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Wie man Überstunden vermeiden kann

Von Gabriele Kaier, 03.05.2017, Lesezeit ca. 4 min.

Nicht nur dass Überstunden zu den größten laufenden Ausgaben vieler Unternehmen zählen. Diese korrekt zu managen, kann gegen Unzufriedenheit, Stress und Burnout bei Mitarbeitern helfen sowie teure Klagen vermeiden. Laut Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) liegt die Zahl der bezahlten Überstunden in Deutschland 2016 bei 820,9 Millionen, die der unbezahlten Überstunden bei 941,2 Millionen. Was können Sie tun um Überstunden effektiver zu managen um Ihr Unternehmen und auch Ihre Mitarbeiter zu schützen? Diese 4 Tipps sollen Ihnen helfen die größten Fallen und Überraschungen zu vermeiden.

Die Arbeitszeit erfassen

Überstunden immer unter Kontrolle haben

Mit einer Online Zeiterfassung haben Sie und Vorgesetzte unternehmensweit und für jeden einzelnen Mitarbeiter den Überblick über die geleistete Arbeitszeit und natürlich über Überstunden. Und Sie können die entsprechenden Regelungen dazu korrekt abbilden und diesen auf einfache Weise entsprechen.

Mitarbeiter-Auswertungen

Wenn ein Mitarbeiter jeden Monat Überstunden hat, kann man Auswertungen machen und sich individuell ansehen, woran das liegen könnte. Ob das an Personaleinsparungen oder zu vielen Projekten liegt oder ob der Mitarbeiter sich einfach gerne Überstunden ausbezahlen lässt. Mit diesem Gesamtüberblick erhält man ein gutes Bild, wie die Zeit verteilt wird und wo genau sie bei Projekten zugeteilt wird. So können Vorgesetzte fundierte Entscheidungen in Bezug auf Ressourcen treffen.

Aufrunden der Arbeitszeit vermeiden

Die Zeiterfassung verhindert auch das Aufrunden bei den Arbeitsstunden, das meist unbedacht gemacht wird, aber oft zu Gunsten des Arbeitnehmers ausfällt.

Eine Verteilung der Kompetenzen forcieren

In manchen Unternehmen summieren sich die Ausgaben für Überstunden bei bestimmten Mitarbeitern. Das liegt daran, dass kein anderer diese Aufgaben übernehmen kann. Aber nicht nur die Überstunden summieren sich, sondern es können auch Engpässe entstehen. Manche Arbeitnehmer sind am Maximum ihrer Auslastung, während andere wiederum unausgelastet sind. Streben Sie eine Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen an um die Belastung zu verteilen. Und achten Sie darauf, dass verschiedene Arbeitnehmer bei Projekten einspringen können, wenn das Arbeitspensum ansteigt und Notfälle eintreten.

Eine effektive Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen kann auch die Moral verbessern. Beispielsweise wenn man mehr Teammitglieder bei Schlüsselprojekten teilnehmen lässt und von anderen wiederum die Belastung nimmt.

Eine Kompetenzverteilung ermöglicht auch, dass man die Mitarbeiter flexibler planen kann. Zu oft sind Unternehmen gezwungen unter einzelnen Mitarbeitern mit Spezialwissen zu planen. Es ist natürlich weder möglich, noch ideal alle Aufgaben oder Fähigkeiten zu verteilen. Man sollte aber jene herausfiltern, die leicht von verschiedenen Arbeitnehmern erledigt werden können. So kann man die Überstunden drastisch reduzieren, während die Produktivität und Effizienz ansteigt.

Die eigenen Ressourcen richtig einschätzen

Bei der Planung der personellen Ressourcen geht es auch darum, die Mitarbeiter richtig einzuschätzen, sie am richtigen Ort und im richtigen Ausmaß einzusetzen. Beispielsweise sollte man wenig erfahrenen Mitarbeitern keine Projektverantwortung übertragen. Ein Anfänger muss vielleicht seine fehlende Erfahrung durch Überstunden kompensieren. Zusätzlich braucht er möglicherweise mehr Hilfe und belastet zusätzlich Kollegen und Vorgesetzte.

Prioritäten richtig setzen

Wenn es doch mal brennt, liegt es allein in der Hand des Managements, wie viel Druck an die Mitarbeiter weitergegeben wird. Es ist nun einmal nicht möglich, alles gleichzeitig zu erledigen. Wie sehr Überstunden in solchen Fällen ausufern, kann direkt von der Einschätzung von Vorgesetzten abhängen. Gerade jüngeren Führungskräften fehlt häufig die Erfahrung, Aufgaben richtig zu priorisieren. Eine Umstellung auf agile Projektmethoden hilft in solchen Phasen, schneller und flexibler auf unerwartete Entwicklungen reagieren zu können.

Überstunden können mit Ausgaben und Schwierigkeiten einhergehen – aber das muss nicht der Fall sein. Ein proaktives Management der Überstunden kann die Ausgaben reduzieren, das Unternehmen vor unangenehmen Gerichtsverfahren schützen und sogar unternehmensweit die Moral verbessern.

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