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Kommunikation – die 3 größten Killer bei verteiltem Arbeiten

Von Andrew O'Connell, 14.09.2016, Lesezeit ca. 5 min.

Wenn sich ein oder mehrere Mitarbeiter nicht im selben Büro, eventuell auch nicht in derselben Stadt oder im selben Land befinden, spricht man von verteiltem Arbeiten im Team. Dank moderner Technologien sollte das kein Problem darstellen. Zumindest prinzipiell. Die meisten Schwierigkeiten betreffen das Thema Kommunikation. Besonders dann, wenn eine Unterhaltung in Echtzeit notwendig ist, ist die fehlende Anwesenheit der Beteiligten ein Hindernis. Dann müssen neue Lösungswege geschaffen werden. Wir haben für Sie die drei häufigsten Situationen herausgegriffen, in denen Live-Kommunikation oft unumgänglich ist.

1. Meetings

Das Hauptproblem: Ein Meeting mit einem Kollegen zu haben, ohne ihn zu sehen, ist ungewohnt. Möglicherweise ist auch der Kontakt nicht mehr so regelmäßig, und die Gefahr ist groß, in private Themen abzurutschen.

Besprechungen sind Situationen, die auch über weite Distanzen eigentlich keine großen Schwierigkeiten aufwerfen sollen. Eine Terminfindung bleibt schließlich auch Mitarbeitern aus angrenzenden Büros nicht erspart. Die „50-feet rule for collocated work“ von Lipnack & Stamps bestätigt, dass es für Mitarbeiter, die mehr als 15 Meter voneinander entfernt sitzen, keinen Unterschied mehr macht, ob sich der Gesprächspartner im Nebengebäude aufhält oder auf einem anderen Kontinent.

Die Lösung ist also einfach: Planung ist alles. Die technischen Hilfsmittel spielen dann nur noch eine untergeordnete Rolle: Ob ein Gespräch via Chat, Videokonferenz oder Telefon stattfindet, ist den Vorlieben der Teilnehmer überlassen. In jedem Fall sollten die Gesprächspartner allerdings auf eine ruhige Umgebung achten.

Unser Tipp:

  • Reduzieren Sie private Themen auf ein Minimum!
  • Achten Sie aktiv auf eine ruhige Umgebung! Bedenken Sie dabei auch, dass das Gespräch möglicherweise länger dauert als geplant.

2. Schulungen

Das Hauptproblem: Der Gesprächspartner sitzt nicht im Nebenbüro, sondern möglicherweise kilometerweit entfernt. Ein kurzes „Schau, ich zeig dir was ich meine“ ist schwer möglich.

Die gute Nachricht: Das Gefühl, dem anderen gegenüber zu sitzen, kann man simulieren. Screen-Sharing Programme ermöglichen es, auf den Computer des Kollegen zuzugreifen und dessen Bildschirm-Inhalt zu teilen. Sogar das gute alte Skype besitzt diese Funktion. Erklärungen werden so visuell nachvollziehbar. Für wiederkehrende Schulungen oder die Einführung mehrerer Mitarbeiter in ein Arbeitsgebiet bieten sich Schulungsvideos an. Der Vorteil: Das Aufzeichnen des Videos ist ein einmaliger Aufwand, von dem viele Mitarbeiter gleichermaßen profitieren. Empfehlenswert ist der Aufwand jedoch nur, wenn es sich nicht um ein Thema handelt, das in ein paar Monaten wieder obsolet sein wird.

Unser Tipp:

  • Für wiederkehrende Schulungsthemen bietet sich eine aufgezeichnete Video-Schulung an!

3. Aufgabenzuteilung

Das Hauptproblem: „Mini-Meetings“, um Projekte zu koordinieren, Verfügbarkeiten von Mitarbeitern aufzuzeigen und Fortschritte nachzuvollziehen sind schwierig, was das Konfliktpotential erhöht.

Manchmal ist es möglich, per E-Mail neue Aufgaben zu verteilen oder Statusupdates über Projekte zu liefen. In den meisten Fällen verstopft diese Vorgehensweise jedoch nur unnötig den Posteingang. Selbstverständlich erleichtert es die Kommunikation und Zusammenarbeit, wenn man weiß, woran Kollegen gerade arbeiten oder wie der aktuelle Stand des Projekts ist. Nutzen Sie dafür jedoch nicht Ihr E-Mail-Programm: Viel besser sind To-do- Listen, Projektbäume und Auswertungen über die ins Projekt geflossenen Arbeitszeiten. Sie beugen Konflikten vor und bieten einen Überblick über das Gesamtprojekt. Zahlreiche Tools am Markt können Sie bei den unterschiedlichen Aspekten des Aufgabenmanagements unterstützen – unsere hauseigene Software TimeTac wurde exakt zu diesem Zweck entwickelt.

Unser Tipp:

  • Vertrauen und gutes Informationsmanagement sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für verteiltes Arbeiten.

Verteiltes Arbeiten ist zwar anfällig für Kommunikationsschwierigkeiten, die Hürden sind jedoch nicht so schwerwiegend, als dass sie nicht genommen werden könnten. Wer Problemen mit einem verbindlichen Kommunikationskonzept vorbeugt, ist auf der sicheren Seite. Werden allgemeine Kommunikationsregeln von Beginn an in die Unternehmenskultur eingegliedert, können Kommunikationsprobleme aufgrund von verteiltem Arbeiten oft auch ohne ausgefallene technischen Tools stark reduziert werden.

Unser Tipp:

  • Legen Sie von Beginn an verbindliche Kommunikationsregeln fest!

Sie arbeiten in einem verteilten Team? Wie lösen Sie Ihre Kommunikationsprobleme?

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