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5 Gründe, warum Mitarbeiter Überstunden machen

Von Gabriele Kaier, 14.10.2016, Lesezeit ca. 8 min.

Die wenigsten Leute machen gerne Überstunden und die wenigsten Arbeitgeber möchten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus ausdehnen. Neben den Kosten, die Überstunden verursachen, zeigen Untersuchungen auch, dass sich Überstunden negativ auf die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter auswirken. Nach der EU-Statistikbehörde Eurostat arbeiten in der EU unter Vollzeiterwerbstätigen am längsten die Griechen, mit einer Wochenarbeitszeit von 44,2 Stunden. Auf Platz 2 befinden sich die Österreicher mit 43 Stunden, auf Platz 11 rangieren die Deutschen mit 41,5 Stunden. Hier finden Sie 5 Gründe, warum Mitarbeiter Überstunden machen und wir geben Ihnen Tipps wie man diese kürzen kann.

1. Zu viel Arbeit

Die meisten Arbeitnehmer machen Überstunden, weil ihre reguläre Arbeitszeit nicht ausreicht um ihre Arbeitsaufgaben erledigen zu können. Das wirft natürlich die Frage auf: Warum haben sie zu viel Arbeit? Es gibt natürlich Wochen, da lassen sich Überstunden nicht vermeiden, beispielsweise vor einer großen Veranstaltung oder vor einem Produkt-Launch. Aber wenn Mehrarbeit zur Regel wird, stimmt vielleicht etwas mit dem Arbeitspensum nicht. Dann ist es Zeit sich die Aufgabenbeschreibung des Mitarbeiters genauer anzusehen und die Aufgaben und Anforderungen zu evaluieren. Man kann überlegen, ob man den Mitarbeiter mit mehr Ressourcen unterstützen kann oder herauszufinden versuchen, ob diese Person eventuell von der Arbeit abgelenkt wird.

Unser Tipp:

Setzen Sie sich mit dem betroffenen Mitarbeiter zusammen und gehen sie die einzelnen Projekte anhand der Aufzeichnungen aus seiner Projektzeiterfassung gemeinsam durch. Sehen Sie sich gemeinsam an, welche Aufgaben zusätzliche Arbeitsstunden verursachen. Überlegen Sie beide, ob man Aufgaben anders priorisieren oder möglicherweise an andere Mitarbeiter delegieren könnte. Und ob eventuell zusätzliche Ressourcen freigemacht werden könnten.

Zu den größten Zeiträubern und Unterbrechern gehören Meetings und Emails.

2. Zu viele Besprechungen

Eine Befragung unter 250 HR-Managern ergab, dass 25 Prozent der abgehaltenen Meetings überflüssig sind und ein Fünftel der HR-Verantwortlichen gaben als Kritikpunkt an, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verlaufen würde.

Diese Besprechungen rauben regelrecht Arbeitsstunden, so dass so mancher erst am Abend oder in den späteren Nachtstunden zum Bearbeiten seiner eigentlichen Aufgaben kommt.

Unser Ratschlag:

Hinterfragen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig ist und laden sie nur Personen zur Besprechung, für die diese wichtig ist. Setzen Sie eine klare Agenda vor dem Meeting, starten sie pünktlich und wenn möglich beenden Sie das Meeting wieder zeitig. Erstelen Sie nach der Besprechung ein Protokoll mit konkreten Zuständigkeiten. So weiß jeder Beteiligte die nächsten Schritte und Aufgaben für die er verantwortlich ist und das Projekt kann reibungslos fortgeführt werden.

Hier finden Sie einen Meeting-Codex zum Downloaden.

3. Ablenkungen im Büro

Seit ungefähr 10 Jahren arbeiten die meisten Angestellten in offen gestalteten Großraum-Büros. Das kann gut sein, aber auch Nachteile haben: Einerseits fördert diese Arbeitsumgebung eine freie und offene Zusammenarbeit und Kommunikation. Auf der anderen Seite gibt es mehr Lärm und Ablenkungen im Büro. Das kann sich auf die Konzentration und Produktivität der Mitarbeiter auswirken und ein möglicher Grund für Überstunden sein.

