Fehlzeitenmanagement: So reduzieren Sie Krankenstände im Unternehmen

von Gabriele Kaier, 23.10.2025

Krankenstände wirken sich direkt auf Produktivität und Teamdynamik aus – Ausfälle belasten das Team, führen zu Verzögerungen und mindern die Motivation. Um Fehlzeiten nachhaltig zu reduzieren, ist es entscheidend, die Ursachen zu erkennen und gezielt gegenzusteuern. Entdecken Sie sieben praxisnahe Strategien für ein effektives Fehlzeitenmanagement!

Steigende Krankenstände im Block: Zahlen, Trends und Maßnahmen

Mit dem Herbst kommt die Erkältungssaison – eine Zeit, in der Grippe und andere Infektionen besonders häufig auftreten. Die Krankenstände steigen, was nicht nur die Produktivität belastet, sondern auch die Arbeitsplanung erschwert. Ein gezieltes Fehlzeitenmanagement ist daher gerade jetzt besonders wichtig: Es hilft, Ausfälle frühzeitig zu erkennen, präventive Maßnahmen zu ergreifen und die Gesundheit der Mitarbeitenden zu stärken.

Krankenstände in Deutschland und Österreich

Österreich: Im Jahr 2024 lag der durchschnittliche Krankenstand bei 15,1 Tagen pro Person – leicht unter dem Rekordwert von 2023 (15,4 Tage), dem höchsten Stand seit 1995. Die durchschnittliche Dauer eines Krankheitsfalls betrug 9,2 Tage.*

Deutschland: Auch in Deutschland zeigte sich 2024 zum ersten Mal seit Jahren ein leichter Rückgang: Die Zahl der Krankheitstage sank auf 14,8 Tage pro Person im Vergleich zu 15,1 im Vorjahr. 2024 waren im Schnitt 5,9 % der Beschäftigten krankgemeldet.**

Diese Zahlen verdeutlichen: Krankenstände bewegen sich weiterhin auf hohem Niveau. Gerade in der Erkältungssaison ist ein gezieltes Fehlzeitenmanagement entscheidend, um Produktivität und Teamdynamik zu sichern. 

7 Strategien für ein erfolgreiches Fehlzeitenmanagement

Nutzen Sie verschiedene Methoden im Fehlzeitenmanagement, um die Fehlzeitenquote in Ihrem Unternehmen zu reduzieren.

Checkliste: 7 Steps zur Verbesserung des Fehlzeitenmanagements

1.  Fehlzeiten systematisch analysieren

Der erste Schritt für ein effektives Fehlzeitenmanagement ist eine gründliche Ursachenanalyse. Nur wer versteht, warum Mitarbeitende häufig ausfallen, kann gezielt vorbeugen. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: 

• Welche Krankheitsbilder treten im Team regelmäßig auf?
• Lassen sich Zusammenhänge mit Arbeitsabläufen oder Belastungen erkennen?
• Gibt es Konflikte oder Spannungen im Team, die psychosomatische Beschwerden fördern könnten?
• Welche Maßnahmen könnten diese Einflussfaktoren reduzieren?

Unser Tipp: Externe Unterstützung durch Krankenkassen kann wertvolle Impulse für eine nachhaltige Gesundheitsförderung liefern.

2. Betriebsklima aktiv gestalten

Ein positives Arbeitsumfeld reduziert psychische Belastungen und senkt dadurch Krankheitsrisiken. Berücksichtigen Sie bei Team- und Projektplanung folgende Punkte:

• Wer passt fachlich und sozial gut in das Team?
• Wo gibt es Über- oder Unterforderung bei einzelnen Mitarbeitenden?
• Welche Mitarbeitenden benötigen gezielte Förderung oder Integration?

Zufriedene Mitarbeitende sind motivierter, produktiver und fallen seltener krankheitsbedingt aus.

3. Flexible Arbeitszeiten schaffen, wo immer es möglich ist

Starre Arbeitszeiten können Stress erhöhen und die Work-Life-Balance beeinträchtigen. Mitarbeitenden fehlt die Möglichkeit, Rücksicht auf ihren Biorhythmus zu nehmen, was das Zusammenspiel von privaten und beruflichen Bedürfnissen erschwert. Flexible Modelle –  etwa Gleitzeit, Remote Work oder die Option einer Vier-Tage-Woche – fördern Motivation und reduzieren Belastung. Das wirkt sich direkt positiv auf das Wohlbefinden aus und kann Krankmeldungen deutlich verringern.

