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Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung einer Zeiterfassung?

Von Gabriele Kaier, 21.09.2020, Lesezeit ca. 11 min.

Immer wieder erleben wir in unserer Praxis, dass die Arbeiternehmervertretung eines Betriebes zu spät mit der Neueinführung einer Zeiterfassung konfrontiert wird. Aber warum ist es wichtig, den Betriebsrat rechtzeitig in den Prozess zu involvieren? Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der Einführung einer Zeiterfassung? Wir möchten Sie in diesem Beitrag darüber informieren, warum der Betriebsrat entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Zeiterfassung im Unternehmen ist.

Warum Sie den Betriebsrat rechtzeitig in den Prozess einer Zeiterfassung involvieren sollten

Der Betriebsrat ist die gewählte Vertretung der Arbeitnehmer und setzt sich daher in seiner Rolle für die Interessen der Arbeitnehmer ein. Als Arbeitnehmervertretung verfügt dieser somit über einige Mitbestimmungs-, Beratungs- und Informationsrechte. Wie sieht das bei der Einführung einer Zeiterfassung aus? Warum ist es sinnvoll, den Betriebsrat von Anfang an in den Prozess einzubinden?

Hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei der Einführung einer Zeiterfassung?

Die rechtliche Situation in Österreich

Der Betriebsinhaber benötigt in Österreich die Zustimmung des Betriebsrates, sofern die Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Kontrollsystemen die Menschenwürde berühren (vgl. § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG).

In diese Regelung fallen auch die Überwachungstechnologien, welche die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers und die Einhaltung der Arbeitszeit überwachen. Grundsätzlich sind aber nur jene Überwachungsmaßnahmen zustimmungspflichtig, die die Menschenwürde berühren, beispielsweise Überwachungsmaßnahmen, die die Privatsphäre des Arbeitnehmers im Betrieb kontrollieren, wie die Installierung von Kameras, Systeme zur Auslastungskontrolle von Maschinen oder das Registrieren von Telefongesprächen.

Abhängig von den erfassten Informationen und Daten (Geolocation-Daten, IP-Adressen, Mitarbeiterstammdaten u.a.) Ihres Zeiterfassungssystems, empfiehlt es sich, für Ihr spezifisches System zu überprüfen, ob es unter diese Regelung fällt. Sollten Daten aus Ihrem Zeiterfassungssystem in nachgelagerten Informationssystemen oder beispielsweise für die Lohnverrechnung weiterverarbeitet werden, überprüfen Sie mit einem Rechtsbeistand, ob eine Betriebsvereinbarung aufgrund § 96a (1) Z1 ArbVG notwendig ist.

Aber auch wenn es sich nicht um ein zustimmungspflichtiges System zur Zeiterfassung handeln sollte, was im jeweiligen Einzelfall rechtlich abzuklären ist, ist es empfehlenswert, die Einführung einer Zeiterfassungslösung mit dem Betriebsrat abzustimmen und darüber eine Betriebsvereinbarung zu schließen.

Die Arbeitszeiterfassung mit biometrischen Systemen stellt einen Sonderfall dar und erfordert die Zustimmung des Betriebsrates. Viele Betriebsräte fürchten diesbezüglich den Missbrauch persönlicher Mitarbeiterdaten. Obwohl heute Systeme verfügbar sind, wie beispielsweise bei der Zeiterfassung mittels Fingerabdruck, bei denen die biometrischen Daten des Mitarbeiters verschlüsselt gespeichert werden. Dennoch erfordert die Einführung für diese Art der Zeiterfassung die Zustimmung des Betriebsrates.

Die rechtliche Grundlage dafür in Deutschland

In Deutschland steht dem Betriebsrat, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, bei der Einführung und Anwendung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht zu. Das ist unabhängig davon, ob es sich um mobile Zeiterfassung, Zeiterfassung mit Fingerprint oder ein klassisches Zeiterfassungsterminal handelt. Dieses Recht kann notfalls auch erzwungen werden. Der Betriebsrat hat jedoch keine Mitbestimmung, welches Zeiterfassungssystem die Geschäftsführung einführt. Aber er darf mitbestimmen, wie das gewählte System in der Praxis umgesetzt werden soll.

Der Arbeitgeber sollte daher am besten bereits vor Beginn der Planung eines Zeiterfassungssystems den Betriebsrat informieren und gemeinsam über die Einführung beraten.

Kann der Betriebsrat eine Zeiterfassung rechtlich erzwingen?

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber in der EU die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer systematisch und vollständig erfassen müssen. Die Gestaltung der Zeiterfassung fällt in die Zuständigkeit der Staaten. Ob es hierbei zu neuen nationalen Gesetzen kommt oder ob die derzeitigen Gesetze dafür ausreichen, entscheiden die nationalen Gerichte.

