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5 Gründe, warum Mitarbeitende Überstunden machen

von Gabriele Kaier, 14.10.2016

Die wenigsten Leute machen gerne Überstunden und die wenigsten Arbeitgeber*innen möchten, dass Ihre Mitarbeiter*innen ihre Arbeitsstunden über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus ausdehnen. Neben den Kosten, die Überstunden verursachen, wirken sich diese auch negativ auf die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter*innen aus. Hier finden Sie 5 Gründe, warum Mitarbeiter*innen Überstunden machen und wir geben Ihnen Tipps wie man diese kürzen kann.

Diese Tätigkeiten zählen zu den Top Five-Zeiträubern

1. Zu viel Arbeit

Die meisten Arbeitnehmer*innen machen Überstunden, weil ihre reguläre Arbeitszeit nicht ausreicht um ihre Arbeitsaufgaben erledigen zu können. Das wirft natürlich die Frage auf: Warum haben sie zu viel Arbeit? Es gibt natürlich Wochen, da lassen sich Überstunden nicht vermeiden, beispielsweise vor einer großen Veranstaltung oder vor einem Produkt-Launch. Aber wenn Mehrarbeit zur Regel wird, stimmt vielleicht etwas mit dem Arbeitspensum nicht. Dann ist es Zeit sich die Aufgabenbeschreibung des Mitarbeiters genauer anzusehen und die Aufgaben und Anforderungen zu evaluieren. Man kann überlegen, ob man die/den Mitarbeiter*in mit mehr Ressourcen unterstützen kann oder herauszufinden versuchen, ob diese Person eventuell von der Arbeit abgelenkt wird.

Unser Tipp: Setzen Sie sich mit der/dem betroffenen Mitarbeiter*in zusammen und gehen sie die einzelnen Projekte anhand der Aufzeichnungen aus der Projektzeiterfassung gemeinsam durch. Sehen Sie sich gemeinsam an, welche Aufgaben zusätzliche Arbeitsstunden verursachen. Überlegen Sie beide, ob man Aufgaben anders priorisieren oder möglicherweise an andere Mitarbeiter*innen delegieren könnte. Und ob eventuell zusätzliche Ressourcen freigemacht werden könnten.

2. Zu viele Besprechungen

Eine Befragung unter 250 HR-Manager*innen ergab, dass 25 Prozent der abgehaltenen Meetings überflüssig sind und ein Fünftel der HR-Verantwortlichen gaben als Kritikpunkt an, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verlaufen würde.

Diese Besprechungen rauben regelrecht Arbeitsstunden, so dass so mancher erst am Abend oder in den späteren Nachtstunden zum Bearbeiten seiner eigentlichen Aufgaben kommt.

Unser Ratschlag: Hinterfragen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig ist und laden sie nur Personen zur Besprechung, für die diese wichtig ist. Setzen Sie eine klare Agenda vor dem Meeting, starten sie pünktlich und wenn möglich beenden Sie das Meeting wieder zeitig. Erstellen Sie nach der Besprechung ein Protokoll mit konkreten Zuständigkeiten. So weiß jede*r Beteiligte die nächsten Schritte und Aufgaben für die er verantwortlich ist und das Projekt kann reibungslos fortgeführt werden. Hier finden Sie einen Meeting-Codex zum Downloaden.

3. Ablenkungen im Büro

Seit ungefähr 10 Jahren arbeiten die meisten Angestellten in offen gestalteten Großraum-Büros. Das kann gut sein, aber auch Nachteile haben: Einerseits fördert diese Arbeitsumgebung eine freie und offene Zusammenarbeit und Kommunikation. Auf der anderen Seite gibt es mehr Lärm und Ablenkungen im Büro. Das kann sich auf die Konzentration und Produktivität der Mitarbeiter*innen auswirken und ein möglicher Grund für Überstunden sein.

Laut Georg Brockt von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin hängt die Ablenkung von der generellen Lärmkulisse im Großraumbüro ab. Ein immer vorherrschendes Grundrauschen sei unbedenklich, bei bereits etwa 30 Dezibel Großraumbüro-Lärm, vergleichbar mit der Lautstärke in einer Bibliothek, kann ein lautes Gespräch bereits stören. Wenn der Lärm etwa 50 bis 55 Dezibel übersteigt, fühlen sich Menschen unabhängig von ihrer Tätigkeit häufig gestört.

