5 Tipps wie Zeiterfassung zur Routine wird.

Vor allem in der ersten Zeit nach Einführung einer Online Zeiterfassung ist die größte Herausforderung sich daran zu erinnern, dass man diese im richtigen Moment macht. Es gibt so viele Dinge, die man sich im Arbeitsalltag merken muss, dass man das Drücken auf den Start-Button leicht vergessen kann. Im Nachhinein benötigt man wertvolle Zeit den Arbeitstag zu rekonstruieren und die Arbeitsstunden nachzutragen. Zeiterfassung soll automatisch funktionieren, ohne dass man viel darüber nachdenken muss. Hier finden Sie 5 Tipps wie Sie das Erfassen der Zeit zu einer Routinehandlung werden lassen.

Vor allem in der ersten Zeit nach Einführung einer Online Zeiterfassung ist die größte Herausforderung sich daran zu erinnern, dass man diese im richtigen Moment macht. Es gibt im Arbeitsalltag so viele Dinge, die man sich merken muss, dass man das Drücken auf den Start-Button leicht vergessen kann. Im Nachhinein benötigt man wertvolle Zeit den Arbeitstag zu rekonstruieren und die Arbeitsstunden nachzutragen. Zeiterfassung soll zur Routine werden, automatisch funktionieren, ohne dass man viel darüber nachdenken muss.

“Zwischen 30 und 50 Prozent unseres täglichen Handelns werden durch Gewohnheiten bestimmt”, sagt Bas Verplanken, Professor für Sozialpsychologie an der University of Bath in England. Gewohnheiten bestimmen unser Leben, einige davon erleichtern uns den Alltag. Mit den richtigen Tricks können wir uns diese Erkenntnis aus der Wissenschaft auch für das konsequente Erfassen der Zeit zunutze machen.

5 Tipps wie das Erfassen der Zeit zur Routine wird:

1. Legen Sie Ihre Ziele fest.

Der erste Schritt beim Schaffen einer Routine ist das Herausarbeiten der zugrunde liegenden Absicht. Sie sollten sich daher fragen, warum Sie ein Verhalten – die Zeiterfassung – zur Gewohnheit etablieren möchten. Das kann sich als schwierig erweisen. Manchmal gibt es Dinge, die wir machen müssen, ohne zu verstehen warum wir diese machen sollen. Das ist speziell dann der Fall, wenn Sie nicht die Idee dazu hatten, sondern von Ihrem Arbeitgeber dazu angehalten werden. Aber es ist wirklich wichtig die Absicht herauszuarbeiten, damit sie nicht gegen sich selbst ankämpfen, wenn Sie versuchen die Zeiterfassung zur Gewohnheit werden zu lassen.

Fragen Sie sich, was Sie und Ihr Unternehmen davon haben, wenn Sie die Zeit konsequent erfassen. Das könnten beispielsweise folgende Argumente sein:

  • Unternehmensstrukturen und Arbeitsabläufe können im Zeiterfassungssystem abgebildet und transparent gemacht werden.
  • Zeiterfassung kann einer Überbelastung vorbeugen.
  • Mit der Zeiterfassung kann man Leistungen nachweisen.
  • Zeiterfassung räumt jegliche Arbeitszeitkonflikte aus.
  • Mit genau erfassten Projektzeiten kann man Kunden besser abrechnen uvm.

2. Definieren Sie den Erfolg.

Was genau möchten Sie bei der Zeiterfassung zur Routine werden lassen? Soll jede Aufgabe einem Projekt zugeordnet werden? Möchten Sie erreichen, dass Sie die Zeiterfassung stoppen, wenn sie unterbrochen werden? Oder wenn Sie 5 Minuten Pause machen, dass die Zeiterfassung weiter läuft oder nicht? Nur wenn Sie klar definieren, was Ihr Ziel ist, dann wissen Sie was Sie tun müssen um dieses zu erreichen.