4. Arbeitsplätze gesundheitsgerecht gestalten für mehr Wohlbefinden

Gesunde Arbeitsplätze tragen entscheidend dazu bei, Krankheitsrisiken zu senken und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern. Achten Sie dabei auf folgende Aspekte:

• Ergonomie:  Arbeitsplätze sollten so eingerichtet sind, dass Sie körperliche Beschwerden vermeiden. Dazu gehören höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle und eine optimale Bildschirmhöhe, um Verspannungen und Fehlhaltungen vorzubeugen.
• Bewegungsförderung: Zusätzlich sollten regelmäßige Bewegungspausen eingeplant werden, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich zu dehnen und ihre Muskulatur zu aktivieren.
• Lichtverhältnisse: Sorgen Sie für ausreichend Tageslicht oder geeignete künstliche Beleuchtung, um die Konzentration zu fördern.
• Lärmminderung: Reduzieren Sie störende Geräusche durch schallisolierende Maßnahmen oder ruhige Zonen im Büro.
• Raumklima: Gewährleisten Sie eine angenehme Temperatur und Luftfeuchtigkeit für ein gesundes Arbeitsumfeld.
• Gestaltungsfreiheit: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz individuell zu gestalten und persönliche Akzente zu setzen.
• Rückzugsmöglichkeiten: Stellen Sie ruhige Rückzugsorte bereit, um konzentriertes Arbeiten und Erholung zu ermöglichen.
• Flexible Zeiterfassungssysteme: Implementieren Sie Systeme, die den Mitarbeitenden Flexibilität bieten und gleichzeitig die Transparenz erhöhen.

So schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, das Gesundheit, Konzentration und Motivation gleichermaßen unterstützt.

5. Gespräche zur Prävention und Wiedereingliederung führen

Regelmäßige Kommunikation ist ein zentraler Bestandteil eines effektiven Fehlzeitenmanagements. Berücksichtigen Sie dabei:

• Gespräch mit häufig kurzzeitig Erkrankten: Hier geht es darum, potenzielle betriebliche Faktoren zu identifizieren, die zu häufigen, aber kurzen Fehlzeiten führen könnten. Ein offener Dialog kann helfen, die Ursachen zu klären und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
• Rückkehrgespräch bei längeren Fehlzeiten: Dieses Gespräch erleichtert den Mitarbeitenden die Eingliederung zurück in ihren Arbeitsalltag. Es bietet die Gelegenheit, Bedürfnisse und Sorgen zu besprechen und zeigt Wertschätzung für die Rückkehr.

Beide Gespräche dienen in erster Linie der Ermittlung der Ursachen von Fehlzeiten und dem Erarbeiten passender Lösungsmöglichkeiten. Es ist entscheidend, dass diese Gespräche mit Sensibilität und Empathie geführt werden – ohne Androhung von Sanktionen oder Generalverdächtigungen. So schaffen Sie ein vertrauensvolles Umfeld, das die Offenheit fördert und zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen beiträgt.

6. Teamgeist und Verantwortungsbewusstsein fördern

Ein starkes Wir-Gefühl wirkt präventiv und kann Fehlzeiten reduzieren. Beachten Sie dabei:

• Fehlzeiten betreffen immer das ganze Team – ein Bewusstsein dafür fördert Rücksicht und Unterstützung.
• Gemeinsame Verantwortung für Projekte motiviert Mitarbeitende, gesundheitsbewusst zu handeln.
• Teambuilding-Maßnahmen und transparente Kommunikation stärken das Zugehörigkeitsgefühl.

Indem Sie den Teamgeist stärken, schaffen Sie nicht nur ein unterstützendes Arbeitsumfeld, sondern fördern auch die Dynamik im Team und die gemeinsame Verantwortung. Lassen Sie uns gemeinsam an einer positiven Unternehmenskultur arbeiten!

7. Fokussieren Sie sich auf die Unfallverhütung

Unfälle am Arbeitsplatz sind häufig die Folge von missachteten Sicherheitsvorkehrungen oder unentdeckten Gefahrenquellen. Um diesem Risiko entgegenzuwirken, setzen viele Unternehmen auf effektive Unfallverhütungsstrategien – und erzielen dabei bemerkenswerte Erfolge. Hier sind einige gezielte Fragen, die Ihnen helfen können:

• Wer ist in Ihrem Unternehmen für das Sicherheitsmanagement verantwortlich?
• Existieren festgelegte Standards zur Arbeitssicherheit? Werden diese regelmäßig kontrolliert und eingehalten?
• Sind Ihre Mitarbeitenden über die geltenden Sicherheitskriterien und -standards ausreichend informiert?
• Tragen Ihre Mitarbeitenden in Gefahrenzonen die erforderliche Schutzkleidung, und wird deren Funktionstüchtigkeit regelmäßig überprüft?

Fazit

Ein professionelles Fehlzeitenmanagement steigert nicht nur die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden, sondern auch die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens. Analysen, präventive Maßnahmen, Flexibilität und ein positives Betriebsklima sind entscheidende Hebel. Unternehmen, die diese Faktoren ernst nehmen, sichern ihre Produktivität und schaffen ein nachhaltiges, motivierendes Arbeitsumfeld.

Fehlzeiten effizient managen – mit TimeTac

Mit der Zeiterfassung von TimeTac behalten Sie die Abwesenheiten und Krankmeldungen Ihrer Mitarbeitenden jederzeit im Blick. Liegt eine Krankmeldung mit ärztlicher Bestätigung vor, lässt sich dies direkt in der Software kennzeichnen. So behalten Sie nicht nur den Überblick über Fehlzeiten, sondern erkennen auch Entwicklungen frühzeitig und können gezielt reagieren. Gleichzeitig verringern Sie den administrativen Aufwand und gewinnen Zeit für das Wesentliche: die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden. 

Quellen: *STATISTIK AUSTRIA, **Destatis Statistisches Bundesamt