Wie Sie Scope Creep bei Ihren Projekten vermeiden.

“Scope Creep” bedeutet, dass der Umfang Ihres Projekts zunehmend größer wird, während Ihre Ressourcen wie Zeit und Budget aber gleich bleiben. Wenn Sie nicht akkurat und systematisch den Fortschritt Ihrer Projekte verfolgen, können Sie Ihre Kunden nicht rechtzeitig über die Zunahme des Projektumfanges informieren. Und wenn Projektannahmen nicht auf Daten und Informationen vergangener Projekte basieren, dann nehmen Sie ein großes Risiko auf sich. Hier finden Sie die 2 größten Herausforderungen um einem Scope Creep zu entgehen.

“Scope Creep” bedeutet im Projektmanagement, dass zu Beginn eines neuen Projektes alles nach Plan verläuft. Doch mit der Zeit wird der Umfang Ihres Projekts zunehmend größer, während Budget und Ressourcen gleich bleiben.

Der “Chaos Report 2015” der Standish Group hat ergeben, dass weniger als 29% der 50.000 untersuchten, weltweiten Projekte in punkto Zeit, Budget und Fertigstellung im Plan waren. Noch beunruhigender war die Erkenntnis, dass mehr als 19% aller Projekte komplett gescheitert sind. Zu diesem Ergebnis haben mehrere Faktoren geführt. Die am meisten signifikante Variable aber bei allen war mangelnder Einblick in die Projekte. Dieser ist aber kritisch für den Erfolg Ihrer Projekte und im Endeffekt für Ihr Geschäft.

Laut Standish Group wird die Erfolgsrate bei Projekten in den USA auf 34% geschätzt. Das Scheitern von Projekten macht in den USA eine Höhe von 150 Milliarden Dollar pro Jahr aus. In der EU wird der Schaden mit 140 Milliarden jährlich beziffert.

Wenn Sie nicht akkurat und systematisch die Entwicklung Ihrer Projekte erfassen, können Sie Ihre Kunden nicht rechtzeitig über die Zunahme eines Projektumfanges informieren. Und wenn Ihre Projektschätzung nicht auf Daten und Informationen vergangener Projekte basiert, dann nehmen Sie mehr Risiko auf sich als Sie vielleicht annehmen würden.

Hier finden Sie 2 Hauptherausforderungen, um einem Scope Creep zu entgehen:

Herausforderung 1: Eine angespannte Kundenbeziehung

Wir alle haben Erfahrung mit einem unzufriedenen Kunden. Das spricht für die klare Spezifikation der Kundenerwartungen zu Beginn des Projekts. Aber wie geht man mit Scope Creep, Rückschlägen und geänderten Kundenerwartungen bei Projekten um? Projekte verlaufen selten genau nach Plan. Wenn Sie Kunden nicht genau über Änderungen aufklären, dann belasten Sie ihr Vertrauen und ihre Geduld.

69% der professionellen Dienstleistungsunternehmen geben “das Managen der Kundenerwartungen” als eine der am meisten vorherrschenden und herausfordernden Aufgabe an. Was in einer Branche, die zunehmend zu mehr pauschal kalkulierten Projekten übergeht, nicht überraschend ist. Hier wirken sich Scope Creep und ungenaue Einschätzungen zu Beginn erheblich auf den finanziellen Gewinn des Unternehmens aus – und das nicht in positiver Weise.

Wenn ein Kunde mitten im Projekt seine Prioritäten ändert, dann steigt üblicherweise der Umfang des Projekts durch zusätzliche Kosten und Zeit. Es ist schwierig die Machbarkeit und die Auswirkung auf diese Veränderungen abzuschätzen: Müssen Sie eine Ressource von einem anderen Projekt abzweigen und können Sie das? Wird eine Zeitverzögerung jemanden vom Beginn eines neuen Projekts abhalten? Können Sie sich an die Veränderungen anpassen ohne die Budgetgrenze des Kunden zu überschreiten?

Abweichungen in punkto Prioritäten und Erwartungen seitens des Kunden sind praktisch unausweichlich. Also müssen Sie vorbereitet sein wie Sie auf diese Situationen reagieren, wenn diese eintreten. Idealerweise sollten Sie diese bereits im voraus erkennen.

