5 Gründe, warum Mitarbeitende Überstunden machen

von Gabriele Kaier, 14.10.2016

Die wenigsten Leute machen gerne Überstunden und die wenigsten Unternehmen möchten, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitsstunden über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus ausdehnen. Neben den Kosten, die Überstunden verursachen, wirken sich diese auch negativ auf die Gesundheit und Produktivität aus. Hier finden Sie 5 Gründe, warum Überstunden gemacht werden und wir geben Ihnen Tipps, wie man diese kürzen kann.

Diese Tätigkeiten zählen zu den Top-Five-Zeiträubern

1. Zu viel Arbeit

Die meisten Beschäftigten machen Überstunden, weil ihre reguläre Arbeitszeit nicht ausreicht, um ihre Arbeitsaufgaben erledigen zu können. Das wirft natürlich die Frage auf: Warum haben sie zu viel Arbeit? Es gibt natürlich Wochen, da lassen sich Überstunden nicht vermeiden, beispielsweise vor einer großen Veranstaltung oder vor einem Produkt-Launch. Aber wenn Mehrarbeit zur Regel wird, stimmt vielleicht etwas mit dem Arbeitspensum nicht. Dann ist es Zeit, sich die Aufgabenbeschreibung genauer anzusehen und die Aufgaben und Anforderungen zu evaluieren. Man kann überlegen, ob man die Person mit mehr Ressourcen unterstützen kann oder herauszufinden versuchen, ob diese Person eventuell von der Arbeit abgelenkt wird.

Unser Tipp: Setzen Sie sich zusammen und gehen Sie die einzelnen Projekte anhand der Aufzeichnungen aus der Projektzeiterfassung gemeinsam durch. Sehen Sie sich gemeinsam an, welche Aufgaben zusätzliche Arbeitsstunden verursachen. Überlegen Sie beide, ob man Aufgaben anders priorisieren oder möglicherweise an andere Kolleginnen und Kollegen delegieren könnte. Und ob eventuell zusätzliche Ressourcen freigemacht werden könnten.

2. Zu viele Besprechungen

Eine Befragung unter 250 HR-Manager*innen ergab, dass 25 Prozent der abgehaltenen Meetings überflüssig sind und ein Fünftel der HR-Verantwortlichen gaben als Kritikpunkt an, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verlaufen würde. Diese Besprechungen rauben regelrecht Arbeitsstunden, sodass so mancher erst am Abend oder in den späteren Nachtstunden zum Bearbeiten seiner eigentlichen Aufgaben kommt.

Unser Ratschlag: Hinterfragen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig ist und laden Sie nur Personen zur Besprechung, für die diese wichtig ist. Setzen Sie eine klare Agenda vor dem Meeting, starten Sie pünktlich und wenn möglich beenden Sie das Meeting wieder zeitig. Erstellen Sie nach der Besprechung ein Protokoll mit konkreten Zuständigkeiten. So weiß jede*r Beteiligte die nächsten Schritte und Aufgaben, für die er verantwortlich ist und das Projekt kann reibungslos fortgeführt werden. Hier finden Sie einen Meeting-Codex zum Downloaden.

3. Ablenkungen im Büro

Seit ungefähr 10 Jahren arbeiten die meisten Angestellten in offen gestalteten Großraum-Büros. Das kann gut sein, aber auch Nachteile haben: Einerseits fördert diese Arbeitsumgebung eine freie und offene Zusammenarbeit und Kommunikation. Auf der anderen Seite gibt es mehr Lärm und Ablenkungen im Büro. Das kann sich auf die Konzentration und Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auswirken und ein möglicher Grund für Überstunden sein. Laut Georg Brockt von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin hängt die Ablenkung von der generellen Lärmkulisse im Großraumbüro ab. Ein immer vorherrschendes Grundrauschen sei unbedenklich, bei bereits etwa 30 Dezibel Großraumbüro-Lärm, vergleichbar mit der Lautstärke in einer Bibliothek, kann ein lautes Gespräch bereits stören. Wenn der Lärm etwa 50 bis 55 Dezibel übersteigt, fühlen sich Menschen unabhängig von ihrer Tätigkeit häufig gestört.

