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Wie Sie Ihr Team zum Erfassen von Arbeitszeit motivieren

Von Gabriele Kaier, 05.10.2016, Lesezeit ca. 4 min.

Nicht effizient eingesetzte Arbeitszeit kostet Produktivität und damit Geld. Zeit ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren in Unternehmen. Für die erfolgreiche Projektplanung ist es wichtig, dass Sie wissen wie lange einzelne Tätigkeiten und das gesamte Projekt dauern wird. Ganz simpel zusammengefasst: Sie müssen wissen, wie viel Ihre Stunden und die Ihrer Mitarbeiter im Team wert sind. Nur so können Sie sicher sein, dass Sie nicht mehr für ein Projekt ausgeben, wie Sie damit verdienen werden. Wie kann man also sein Team davon überzeugen, die Zeiterfassung auf Tätigkeiten und Projekte als Unterstützung und nicht als lästige Zusatzaufgabe zu sehen? Wir haben für Sie 7 Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihr Team vom richtigen Einsatz der Zeiterfassung überzeugen können.

Kommunizieren Sie die Vorteile von Team-Zeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur für Sie als Vorgesetzter da, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Gehen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team versteht, wofür Sie die Daten aus der Zeiterfassung benötigen und wie Ihre Mitarbeiter, Ihr Unternehmen und Ihre Kunden davon profitieren. Lesen Sie hier die Vorteile der Zeiterfassung für Mitarbeiter

Tipp 1: Eine ehrliche und klare Kommunikation schafft Vertrauen: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht erklären, warum sie die Zeit erfassen, entsteht ein Gefühl von „Überwachung“.

Gehen Sie sicher, dass Ihr Team klare Vorgaben bekommt

Wenn Sie wollen, dass die Zeiterfassung in Ihrem Team aussagekräftig funktioniert, benötigen Sie ein maßgeschneidertes System. Ihre Auswertungen werden unbrauchbar sein, wenn die Mitarbeiter die Zeit nicht unter den richtigen Projekten erfassen oder wenn sie die falschen Tätigkeiten oder Benennungen erfassen. Bevor Ihr Team also mit der Zeiterfassung startet, erklären Sie allen beteiligten Personen, wie sie es richtig anwenden.

Tipp 2: Wenn Ihr Team versteht, warum etwas in bestimmter Weise gemacht wird, werden alle Teammitglieder das Zeiterfassungssystem schneller annehmen.

Helfen Sie jedem Team-Mitarbeiter bei den Basis-Einstellungen in der Zeiterfassungssoftware

Mit TimeTac ist die Team-Zeiterfassung extrem einfach und man benötigt kaum eine Anleitung. Überlegen Sie dennoch, wie Sie Ihre Mitarbeiter bei den ersten Schritten unterstützen können, damit sie die Zeiterfassung gut annehmen.

Tipp 3: Je weniger Hürden zwischen Anwender und System bestehen, desto schneller nimmt Ihr Team dieses an. Umgekehrt gilt: Was man nicht versteht oder erklärt bekommt, wendet man nicht (richtig bzw. gerne) an.

Teilen Sie die Auswertungen mit Ihrem Team

Tipp 4: Das Teilen der Auswertungen ist ein wichtiger Weg zur Vertrauensbildung im Team. Verwenden Sie einen Bildschirm oder ähnliches, um Zeiterfassungsdaten zu veröffentlichen.

So können die Mitarbeiter den Einfluss ihrer Arbeit in Echtzeit sehen – das trägt mitunter dazu bei, dass sie sich über effizientere Lösungswege Gedanken machen. Es ist aber andererseits von größter Wichtigkeit, dass Sie Ergebnisse, mit denen Sie als Vorgesetzter unzufrieden sind, nicht öffentlich an den Pranger stellen. Bedenken Sie dabei: Vertrauen im Team ist schwer aufzubauen, aber schnell gebrochen!

Nachbearbeitung und Fragen nach Feedback

Ihre Mitarbeiter sind die größten Experten in Ihrem Fachbereich, weil sie sich täglich mit den Feinheiten in ihrem Gebiet auseinandersetzen. Ihr laufendes Feedback ist von unschätzbarem Wert für Sie und Ihr Team, um gute Entscheidungen zu treffen und Anpassungen vorzunehmen.

Tipp 5: Wenn Ihre Team-Mitglieder Probleme, Anliegen oder Vorschläge haben, nehmen Sie diese Rückmeldungen auf und verbessern Sie Abläufe und Prozesse. Rückfragen sind auch eine gute Möglichkeit, Ihrem Team zu zeigen, dass Sie ihre Meinung schätzen.

Tipp 6: Involvieren Sie Ihr Team auch, wenn Sie mit der Auswertung der Zeiterfassungsdaten beginnen. Zusammen haben Sie eine größere Chance, Optimierungsmöglichkeiten zu entdecken.

Anerkennung für exaktes Erfassen

Tipp 7: Belohnungen sind ein wirkungsvoller Weg, Mitarbeiter zu motivieren.

Hier kommt das Konzept des “positiven Verstärkers” aus der Lernpsychologie zum Tragen: Das erwartete Verhalten nimmt in der Zukunft zu, wenn positive Reize geboten werden.

Wenn Sie keine finanziellen Anreize setzen wollen, die sich auf die Team-Zeiterfassung beziehen, können Sie andere Arten von Benefits wie zusätzliche Freizeit oder kleine Geschenke anbieten.

TimeTac unterstützt Sie nicht nur bei der Team-Zeiterfassung, sondern auch bei der Planung & dem Controlling Ihrer Projekte. Informieren Sie sich noch heute über optimale Zeiterfassungssysteme für Ihr Unternehmen und testen Sie TimeTac jetzt kostenlos und unverbindlich.

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