Betriebsrat und Betriebsrätin: Welche Rolle spielen sie bei der Einführung einer Zeiterfassung?

von Gabriele Kaier, 12.07.2023

Immer wieder erleben wir in unserer Praxis, dass die Arbeitnehmervertretung eines Betriebes zu spät mit der Neueinführung einer Zeiterfassung konfrontiert wird. Aber warum ist es wichtig, den Betriebsrat / die Betriebsrätin rechtzeitig in den Prozess zu involvieren? Und welche Rechte haben sie bei der Einführung einer Zeiterfassung überhaupt?

Warum Sie die Arbeitnehmervertretung rechtzeitig in den Prozess einer Zeiterfassung involvieren sollten

Der Betriebsrat / die Betriebsrätin ist die gewählte Vertretung der Arbeitnehmenden und setzt sich daher für deren Interessen ein. Als Arbeitnehmervertretung verfügt diese/r somit über einige Mitbestimmungs-, Beratungs- und Informationsrechte. Wie sieht das bei der Einführung einer Zeiterfassung aus? Warum ist es sinnvoll, die Arbeitnehmervertretung von Anfang an in den Prozess einzubinden?

Diese Informationen sind für die Arbeitnehmervertretung wichtig

Wie so oft ist Kommunikation das A und O für ein gutes Gelingen: Wir empfehlen Ihnen, die Belegschaftsvertretung unbedingt bereits im Prozess der Anschaffung in Ihr Stakeholder-Management miteinzubeziehen. So räumen Sie mögliche Konflikte, Sorgen und Ängste rechtzeitig aus dem Weg. Holen Sie sich den Betriebsrat / die Betriebsrätin, als Vertretung Ihrer Arbeitnehmenden und zukünftigen Nutzenden der Zeiterfassung „ins gemeinsame Boot“.

Nicht Kontrolle, aber Chance für mehr Transparenz und Fairness

Eine transparente Zeiterfassung schafft ein faires Umfeld für alle Mitarbeitenden. Durch die objektive Messung der Arbeitszeit werden Leistung und Anstrengungen anerkannt und belohnt. Es wird auch einfacher, Überstunden oder Urlaubstage zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden gerecht entlohnt werden.

Die Gewährleistung des Datenschutzes

Wie wird in Ihrem Unternehmen mit DSGVO und nationalen Regelungen umgegangen? Prüfen Sie, inwieweit Sie diese Verordnungen bei Anschaffung einer neuen Zeiterfassung berücksichtigen müssen. Details dazu finden Sie in unserem Blogpost: Zeiterfassung und DSGVO.

Privacy Policy und AGBs

Hierbei legt das anbietende Unternehmen offen, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Leistungen, Angebote und Vereinbarungen mit dem Kunden / der Kundin. (Privacy Policy und AGBs von TimeTac)

Binden Sie alle Anwendergruppen frühzeitig ein!

Wer auf der Suche nach einer passenden Lösung zur Zeiterfassung ist, sollte vor der Marktanalyse die Ausgangssituation analysieren und im Zuge dessen einige wesentliche Fragen beantworten. Unter anderem, wer die Stakeholder im Unternehmen sind sowie welche Einstellungen, Motive und Ziele diese haben:

• Welche Anwendergruppen (z. B. Innendienst, Außendienst, etc.) gibt es im Unternehmen?
• Welche Herausforderungen haben die Userinnen und User und warum haben sie diese? (Wie erfassen Sie die Zeit? Mobiltelefon, Computer, Terminal?)
• Welche Unterstützung wird je Anwendergruppe benötigt und wie lässt sich diese zur Verfügung stellen?
• Wer hat welche Erwartungen an die Lösung?

Eine Lösung zur Zeiterfassung sollte nur dann in die engere Auswahl kommen, wenn sie auf die konkrete Ausgangssituation in Ihrem Unternehmen Rücksicht nimmt – das ist Ihre individuelle Situation im Betrieb: Die Anforderungen und Rahmenbedingungen von Ihnen und Ihren Mitarbeitenden stehen dabei im Vordergrund! Erst wenn Sie diese Fragen vor der Marktanalyse beantwortet haben, können Sie sich Gedanken über die Kriterien der Auswahl machen. Die Kriterien liefern Ihnen dann eine Struktur für den Vergleich von Software und Lösungen zur Zeiterfassung.

Hat der Betriebsrat / die Betriebsrätin Mitbestimmungsrechte bei der Einführung einer Zeiterfassung?

Die rechtliche Situation in Österreich

Der Betriebsinhaber / die Betriebsinhaberin benötigt in Österreich die Zustimmung des Betriebsrates / der Betriebsrätin, sofern die Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Kontrollsystemen die Menschenwürde berühren (vgl. § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG). Mit der Formulierung „die Menschenwürde berühren“ soll verhindert werden, dass Arbeitgebende ein (technisches) Kontrollsystem der Arbeitszeiterfassung einführen, das über ein berechtigtes Kontrollinteresse hinaus, überschießende Kontrollmöglichkeiten einräumt.