Wie Sie diese Herausforderung lösen:

Einblick in Echtzeit

Wenn ein Projekt von den ursprünglichen Annahmen abweicht, ist es besser die Kunden von Verzögerungen oder einer Kostenüberschreitung zu warnen, bevor diese eintreten. Aber Sie können leicht die Warnsignale übersehen, wenn Sie nicht den Status Ihrer Projekte in Echtzeit verfolgen.

Zu oft sind Manager vom Scope Creep am Ende des Projekts überrascht. Wenn Sie erst 30% der Projektleistung hinter sich haben, aber nur mehr 10% vom Budget und den Ressourcen, dann sollte dieser erleuchtende Moment kommen, bevor es zu spät ist irgendeine sinnvolle Handlung zu setzen. Ein Einblick in das Projekt in Echtzeit, kann Ihr Team dabei unterstützen, potentielle Feuer in Echtzeit zu löschen. Sie können schnelle Vergleiche zwischen aktuellen Daten und Ihren Einschätzungen machen. So können Sie rechtzeitig erkennen ob Sie von den Projektkosten und der Zeit abweichen. Dafür müssen Sie jedoch beides, Echtzeit-Daten und historische Daten, sammeln.

Detaillierter Einblick

Um Ihr Team und Ihre Kunden von potentiellen Problemen fernzuhalten, spielt ein Einblick in Echtzeit eine kritische Rolle. Aber wie genau sind Ihre Daten, die sie sammeln? Wenn Sie nicht die Details dahinter sehen können wie Sie die Zeit verbracht haben, dann wird dieser Einblick nicht wirklich für Sie brauchbar sein. Eine vage, unbestimmte Beschreibung wie die Zeit verwendet wird, wie beispielsweise “Planung”, ist nicht ausreichend. Sie benötigen detaillierte Informationen, die mit spezifischen Ressourcen, Aufgaben, Tätigkeiten und Kosten in Bezug gebracht werden können. Es soll Ihnen möglich sein, die Daten in vielfältiger Weise auseinander zu nehmen um die am meisten relevanten Einsichten zu erhalten. Das gestaltet sich jedoch ohne Zugang zu spezifischen Entscheidungen die getroffen wurden, Ressourcen die dabei eingesetzt wurden und Zeit, die für jeden einzelnen dieser Schritte des Weges aufgewendet wurde, als schwierig. Das macht den Unterschied zwischen dem Erkennen von aktuellen Mustern und Trends Ihrer Geschäftstätigkeit. Oder bloß dem Erkennen von offensichtlichen Ausreißern.

Herausforderung 2: Projekte abschätzen und Unsicherheiten vorhersagen

Projektplanung ist ein Spiel aus Einschätzungen zu Budgets, Zeit, Verteilung der Ressourcen und mehr. Zu oft verlassen sich Projektmanager dabei aber auf das Raten. Anstelle auf Daten um diese Zahlen zu bestimmen. Dieses Problem hat sich mit dem Ansteigen der pauschal-kalkulierten Projekte verschärft. Was natürlich weniger Spielraum für Fehler bei den Projektkosten und Zeitbudget-Einschätzungen erlaubt.

Hinzu kommen die Schwankungen, die für diese Branche üblich sind. Diese stellen zusätzlich eine Variable zur Projektplanung dar. Ein plötzlicher Zustrom von Projekten kann die Ressourcen ausdünnen und möglicherweise Deadlines verschieben.

Wie Sie diese Herausforderung lösen:

Historischer Einblick

Ein datenbasierter Zugang bei der Projektplanung ist unverzichtbar, speziell beim Management von Projekten, die pauschal kalkuliert sind. Schätzen Sie Ihre Projektkosten üblicherweise zu niedrig ein? Benötigen Sie mehr Ressourcen für einen Kunden als Sie ursprünglich angenommen haben? Diese gesammelten Informationen ermöglichen Ihnen Veränderungen und Rückschläge zu erwarten, bevor sie auftreten, anstelle darauf zu reagieren.

Ein Zugang zu Ihren historischen Daten erlaubt Ihnen zu verstehen wie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter wirklich bei spezifischen Projekten arbeiten und ermöglicht Ihnen Schätzungen, die auf Daten basieren. Historische Daten können Ihnen auch beispielsweise helfen Schwankungen bezüglich der Auslastung zu erwarten. Wenn Ihre Firma üblicherweise im Frühling ausgelastet ist, dann können Sie auf historischen Daten zugreifen und zusätzliche Ressourcen während dieser starken Periode anwerben.

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