3. Finden Sie den auslösenden Reiz.

Hat man die erste Hürde, einen neuen Auslösereiz zu etablieren, geschafft, wird die Gewohnheit zum Selbstläufer. Am leichtesten wird Zeiterfassung zur Routine, wenn Sie diese jedes mal nach einer bereits existierenden Routinehandlung durchführen. Diese fungiert dann als der natürliche Auslöser für eine neue Gewohnheit. Wenn Sie beispielsweise Ihre To-dos auf todoist managen: Sobald Sie sich in der Früh einloggen und auf Ihre To-do-Liste blicken, sehen Sie, welche Aufgabe Sie für ein Projekt machen müssen. Danach gehen Sie gleich zur Zeiterfassung dieser Aufgabe über. Wenn Sie diese Aufgabe erledigt haben, wechseln Sie wieder auf Ihre To-do-Liste und starten eine neue Aufgabe usw. Das funktioniert natürlich mit allen anderen Tools wie Jira, Trello, Wunderlist, Gmail und weiteren ebenso.

Wenn Ihre Aktivitäten Sie vom Computer entfernen, dann überlegen Sie sich andere Gewohnheiten, die Sie bereits etabliert haben und die Sie mit der mobilen Zeiterfassung verbinden könnten: Wenn Sie beispielsweise zu einem Kunden fahren, dann starten Sie die TimeTac App beispielsweise gleich nach dem Angurten oder nachdem Sie das Navi eingestellt haben.

4. Arbeiten Sie eine Belohnung aus.

Wenn das gewünschte Verhalten mit einem deutlichen Auslösereiz gekoppelt und dann durch Belohnung verstärkt wird, wird das Verhalten zur bestehenden Routinehandlung. “Wenn wir die Erfahrung machen, dass ein bestimmtes Verhalten zu einer Belohnung führt, wiederholen wir es möglichst oft. Belohnungen erzeugen ein neuronal verankertes Verlangen, sie verändern das Gehirn”, sagt Wolfram Schultz, Professor für Neurowissenschaften an der University of Cambridge.

Bis sich Ihre Gewohnheit festigt, schaffen Sie sich ein Feedback, das Ihren Körper und Ihr Gehirn physisch erinnert. Der Trick für diese Belohnung sollte direkt erfolgen, physisch und so prägnant wie möglich sein. Belohnen Sie sich jedes mal wenn Sie sich erinnern, den Start-Button zu drücken. Schenken Sie sich beispielsweise ein Lächeln oder ballen Sie die Faust wie nach einem Sieg, jedesmal direkt nach dem Drücken des Start-Buttons. Auch wenn Ihnen dieses Verhalten eigenartig und übertrieben erscheint, dieser kleine Energieschub und die positive Einstellung helfen Ihnen Ihre Gewohnheit zu verstärken.

5. Schaffen Sie die richtigen Bedingungen.

Gehen Sie sicher, dass Sie Ihre Umgebung unterstützt, sich an Ihre Routinehandlung zu erinnern. Übertreiben Sie ruhig zu Beginn und setzen Sie lieber zu viel als zu wenige solcher Erinnerungshilfen ein.

Zum Beispiel können Sie TimeTac als Ihre Browser-Startseite einstellen, so dass die Zeiterfassung immer automatisch aufgeht, wenn Sie Ihren Browser öffnen. Oder platzieren Sie das TimeTac-Icon auf Ihrer Benutzeroberfläche. Oder lassen Sie sich über die Alarm-Funktion am Handy, über Ihren Online-Kalender, oder Post-its an die Erfassung der Zeit aufmerksam machen. Oder Sie senden sich jeden Tag in der Früh über Slack eine persönliche Nachricht um Sie daran zu erinnern.

Die Erfassung der Zeit wird Ihnen zu Beginn mühsam erscheinen, aber wenn diese in Ihre tägliche Routine übergeht, wird diese für Sie ganz selbstverständlich werden. Wie bei jeder Umstellung und Neueinführung von Unternehmensabläufen ist es wichtig sich Zeit zur Umgewöhnung zu geben und sich zu Beginn nicht zu überfordern. Den verringerten Verwaltungsaufwand und die vielen oben genannten Vorteile, die Sie mit einer Online-Zeiterfassung haben, werden Sie nach der Umstellung nicht mehr missen wollen.

Sie erfassen Ihre Arbeitszeit noch manuell und aufwendig mit Stundenzetteln? Überzeugen Sie sich von den Vorteilen einer Online Zeiterfassung und testen Sie jetzt TimeTac gleich kostenlos.