Fehlzeitenmanagement: So reduzieren Sie Krankenstände in Ihrem Unternehmen

von Gabriele Kaier, 04.01.2017

Krankenstände von Mitarbeitenden und Management wirken sich unmittelbar auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens aus. Krankenstände führen zu einer Mehrbelastung, erhöht die Demotivation und die Fehlerquote. Deshalb sollte es für jeden Betrieb interessant sein, was die Gründe für Fehlzeiten sind und wie diese vermieden werden können. Wir zeigen Ihnen sieben Strategien für das Gesundheitsmanagement.

Zu hohe Fehlzeitenquote?

Die Fehlzeitenquote ist eine wichtige Kennzahl für das Management. Um diese zu errechnen, werden die Abwesenheitszeiten benötigt. In Deutschland gab es mit 8,1 Tage im Jahr 2007 einen historischen Tiefstand der Krankheitstage je beschäftigte Person pro Jahr. Seit 2016 hält sich dieser Wert über 10 Tage pro Person und geht tendenziell auf 11 Tage zu. In Österreich sind die Krankenstandstage pro Kopf höher. Im Jahr 2012 lag dort der niedrigste Wert bei 12 Tagen. 2020 wurden 13 Krankheitstage pro Person pro Jahr gemessen.

7 Tipps für Ihr Fehlzeitenmanagement

Die Zahlen klingen zwar nicht wirklich hoch und es ist definitiv wichtig, dass Arbeitnehmende sich krankmelden, wenn sie krank sind. Jedoch ist auch, um das Hauptaugenmerk auf die Gesundheit der Beschäftigten zu legen, jeder Krankheitstag einer zu viel. Durch gezieltes Gesundheitsmanagement können Maßnahmen zur Gesundheitsförderung gesetzt werden.

1. Führen Sie eine Fehlzeitenanalyse durch

Um Präventivmaßnahmen ergreifen zu können, muss man als Führungskraft im Fehlzeitenmanagement hinterfragen, was die Ursachen sind und ob diese im Bereich des Unternehmens liegen. Gehen Sie die häufigsten Krankheitsbilder im Unternehmen durch und eruieren Sie mögliche Einflussfaktoren, die dafür verantwortlich sein könnten.

• Welche Krankheiten treten immer wieder im Team auf?
• Welche Rückschlüsse können Sie hierbei auf den Arbeitsplatz ziehen?
• Gibt es Konflikte am Arbeitsplatz?
• Gibt es Auslöser und Einflussfaktoren, die diese Krankheit bedingen und hervorrufen können?
• Wie können diese Auslöser minimiert werden?

Sollte Ihr Unternehmen über kein medizinisches Personal verfügen, das zu den Krankheitsbildern und seinen Ursachen zurate gezogen werden kann, können Sie sich Unterstützung bei den Krankenkassen holen. Diese bieten Tipps und Informationen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement.

2. Achte Sie auf das Betriebsklima

Viele Krankheiten sind psychosomatisch bedingt durch beispielsweise Frust, Demotivation, Über- oder Unterforderung oder schlechtes Betriebsklima. Aber auch hier hat man als Unternehmer die Möglichkeit, bereits bei der Personalauswahl aktiv einzugreifen. Das betrifft sowohl die Einstellung von neuen Mitarbeitern als auch die Auswahl von Mitarbeitern für beispielsweise ein Projektteam.

Das Ziel ist ein zufriedener Mitarbeiter, der weniger krank wird. Folgende Überlegungen können Sie hierbei bei Ihrem Fehlzeitenmanagement unterstützen:

• Passt der Bewerber mit seinen sozialen Kompetenzen und Werten ins Unternehmen?
• Welcher Mitarbeiter ist für welche Aufgabe am besten geeignet?
• Welcher Mitarbeiter ist in seinem Arbeitsbereich über- bzw. unterfordert?
• Wer hat Karriereziele und will entsprechend gefördert werden?
• Welche Person ist im Team nicht wirklich integriert?

