5 Gründe, warum Mitarbeitende Überstunden machen

von Gabriele Kaier, 04.06.2024

Niemand arbeitet gerne Überstunden und auch Unternehmen bevorzugen es, wenn ihre Mitarbeitenden innerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten bleiben. Überstunden verursachen nicht nur zusätzliche Kosten, sondern können auch die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigen. Entdecken Sie hier fünf Gründe für Überstunden und erhalten Sie wertvolle Tipps, wie Sie diese reduzieren können.

Zu viele Überstunden? Das sind die Top-Five-Zeiträuber

1. Zu viel Arbeit

Bei vielen Mitarbeitenden reicht ihre reguläre Arbeitszeit einfach nicht aus, um alle Aufgaben zu bewältigen. Hier stellt sich die drängende Frage: Warum haben sie zu viel Arbeit? Sicherlich gibt es Wochen, in denen Überstunden unvermeidbar sind – etwa vor großen Veranstaltungen oder Produkt-Launches. Doch wenn Mehrarbeit zur Gewohnheit wird, stimmt wahrscheinlich etwas nicht mit dem Arbeitspensum. Dann ist es höchste Zeit, die Aufgabenbeschreibung und Anforderungen genau unter die Lupe zu nehmen. Überlegen Sie, wie Sie die betroffene Person mit zusätzlichen Ressourcen unterstützen können. Oder, ob Ablenkungen am Arbeitsplatz die Ursache sind.

Unser Tipp: Setzen Sie sich gemeinsam hin und analysieren Sie die Projekte anhand der Aufzeichnungen aus der Projektzeiterfassung. Betrachten Sie zusammen, welche Aufgaben die meisten zusätzlichen Arbeitsstunden fordern. Überlegen Sie, ob man diese Aufgaben anders priorisieren oder an andere Kolleginnen und Kollegen delegieren kann. Vielleicht können auch zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden.

2. Unnötige Besprechungen

Meetings sind grundsätzlich sinnvoll, wenn beispielsweise gemeinsam Probleme gelöst, Prozesse abgestimmt oder neu angepasst werden. Aber Manager und Mitarbeitende verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, Tendenz steigend. Stop the Meeting Madness: 65 Prozent von 182 befragten leitenden Manager klagen, dass zu viele Besprechungen sie von der Arbeit abhalten. Endlose Besprechungen stehlen wertvolle Arbeitszeit und zwingen viele dazu, ihre eigentlichen Aufgaben erst am Abend oder sogar in den späten Nachtstunden zu erledigen.

Unser Ratschlag: Hinterfragen Sie kritisch, ob ein Meeting wirklich notwendig ist und laden Sie nur diejenigen ein, für die es relevant ist. Erstellen Sie eine klare Agenda, die alle Teilnehmenden im Voraus kennen, und starten Sie pünktlich. Noch wichtiger: Beenden Sie das Meeting rechtzeitig. Erfassen Sie nach der Besprechung die vereinbarten Aufgaben und Zuständigkeiten in einem Protokoll. So weiß jede und jeder ganz genau, was als Nächstes zu tun ist, und das Projekt kann reibungslos weiterlaufen. Hier lesen Sie unseren Blogpost dazu: 5 Tipps für produktive Meetings!

3. Ablenkungen im Büro

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Open-Space-Büros, um die Zusammenarbeit und Kommunikation unter den Mitarbeitenden zu verbessern. Diese Umgebung hat ihre Vorteile, kann aber auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Einerseits fördert sie eine freie und offene Zusammenarbeit sowie Kommunikation. Andererseits beeinträchtigen Lärm und Ablenkungen die Konzentration und Produktivität Ihrer Mitarbeitenden, was wiederum zu Überstunden führen kann. Georg Brockt von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin betont, dass die Ablenkung stark von der Lärmkulisse im Großraumbüro abhängt. Ein konstantes Hintergrundgeräusch ist unbedenklich, aber bereits bei 30 Dezibel – vergleichbar mit einer Bibliothek – kann ein lautes Gespräch störend wirken. Ab einer Lautstärke von 50 bis 55 Dezibel fühlen sich Menschen häufig gestört, unabhängig von ihrer Tätigkeit.