Wie Sie das lösen könnten: Schauen Sie sich die Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeiter*innen kritisch an und versuchen Sie die Problem-Bereiche herauszufinden. Es könnte sich herausstellen, dass einige Mitarbeiter*innen für Ihre Tätigkeiten ruhigere Bereiche bräuchten, als derzeit vorhanden sind. Viele Unternehmen beginnen bereits zu erkennen, dass es beides braucht, offene und geschlossene Arbeitsbereiche. Weitere hilfreiche Tipps wie man das Arbeiten im Großraum-Büro effizienter gestalten kann, finden Sie hier

4. Zu viele Emails

2015 wurden laut einer Studie 112.5 Billionen Business-Emails weltweit täglich verschickt. Technische Geräte ermöglichen uns, dass wir überall und zu jeder Zeit kommunizieren können, wir sind 24/7 erreichbar. Das ist eine Herausforderung für beide Seiten: Arbeitgeber*innen und Vorgesetzte emailen zu jeder Zeit, fragen ihre Mitarbeiter*innen nach Infos oder Updates. Und Arbeitnehmer*innen überprüfen daher ständig Ihre Email-Accounts, aus Angst etwas wichtiges zu verabsäumen.

Unser Tipp: Schicken Sie Ihre*n Mitarbeiter*innen weniger Emails, bevorzugen Sie vor allem bei komplexeren und längeren Inhalten den persönlichen Kontakt von Angesicht zu Angesicht. Fördern Sie eine Unternehmenskultur, wo die Leute nicht ständig in ihren Email-Account schauen müssen, vor allem nicht nach Feierabend oder am Wochenende. Weitere Tipps, wie man mit Unterbrechungen umgeht, finden Sie auch in unserem folgenden Blog-Beitrag Multitasking.

5. Übereifriger Arbeitstyp

Manche Mitarbeiter*innen arbeiten mehr Stunden als ihre/seine Kolleginnen/Kollegen, weil diese vielleicht nach Anerkennung suchen oder einer Beförderung Ausschau halten. Das ist eine schwierige Situation, einerseits ist es gut, dass die Person so übereifrig und ehrgeizig ist, andererseits arbeiten sie möglicherweise nur über ihrer Zeit um Bestätigung zu bekommen oder die eigene Karriereleiter hochzuklettern.

Wie Sie das lösen können: Sie sollten diesen Mitarbeitertyp registrieren und die Bemühungen dieses Beschäftigten schätzen. Aber stellen Sie gleichzeitig klar, dass für Sie die Qualität zählt. Legen Sie den Fokus auf die Entwicklung einer soliden Teamkultur. Bewerten Sie Ihre Mitarbeiter*innen generell ergebnisorientiert und nicht an den im Büro verbrachten Stunden und honorieren Sie großartige Arbeit. Und nicht zu vergessen: Was zählen sollte ist ein*e zufriedene*r Mitarbeiter*in und kein*e überarbeitete*r Mitarbeiter*in, die/der Ihnen aus zu brennen droht. Was auch nicht vergessen werden sollte: Viele Stunden im Büro könnten auch ein Zeichen mangelnder Produktivität und Moral sein.

Mit einer Zeiterfassung Überstunden unter Kontrolle halten

Mit einer Online Zeiterfassung haben Sie unternehmensweit und für jede*n einzelne*n Mitarbeiter*in den Überblick über die geleistete Arbeitszeit und natürlich über Überstunden. Und Sie können die entsprechenden Regelungen dazu korrekt abbilden und von Ihrer Zeiterfassung berechnen lassen. Dank Mitarbeiterauswertungen können Sie rechtzeitig erkennen, wenn ein*e Mitarbeiter*in Überstunden macht und erhalten ein gutes Bild, woran es liegen könnte, dass ein*e Mitarbeiter*in viele Überstunden hat. Wie Sie Überstunden mit Hilfe von TimeTac abbilden und berechnen, können Sie in unserer informativen Blogserie zum Thema nachlesen.

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