3. Schaffen Sie, wo möglich, flexible Arbeitszeiten

Starre Arbeitszeiten verhindern, dass Mitarbeitende auf ihren Biorhythmus und somit auf ihre persönliche Leistungskurve achten können.  Private und berufliche Bedürfnisse können nicht optimal in Einklang gebracht werden und die Work-Life-Balance des Mitarbeiters wird dadurch eingeschränkt. Zeitliche Freiräume und die Mitgestaltung dieser Zeit steigert die Motivation und Zufriedenheit und reduziert Stress – ein wichtiger Schritt für die Reduzierung der Krankenstände. Vielleicht wäre die Vier-Tage-Woche etwas für Ihren Betrieb?

4. Treffen Sie Verbesserungen am Arbeitsplatz

Um den Arbeitsplatz optimal gestalten zu können, sollten eine Reihe von Aspekten miteinbezogen werden:

• Die Ergonomie am Arbeitsplatz
• Lichtverhältnisse
• Lärmbelastung
• Raumklima
• Belastung durch Gerüche oder Gase, die beispielsweise durch Drucker oder andere Geräte hervorgerufen werden
• Arbeitsnähe zum Kollegen
• Persönliche Gestaltungsmöglichkeit des Arbeitsplatzes
• Flexible Zeiterfassungssysteme
• Rückzugsmöglichkeit

Sie sollten in regelmäßigen Abständen die Schwächen in den einzelnen Bereichen überprüfen. Achten Sie auch auf Klagen und Beschwerden Ihrer Mitarbeitenden.

5. Führen Sie Gespräche mit Ihren Beschäftigten

Innerhalb des Fehlzeitenmanagements sollten zwei Gespräche geführt werden:

• • 1. Mit Mitarbeitern, die häufig nur wenige Tage krank sind. Hier geht es um die Eruierung, ob eventuell betriebliche Faktoren die Ursache für die Ausfälle sind.
  • 2. Rückkehrgespräche bei längeren Fehlzeiten, um dem Mitarbeitenden die Eingliederung an seinen Arbeitsplatz zu erleichtern.

Beide Gespräche dienen in erster Linie der Ursachenfindung der Fehlzeiten und welche Maßnahmen ergriffen werden können. Diese sollten daher mit Fingerspitzengefühl und Einfühlungsvermögen geführt werden und nicht unter Androhung von Sanktionen und Generalverdächtigungen.

6. Stärken Sie das Wir-Gefühl bei Ihren Beschäftigten

Als Führungskraft sollte man versuchen, das Bewusstsein der Mitarbeitenden für das Fehlzeitenproblem zu erhöhen. Es geht hierbei um eine Sensibilisierung an das Wir-Gefühl des Teams:

• • • Fehlzeiten belasten stets das ganze Team
    • Fehlzeiten bedeuten ein Mehr für den Kollegen
    • Projekte und deren Planung kann blockiert werden

7. Fokussieren Sie sich auf die Unfallverhütung

Krankenstände kommen auch leider oft durch das Missachten von Sicherheitsvorkehrungen oder der Nicht-Wahrnehmung von potenziellen Unfallquellen. Viele Unternehmen setzen daher im Management der Fehlzeiten auf eine verstärkte Unfallverhütung und haben dabei eine hohe Erfolgsquote erreicht.

Folgende Fragen könnten hierbei hilfreich sein:

• • • Gibt es jemanden, der für das Sicherheitsmanagement zuständig ist?
    • Gibt es Standards bei der Arbeitssicherheit? Werden diese kontrolliert und eingehalten?
    • Sind die Mitarbeitenden über die Kriterien und Standards zur Sicherheit informiert?
    • Tragen Ihre Mitarbeitenden in Gefahrenzonen Schutzkleidung und wird diese regelmäßig auf Funktionstüchtigkeit überprüft?

Eine hohe Fehlzeitenquote ist ein erheblicher Kostenfaktor und kann ein ernstzunehmender Frühwarnindikator sein, dass in Ihrem Unternehmen etwas nicht stimmt. Nur kreative, engagierte und motivierte Mitarbeiter tragen erfolgreich zur Wertschöpfung bei. Führen Sie ein Fehlzeitenmanagement ein und erkennen Sie die Zusammenhänge zwischen Arbeit, Gesundheit und Krankheit Ihrer Mitarbeitenden, um die Gesundheit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und somit die Leistungsfähigkeit zu erhöhen.

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