration-Tools auszuprobieren und anzuschaffen. Der Aufwand für das Testen und Einführens zahlt sich auf jeden Fall aus!

Weitere Infos und Tipps rund um das Thema papierloses Büro:

  • Buchtipp: “Paperless Bibel. Papierloses Büro für Unternehmen.” von Andre Nünninghoff
  • paperless pioneers, eine Community/kostenlose Plattform für Privatpersonen und Unternehmen, die sich mit dem Thema “papierloses Büro” beschäftigen
  • Digitales Unternehmertum