Laut Georg Brockt von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin hängt die Ablenkung von der generellen Lärmkulisse im Großraumbüro ab. Ein immer vorherrschendes Grundrauschen sei unbedenklich, bei bereits etwa 30 Dezibel Großraumbüro-Lärm, vergleichbar mit der Lautstärke in einer Bibliothek, kann ein lautes Gespräch bereits stören. Wenn der Lärm etwa 50 bis 55 Dezibel übersteigt, fühlen sich Menschen unabhängig von ihrer Tätigkeit häufig gestört.

Eine Untersuchung der Universität von Californien, Irvine und Humboldt Universität, Berlin ergab, dass Büroangestellte alle 11 Minuten unterbrochen werden und sie bis zu 23 Minuten benötigen um wieder bei ihrer vorigen Arbeit anschließen zu können. Laut ZEIT.de verliert die amerikanische Volkswirtschaft durch ständige Unterbrechungen am Arbeitsplatz 588 Milliarden Dollar jährlich.

Wie Sie das lösen können:

Schauen Sie sich die Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeiter kritisch an und versuchen Sie die Problem-Bereiche herauszufinden. Es könnte sich herausstellen, dass einige Mitarbeiter für Ihre Tätigkeiten ruhigere Bereiche bräuchten, als derzeit vorhanden sind. Viele Unternehmen beginnen bereits zu erkennen, dass es beides braucht, offene und geschlossene Arbeitsbereiche.

Weitere hilfreiche Tipps wie man das Arbeiten im Großraum-Büro effizienter gestalten kann, finden Sie hier

4. Zu viele Emails

2015 wurden laut einer Studie 112.5 Billionen Business-Emails weltweit täglich verschickt. Technische Geräte ermöglichen uns, dass wir überall und zu jeder Zeit kommunizieren können, wir sind 24/7 erreichbar. Das ist eine Herausforderung für beide Seiten: Arbeitgeber und Vorgesetzte emailen zu jeder Zeit, fragen ihre Mitarbeiter nach Infos oder Updates. Und Arbeitnehmer überprüfen daher ständig Ihre Email-Accounts, aus Angst etwas wichtiges zu verabsäumen.

Unser Tipp:

Schicken Sie Ihren Mitarbeitern weniger Emails, bevorzugen Sie vor allem bei komplexeren und längeren Inhalten den persönlichen Kontakt von Angesicht zu Angesicht. Fördern Sie eine Unternehmenskultur, wo die Leute nicht ständig in ihren Email-Account schauen müssen, vor allem nicht nach Feierabend oder am Wochenende. Weitere Tipps, wie man mit Unterbrechungen umgeht, finden Sie auch in unserem folgenden Blog-Beitrag Multitasking.

5. Übereifriger Arbeitstyp

Manche Mitarbeiter arbeiten mehr Stunden als ihre Kollegen, weil sie vielleicht nach Anerkennung suchen oder nach einer Beförderung Ausschau halten. Das ist eine schwierige Situation, einerseits ist es gut, dass die Person so übereifrig und ehrgeizig ist, andererseits arbeiten sie möglicherweise nur über ihrer Zeit um Bestätigung zu bekommen oder die eigene Karriereleiter hochzuklettern.

Wie Sie das lösen können: Sie sollten diesen Mitarbeitertyp registrieren und die Bemühungen des Mitarbeiters schätzen. Aber stellen Sie gleichzeitig klar, dass für Sie die Qualität zählt. Legen Sie den Fokus auf die Entwicklung einer soliden Teamkultur. Bewerten Sie Ihre Mitarbeiter generell ergebnisorientiert und nicht an den im Büro verbrachten Stunden und honorieren Sie großartige Arbeit. Und nicht zu vergessen: Was zählen sollte ist ein zufriedener Mitarbeiter und kein überarbeiteter Mitarbeiter, der Ihnen aus zu brennen droht.

Was auch nicht vergessen werden sollte: Viele Stunden im Büro könnten auch ein Zeichen mangelnder Produktivität und Moral sein.

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