Zwei Betriebe leisten dieselbe Arbeit im selben Umfang. Einer verdient daran, der andere nicht. Ein häufiger Grund liegt nicht in der Leistung, sondern im Abrechnungsmodell, das vor Projektstart vereinbart wurde.Dieser Beitrag stellt die fünf gängigen Modelle vor: wie sie funktionieren, zu welchen Projekten sie passen und wer bei einer Fehlkalkulation zahlt. Am Ende steht eine Vergleichstabelle und die Praxis, die in jedem Modell über das Ergebnis entscheidet.
Was ist Projektabrechnung?
Projektabrechnung bezeichnet den Prozess von der erfassten Leistung bis zur bezahlten Rechnung: Leistungsumfang und Modell festlegen, Zeiten und Kosten erfassen, Rechnung stellen, Zahlung nachverfolgen.
Der entscheidende Teil liegt am Anfang. Welches Modell Sie vereinbaren, bestimmt, wer das Risiko trägt, wann Geld fließt und wie viel Verwaltungsaufwand entsteht. Welche Stunden überhaupt in eine Rechnung dürfen, klärt unser Blogartikel über abrechenbare Stunden. Wie Sie den Satz dafür berechnen, zeigt der Beitrag zum Stundenverrechnungssatz.
1. Time and Materials: Abrechnung nach Aufwand
Bei Time and Materials wird nach dem tatsächlichen Aufwand abgerechnet: Die Kundin oder der Kunde zahlt die geleisteten Stunden zum vereinbarten Satz sowie gegebenenfalls Material- und Fremdkosten. Im deutschsprachigen Raum spricht man auch von Abrechnung nach Aufwand oder nach Zeit und Material.
- Passt zu Projekten mit offenem oder wachsendem Umfang, Entwicklungsarbeit, Beratung und allem, was sich vorab nicht präzise beschreiben lässt.
- Vorteil: Zusätzlicher Aufwand kann abgerechnet werden. Das reduziert das Kalkulationsrisiko und lässt Spielraum für Änderungen im Projektverlauf.
- Nachteil: Die Gesamtkosten sind für den Kunden weniger gut planbar. Deshalb sind eine transparente Zeiterfassung und regelmäßige Informationen zum aktuellen Aufwand besonders wichtig.
Praxistipp: Eine Obergrenze („not to exceed“) gibt dem Kunden Budgetsicherheit, ohne Ihnen die Flexibilität zu nehmen. Wird sie erreicht, wird nachverhandelt statt weitergearbeitet.
2. Festpreis: ein Preis für ein definiertes Ergebnis
Sie vereinbaren einen Preis für einen klar beschriebenen Leistungsumfang, unabhängig vom tatsächlichen Aufwand.
- Passt zu wiederkehrenden Leistungen, bei denen Sie Erfahrungswerte haben, und zu Projekten mit präzise beschreibbarem Ergebnis.
- Vorteil: Budgetsicherheit für den Kunden, einfache Rechnungsstellung, und bei effizienter Abwicklung höhere Marge.
- Nachteil: Jede Fehlkalkulation zahlen Sie. Ausgeweitete Leistungsumfänge fressen die Marge, ohne dass es in der Rechnung sichtbar wird.
Praxistipp: Planen Sie einen angemessenen Puffer für Unsicherheiten ein und erfassen Sie die Stunden trotzdem. So sehen Sie in der Nachkalkulation, ob der Festpreis tatsächlich getragen hat.
3. Meilensteinabrechnung: Zahlung nach Projektphasen
Bei der Meilensteinabrechnung wird ein Projekt in klar definierte Phasen oder Ergebnisse unterteilt, die jeweils separat abgerechnet werden. Sie ist kein eigenständiges Preismodell im engeren Sinn, sondern lässt sich zum Beispiel mit einem Festpreis oder auch mit Time and Materials kombinieren.
- Passt zu längeren oder mehrphasigen Projekten, etwa Softwareentwicklung, Relaunches oder größeren Bauvorhaben.
- Vorteil: Zahlungen verteilen sich über die Projektlaufzeit, statt erst am Ende fällig zu werden. Gleichzeitig schaffen Meilensteine klare Abstimmungspunkte mit dem Kunden.
- Nachteil: Sind die Kriterien für einen Meilenstein unklar formuliert oder verzögert sich die Abnahme, kann sich auch die Rechnungsstellung verschieben.
Praxistipp: Definieren Sie für jeden Meilenstein möglichst eindeutig, welche Leistung erbracht sein muss und wann der zugehörige Betrag fällig wird. Vermeiden Sie es außerdem, den Großteil des Honorars erst ans Projektende zu legen. Eine Anzahlung oder ein früher erster Meilenstein kann den Vorfinanzierungsbedarf deutlich reduzieren.
4. Retainer: laufende Leistung gegen festes Monatsbudget
Der Kunde zahlt monatlich einen festen Betrag für ein definiertes Leistungspaket oder ein Stundenbudget.
- Passt zu Wartung, Support, laufender Betreuung und allen Leistungen, die dauerhaft anfallen.
- Vorteil: Planbare Einnahmen, planbare Kapazität, weniger Angebots- und Verhandlungsaufwand.
- Nachteil: Der Wert muss regelmäßig sichtbar gemacht werden, sonst wird der Retainer infrage gestellt. Ohne klare Grenzen wächst die Leistung schleichend über das Budget hinaus.