Wie Sie das lösen könnten: Werfen Sie einen kritischen Blick auf die Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeitenden. Identifizieren Sie problematische Bereiche und überlegen Sie, ob einige Mitarbeitende ruhigere Zonen für ihre Tätigkeiten benötigen. Viele Unternehmen erkennen zunehmend, dass es sowohl offene als auch geschlossene Arbeitsbereiche braucht. Weitere hilfreiche Tipps, wie man das Arbeiten im Großraumbüro effizienter gestalten kann, finden Sie hier.

4. Zu viele E-Mails

2022 wurden weltweit jeden Tag rund 330 Milliarden E-Mails pro Tag verschickt und empfangen. Laut statista wird erwartet, dass diese Zahl auf mehr als 392 Milliarden täglich ausgetauschte E-Mails ansteigen wird. Technische Geräte ermöglichen uns, dass wir überall und zu jeder Zeit kommunizieren können, wir sind 24/7 erreichbar. Das ist eine Herausforderung für beide Seiten: Führungskräfte und Vorgesetzte mailen zu jeder Zeit, fragen ihre Mitarbeitenden nach Infos oder Updates. Und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer überprüfen daher ständig Ihre E-Mail-Accounts, aus Angst, etwas Wichtiges zu verabsäumen.

Unser Tipp: Schicken Sie Ihren Beschäftigten weniger E-Mails, bevorzugen Sie vor allem bei komplexeren und längeren Inhalten den persönlichen Kontakt von Angesicht zu Angesicht. Fördern Sie eine Unternehmenskultur, wo die Leute nicht ständig in ihren E-Mail-Account schauen müssen, vor allem nicht nach Feierabend oder am Wochenende. Weitere Tipps, wie man mit Unterbrechungen umgeht, finden Sie auch in unserem Blogbeitrag zum Thema Multitasking.

5. Übereifriger Arbeitstyp

Manche Mitarbeitende verbringen mehr Stunden im Büro als ihre Kolleginnen und Kollegen, weil sie nach Anerkennung suchen oder auf eine Beförderung hoffen. Das ist eine schwierige Situation. Einerseits zeigt es, dass diese Person äußerst engagiert und ehrgeizig ist. Andererseits könnte sie sich überarbeiten, nur um Bestätigung zu bekommen oder die Karriereleiter schneller zu erklimmen.

Wie Sie das lösen können: Beachten Sie diesen Mitarbeitertyp und würdigen Sie die Bemühungen dieses Menschen. Gleichzeitig sollten Sie klarstellen, dass für Sie die Qualität der Arbeit zählt, nicht die Anzahl der geleisteten Stunden. Konzentrieren Sie sich darauf, eine starke Teamkultur zu entwickeln. Bewerten Sie Ihre Mitarbeitenden ergebnisorientiert und nicht an den im Büro verbrachten Stunden. Honorieren Sie exzellente Arbeit und achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeitenden zufrieden sind und nicht am Rande eines Burnouts stehen. Denn nicht vergessen: Viele Stunden im Büro können auch ein Zeichen von mangelnder Produktivität und Moral sein.

Fazit

Überstunden sind eine Herausforderung für Mitarbeitende und Unternehmen. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit effizient nutzen, ohne ihre Gesundheit zu gefährden. Optimieren Sie die Aufgabenverteilung, reduzieren Sie unnötige Besprechungen, und schaffen Sie eine produktive Arbeitsumgebung. Fördern Sie ausgewogene Kommunikation, um das Wohlbefinden und die Produktivität zu steigern. So bekämpfen Sie „Zeiträuber“ effektiv und schaffen ein gesünderes, zufriedeneres Arbeitsumfeld.

Manchmal lassen sich Überstunden nicht vermeiden. In solchen Fällen ist es wichtig, dass alle Überstunden transparent und gesetzeskonform erfasst und abgerechnet werden. TimeTac unterstützt Sie dabei und berechnet Überstunden und Zuschläge automatisch nach Ihren Vorgaben.