Wir empfehlen Ihnen nicht auf ein neues Gesetz zu warten, sondern spätestens jetzt mit einer EuGH-konformen Arbeitszeiterfassung zu beginnen, um sich rechtskonform zu verhalten. Andernfalls gehen Sie das Risiko ein, später vor Gericht zu unterliegen: Denn Arbeitnehmer können bereits jetzt von ihrem Arbeitgeber verlangen, dass die Arbeitszeiten vollständig aufgezeichnet werden. Natürlich kann hier der Betriebsrat auch aktiv werden! Alle Details zum EuGH-Urteil können Sie hier nachlesen.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass Betriebsräte der Einführung eines Systems zur Zeiterfassung zumeist positiv gegenüber stehen. Heutzutage wird eine moderne Zeiterfassung von Seiten der Belegschaftsvertretung in den meisten Fällen nicht mehr nur als eine Maßnahme gesehen, die rein dem Arbeitgeber zur Kontrolle der Arbeitszeiten dient, sondern als Vereinfachung und Transparenz für die Arbeitnehmer wie beispielsweise zur Dokumentation von Ruhezeiten, Urlaub, Dienstreisen, Überstunden etc.

Es ist daher für die erfolgreiche Einführung Ihrer Zeiterfassung entscheidend, dass Sie nicht nur etwaige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats rechtlich abklären und berücksichtigen, sondern auch andere mögliche Anliegen der Belegschaftsvertretung frühzeitig klären und berücksichtigen, um für die Akzeptanz und optimale Nutzung der Zeiterfassung bei den Mitarbeitern in der Zukunft Sorge zu tragen.

Kommunikation ist das A und O für das Gelingen: Wir empfehlen Ihnen die Belegschaftsvertretung unbedingt bereits im Prozess der Anschaffung in Ihr Stakeholder-Management miteinzubeziehen um mögliche Konflikte, Sorgen und Ängste rechtzeitig aus dem Weg zu räumen und den Betriebsrat, als Vertretung Ihrer Arbeitnehmer und zukünftigen Nutzer der Zeiterfassung, „ins gemeinsame Boot zu holen“.

Diese Informationen sind für den Betriebsrat wichtig

Die Gewährleistung des Datenschutzes

Gerade für den Betriebsrat ist es von großem Interesse, wie mit den persönlichen Daten der Mitarbeiter bei einem neuen System zur Zeiterfassung in Hinblick auf die DSGVO und nationalen Regelungen umgegangen wird. Prüfen Sie inwieweit Sie als Betriebsinhaber diese Verordnungen bei Anschaffung einer neuen Zeiterfassung berücksichtigen müssen oder dafür zu einem großen Teil die Verantwortung abgeben können, wie das beispielsweise bei TimeTac der Fall ist. Details dazu finden Sie in unserem Blogpost: Zeiterfassung und DSGVO

Privacy Policy und AGBs des Anbieters

Hierbei legt der Anbieter der Zeiterfassung offen, wie personenbezogene Daten im Unternehmen verarbeitet werden. Den Allgemeinen Geschäftsbedingungen regelt die Leistungen, Angebote und Vereinbarungen mit dem Kunden. (Privacy Policy und AGBs von TimeTac)

Generell gilt: Binden Sie alle Anwendergruppen frühzeitig ein!

Wer auf der Suche nach einer passenden Lösung zur Zeiterfassung ist, sollte vor der Marktanalyse die Ausgangssituation analysieren und im Zuge dessen einige wesentliche Fragen beantworten. Unter anderem, wer die Stakeholder bzw. Anwender/Anwendergruppen im Unternehmen sind sowie welche Einstellungen, Motive und Ziele diese haben:

  • Welche Anwendergruppen gibt es im Unternehmen?
  • Welche Herausforderungen haben diese Anwender und warum haben sie diese?
  • Welche Unterstützung wird je Anwendergruppe benötigt und wie lässt sich diese Unterstützung zur Verfügung stellen?
  • Wer hat welche Erwartungen an die Lösung?

Eine Lösung zur Zeiterfassung sollte nur dann in die engere Auswahl kommen, wenn Sie auf die konkrete Ausgangssituation in Ihrem Unternehmen Rücksicht nimmt – das ist Ihre individuelle Situation im Betrieb: Die Anforderungen und Rahmenbedingungen von Ihnen und Ihren Mitarbeitern stehen dabei im Vordergrund! Erst wenn Sie diese Fragen vor der Marktanalyse beantwortet haben, können Sie sich Gedanken über die Kriterien der Auswahl machen. Die Kriterien liefern Ihnen dann eine Struktur für den Vergleich von Software und Lösungen zur Zeiterfassung.

Fazit

Die Einführung einer neuen Zeiterfassung ist ein großes Projekt für alle Beteiligten. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber als auch den anderen relevanten Anwendergruppen in Ihrem Betrieb von Beginn an, stellt frühzeitig die Weichen für einen späteren Erfolg.

Der Inhalt wurde nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert und aufbereitet. Dieser Blogbeitrag stellt jedoch keine rechtsverbindliche Auskunft dar!

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