Praxistipp: Regeln Sie schriftlich, was mit nicht genutzten Stunden passiert: verfallen, übertragen oder ansparen. Und vereinbaren Sie einen Überprüfungstermin pro Quartal.
5. Stundenkontingent: vorab gekaufte Stunden
Der Kunde kauft ein Paket Stunden im Voraus, die geleistete Arbeit wird davon abgebucht. Ist das Kontingent verbraucht, wird nachgekauft. Auch als Blockabrechnung oder Stundenpaket bezeichnet.
- Passt zu unregelmäßigem Bedarf: Support, kleinere Anpassungen, Beratung auf Abruf.
- Vorteil: Sie werden vor der Leistung bezahlt, das verbessert den Cashflow. Der Kunde bindet sich nicht langfristig.
- Nachteil: Das verbleibende Stundenkontingent muss laufend gepflegt und transparent kommuniziert werden.
Praxistipp: Transparenz über den Verbrauch ist entscheidend. Ein regelmäßiger Überblick über das Restguthaben verhindert Überraschungen und zeigt rechtzeitig, wann ein neues Kontingent erforderlich ist.
Die Modelle im Vergleich
| Modell | Risiko bei Fehlkalkulation | Cashflow | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Time and Materials | eher beim Kunden | laufend, meist nachgelagert | vollständige und nachvollziehbare Zeiterfassung |
| Festpreis | eher beim Dienstleister | je nach Zahlungsplan, z. B. Anzahlung und Teilrechnungen | klar definierter Leistungsumfang und belastbare Erfahrungswerte |
| Meilensteine | abhängig vom zugrunde liegenden Preismodell | phasenweise nach Erreichen vereinbarter Meilensteine | klare Kriterien und Fälligkeiten je Meilenstein |
| Retainer | je nach Ausgestaltung geteilt | regelmäßig, meist monatlich | klar definierter Leistungsumfang und Regeln für Mehr- bzw. Minderleistung |
| Stundenkontingent | eher beim Kunden | im Voraus | transparenter Verbrauch und klare Regeln für Reststunden |
Kombinationen sind üblich und oft die beste Lösung: Festpreis für den definierten Kern, Time and Materials für Zusatzwünsche.
Eine weitere Möglichkeit ist die wertbasierte Abrechnung. Dabei orientiert sich der Preis stärker am Nutzen für den Kunden als am tatsächlichen Aufwand. Sie eignet sich vor allem dann, wenn sich dieser Nutzen nachvollziehbar darstellen oder messen lässt.
Best Practices für die Projektabrechnung
- Leistungsumfang schriftlich abgrenzen. Was enthalten ist, was nicht, und wie viele Korrekturrunden. Viele Abrechnungsstreitigkeiten entstehen durch einen unklaren Leistungsumfang und nicht durch das gewählte Modell.
- Änderungen als Nachtrag behandeln. Ein kurzer, standardisierter Weg für Zusatzwünsche: erfassen, bewerten, freigeben lassen, dann umsetzen.
- Laufend erfassen, nicht rekonstruieren. Wer Zeiten erst im Nachhinein rekonstruiert, riskiert Lücken und ungenaue Projektdaten.
- Auch bei Festpreis und Retainer Zeiten erfassen. Sonst fehlt die Datenbasis für das nächste Angebot.
- Rechnungen nachvollziehbar aufbauen. Leistungen einzeln ausweisen statt in einer Sammelposition. Eine nachvollziehbare Aufschlüsselung der Leistungen erleichtert die Prüfung und reduziert Rückfragen.
- Nachkalkulieren. Vergleichen Sie Plan- und Ist-Werte über mehrere ähnliche Projekte hinweg. So erkennen Sie, mit welchen Modellen Sie zuverlässig wirtschaftlich arbeiten.
Wie Sie die Rentabilität eines Projekts danach bewerten, zeigt der Beitrag zur Deckungsbeitragsrechnung.
So unterstützt TimeTac Ihre Projektabrechnung
Unabhängig vom Abrechnungsmodell sind sauber erfasste Projektzeiten eine wichtige Grundlage für Controlling und Nachkalkulation.
Mit der Projektzeiterfassung von TimeTac buchen Ihre Mitarbeitenden Zeiten direkt auf Projekte und Aufgaben, am Rechner, mobil per App oder am Terminal. Abrechenbare und nicht abrechenbare Tätigkeiten bleiben getrennt, Budgets und Restkontingente sind während der Laufzeit sichtbar, und die Daten lassen sich für den Rechnungslauf exportieren. Damit stellen Sie Rechnungen auf Basis dokumentierter Leistung statt aus der Erinnerung. Bei Rückfragen liegt der Nachweis vor, bevor die Diskussion beginnt.
Fazit
Es gibt kein bestes Abrechnungsmodell, nur ein passendes. Die Frage ist nicht, welches am meisten einbringt, sondern wer das Risiko tragen soll und wie klar der Leistungsumfang beschreibbar ist. Was alle Modelle verbindet: Sie funktionieren nur mit sauber erfassten Arbeitszeiten. Ohne Ist-Daten ist der Festpreis ein Ratespiel, Time and Materials nicht belegbar und der Retainer nicht bewertbar.
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Die Inhalte wurden nach bestem Wissen und Gewissen aufbereitet und dienen der allgemeinen Orientierung. Berechnungen und Beispiele können je nach Unternehmen abweichen und stellen keine individuelle betriebswirtschaftliche Beratung dar.