Bei „einfachen“ Zeiterfassungssystemen, wie einer Stechuhr, können Arbeitgebende diese grundsätzlich auch einseitig einführen. Es besteht für den Betriebsrat / die Betriebsrätin ebenso wie für den Betriebsinhaber / die Betriebsinhaberin die Möglichkeit, gem. § 97 Abs. 1 1 i.V.m. Abs. 2 ArbVG hierüber eine Betriebsvereinbarung vor einer bei den Arbeitsgerichten einzurichtenden Schlichtungsstelle zu erzwingen.

Handelt es sich beim Arbeitszeiterfassungssystem hingegen um eine Kontrollmaßnahme und ein technisches Kontrollsystem, welches die Menschenwürde berührt, benötigen Betriebsinhabende in Österreich die Zustimmung des Betriebsrats / der Betriebsrätin (vgl. § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG). Existiert keine Arbeitnehmervertretung, so bedarf es der Zustimmung aller betroffenen Arbeitnehmenden. Führt das Unternehmen ein Zeiterfassungssystem, welches die Menschenwürde berührt, ohne Zustimmung der Betroffenen ein, so besteht ein klagbarer Anspruch darauf, dass die Arbeitgebenden das Zeiterfassungssystem wieder abschaffen. Arbeitgebenden steht hierbei nicht die Möglichkeit, durch die Schlichtungsstelle zu, die Verweigerung der Zustimmung überprüfen zu lassen. Betriebsrat oder Betriebsrätin haben in diesem Fall quasi ein Vetorecht.

Ein System der Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Daten wurde von der Rechtsprechung als die Menschenwürde berührend eingestuft.

Bei einem elektronischen Zeiterfassungssystem, welches nicht nur die Arbeitszeit aufzeichnet, sondern auch die technische Erfassung weiterer Personaldaten ermöglicht, darf der / die Arbeitgebende gem. § 96 a ArbVG nicht ohne Betriebsvereinbarung einführen. Verweigert der Betriebsrat / die Betriebsrätin hierbei seine Zustimmung, kann das Unternehmen aber eine Überprüfung von der Schlichtungsstelle vornehmen. Sollte die Verweigerung der Zustimmung nicht sachlich gerechtfertigt sein, kann die Schlichtungsstelle die Zustimmung des Betriebsrats / der Betriebsrätin ersetzen.

Die rechtliche Grundlage dafür in Deutschland

In Deutschland steht dem Betriebsrat / der Betriebsrätin, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, bei der Einführung und Anwendung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht zu.

Im Mai 2023 beschloss das Landesarbeitsgericht München: Der Betriebsrat / die Betriebsrätin hat ein Initiativrecht für die Ausgestaltung der Zeiterfassung. Damit kann eine Regelung darüber erzwungen werden, wie die Arbeitszeiten im Unternehmen erfasst werden. Gerade die Entscheidung über die beste Art der Zeiterfassung sei Gegenstand der Mitbestimmung der / des – regelmäßig örtlichen – Betriebsrätin / Betriebsrats. Dabei ist es egal, ob es sich um mobile Zeiterfassung, Zeiterfassung mit Fingerprint oder ein klassisches Zeiterfassungsterminal handelt. Der Beschluss des LAG München ist noch nicht rechtskräftig.

Ausgehend für den Beschluss war ein aktueller Streitfall, bei dem ein Unternehmen noch Entwicklungen abwarten wollte, bevor eine Zeiterfassung für Außendienstmitarbeitende eingeführt wird. Das Unternehmen gab an, sich zwar bereits für eine Zeiterfassung für den Innendienst entschieden zu haben, jedoch wollte man abwarten, ob auch der Außendienst von den zukünftigen Regelungen betroffen sein wird. Die Arbeitgebenden können sich nicht darauf berufen, „noch nicht entschieden zu haben, ob sie sich rechtmäßig verhalten und der Pflicht zum Handeln nachkommen möchten”.

Unser Fazit für Sie

Das bedeutet nun:

• Es ist Zeit für die Einführung eines Zeiterfassungssystems, das Ihnen auch Flexibilität bietet. TimeTac ist individuell anpassbar. Entscheiden Sie sich dafür, die Zeiterfassung nur für 25 Personen in Ihrem Unternehmen einzuführen, können Sie jederzeit für andere Angestellte nachjustieren. Zudem ist es möglich, verschiedene Module für unterschiedliche Personen zu buchen – bezahlt wird nur, was wirklich benötigt wird.
• Sicherlich ist es ratsam, am besten bereits vor Beginn der Planung eines Zeiterfassungssystems die Arbeitnehmervertretung zu informieren und gemeinsam über die Einführung zu beraten. Die Einführung einer neuen Zeiterfassung ist ein großes Projekt für alle Beteiligten. Eine gute Zusammenarbeit aller Stakeholder von Beginn an stellt frühzeitig die Weichen für einen späteren Erfolg.