Urlaubsverfall und Urlaubsübertrag in Deutschland – Das müssen Sie wissen

von Gabriele Kaier, 08.08.2025

Urlaubsansprüche sorgen oft für Unsicherheit – vor allem, wenn sie nicht vollständig genommen werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wann Urlaubstage verfallen, wie eine Übertragung ins Folgejahr möglich ist und welche Pflichten für Arbeitgebende gelten.

Resturlaub behalten statt verlieren – so geht’s richtig

Was passiert mit nicht genommenen Urlaubstagen? Verfallen sie automatisch oder können sie ins nächste Jahr übertragen werden? Klar ist: Der Verfall von Urlaubstagen ist an gesetzliche Vorgaben und bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Eine vorausschauende Urlaubsverwaltung hilft dabei, Fristen einzuhalten und den Überblick zu behalten – sowohl für Beschäftigte als auch für Arbeitgebende.

Gesetzliche Grundlagen: Urlaubsanspruch, Fristen & Verfall

Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) haben Arbeitnehmende in Deutschland bei einer Fünf-Tage-Woche Anspruch auf mindestens 24 Urlaubstage pro Jahr. Häufig werden zusätzlich vertraglich mehr Tage vereinbart. Grundsätzlich gilt: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen und gewährt werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Passiert diese nicht fristgerecht, kann Urlaub verfallen – jedoch nicht automatisch und nicht in jedem Fall. Hier greifen bestimmte Ausnahmen und Informationspflichten.

Urlaub übertragen: Wann und unter welchen Bedingungen möglich?

Eine Übertragung von Urlaubstagen ins nächste Kalenderjahr ist nur in Ausnahmefällen zulässig, zum Beispiel bei:

• Dringenden betrieblichen Gründen (z.B. Personalengpässe, hohe Auftragslage oder unvorhersehbare Arbeitsbelastung etc.)
• Persönlichen Gründen, die es verhindern, Urlaub zu nehmen (z.B. längere Krankheit der oder des Arbeitnehmenden)

In diesen Fällen darf der Resturlaub übertragen werden – muss aber bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden, sonst verfällt er endgültig.

Hinweispflicht beim Urlaubsverfall: Was Arbeitgebende leisten müssen

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat 2022 entschieden, dass der Verfall von Urlaub an eine Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers geknüpft ist. Diese müssen ihre Beschäftigten rechtzeitig, eindeutig und nachweislich informieren, dass:

• noch Resturlaub offen ist,
• dieser bis zum 31. Dezember (oder bis 31. März bei Übertragung) genommen werden muss,
• und andernfalls verfällt.

Wichtig: Ohne diesen Hinweis verfällt der Urlaub nicht – auch nicht nach Jahresende. Der Anspruch bleibt bestehen, bis die Information korrekt erfolgt ist.

Praxistipp: Eine schriftliche Erinnerung (z. B. per E-Mail oder Intranet) spätestens im Herbst schafft rechtliche Sicherheit.

Urlaub und Krankheit: Wann verfällt der Urlaubsanspruch?

Wird Urlaub krankheitsbedingt nicht genommen, bleibt der Anspruch zunächst bestehen. Krankheit gilt als persönlicher Grund, der eine Übertragung der Urlaubstage ins Folgejahr rechtfertigt (vgl. § 7 Abs. 3 BUrlG).

Anders sieht es bei einer lang andauernden Arbeitsunfähigkeit aus, die sich über das gesamte Urlaubsjahr erstreckt. Laut Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) verfällt der Urlaubsanspruch erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres.

Beispiel: Urlaub aus 2024 verfällt am 31. März 2026, wenn die betroffene Person durchgehend krank war. Auch hier gilt: Der Verfall tritt nur ein, wenn der Arbeitgebende zuvor ordnungsgemäß informiert hat.

Tarifverträge & Ausnahmen: Was zusätzlich gilt

In zahlreichen Branchen gelten ergänzende tarifvertragliche oder betriebliche Regelungen, wie etwa:

• längere Übertragungsfristen,
• zusätzliche Urlaubstage oder
• abweichende Verfallsregelungen.

Wichtig: Solche Sonderregelungen sind nur zulässig, wenn sie zugunsten der Beschäftigten ausfallen. Eine Schlechterstellung gegenüber dem Bundesurlaubsgesetz ist nicht erlaubt.

Praxis-Tipps: So vermeiden Sie Urlaubsverfall

Für Arbeitgebende:

• Führen Sie ein transparentes Urlaubskonto für alle Beschäftigten
• Erinnern Sie Mitarbeitende frühzeitig schriftlich
• Dokumentieren Sie Ihre Hinweise nachvollziehbar

Für Arbeitnehmende:

• Planen Sie Ihren Urlaub möglichst frühzeitig
• Beantragen Sie Resturlaub rechtzeitig vor Jahresende
• Informieren Sie sich bei längerer Krankheit über geltende Fristen zum Urlaubsverfall

Fazit: Urlaubsverfall & Urlaubsübertrag auf den Punkt gebracht

Der gesetzliche Urlaubsanspruch schützt Beschäftigte – kann aber verfallen, wenn bestimmte Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Zentral ist die rechtzeitige Information durch den Arbeitgebenden. Bei Krankheit oder tariflichen Sonderregelungen gelten abweichende Fristen. Wer auf Nummer sicher gehen will – als Arbeitgebender oder Arbeitnehmender – sollte den Urlaub rechtzeitig planen, kommunizieren und dokumentieren. So lassen sich Missverständnisse, Fristversäumnisse und rechtliche Konflikte vermeiden.

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