Wie Sie das lösen könnten: Schauen Sie sich die Arbeitsumgebung Ihrer kritisch an und versuchen Sie die Problem-Bereiche herauszufinden. Es könnte sich herausstellen, dass einige Mitarbeitenden für Ihre Tätigkeiten ruhigere Bereiche bräuchten, als derzeit vorhanden sind. Viele Unternehmen beginnen bereits zu erkennen, dass es beides braucht, offene und geschlossene Arbeitsbereiche. Weitere hilfreiche Tipps, wie man das Arbeiten im Großraumbüro effizienter gestalten kann, finden Sie hier.

4. Zu viele E-Mails

2015 wurden laut einer Studie 112,5 Billionen Business-E-Mails weltweit täglich verschickt. Technische Geräte ermöglichen uns, dass wir überall und zu jeder Zeit kommunizieren können, wir sind 24/7 erreichbar. Das ist eine Herausforderung für beide Seiten: Führungskräfte und Vorgesetzte mailen zu jeder Zeit, fragen ihre Mitarbeitenden nach Infos oder Updates. Und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer überprüfen daher ständig Ihre E-Mail-Accounts, aus Angst, etwas Wichtiges zu verabsäumen.

Unser Tipp: Schicken Sie Ihren Beschäftigten weniger E-Mails, bevorzugen Sie vor allem bei komplexeren und längeren Inhalten den persönlichen Kontakt von Angesicht zu Angesicht. Fördern Sie eine Unternehmenskultur, wo die Leute nicht ständig in ihren E-Mail-Account schauen müssen, vor allem nicht nach Feierabend oder am Wochenende. Weitere Tipps, wie man mit Unterbrechungen umgeht, finden Sie auch in unserem folgenden Blog-Beitrag Multitasking.

5. Übereifriger Arbeitstyp

Manche Mitarbeitenden arbeiten mehr Stunden als ihre/seine Kolleginnen/Kollegen, weil diese vielleicht nach Anerkennung suchen oder einer Beförderung Ausschau halten. Das ist eine schwierige Situation, einerseits ist es gut, dass die Person so übereifrig und ehrgeizig ist, andererseits arbeiten sie möglicherweise nur über ihrer Zeit, um Bestätigung zu bekommen oder die eigene Karriereleiter hochzuklettern.

Wie Sie das lösen können: Sie sollten diesen Mitarbeitertyp registrieren und die Bemühungen dieses Beschäftigten schätzen. Aber stellen Sie gleichzeitig klar, dass für Sie die Qualität zählt. Legen Sie den Fokus auf die Entwicklung einer soliden Teamkultur. Bewerten Sie Ihre Mitarbeitenden generell ergebnisorientiert und nicht an den im Büro verbrachten Stunden und honorieren Sie großartige Arbeit. Und nicht zu vergessen: Was zählen sollte, sind zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht kurz vor dem Burnout stehen. Was auch nicht vergessen werden sollte: Viele Stunden im Büro könnten auch ein Zeichen mangelnder Produktivität und Moral sein.

Mit einer Zeiterfassung Überstunden unter Kontrolle halten

Mit einer Online Zeiterfassung haben Sie unternehmensweit und für alle Beschäftigten den Überblick über die geleistete Arbeitszeit und natürlich über Überstunden. Und Sie können die entsprechenden Regelungen dazu korrekt abbilden und von Ihrer Zeiterfassung berechnen lassen. Dank Mitarbeiterauswertungen können Sie rechtzeitig erkennen, wenn jemand Überstunden macht und erhalten ein gutes Bild, woran das liegen könnte. Wie Sie Überstunden mithilfe von TimeTac abbilden und berechnen, können Sie in unserer informativen Blogserie zum Thema nachlesen.