Home > Ressourcen > Blog > Zeitmanagement im Unternehmen: 8 Empfehlungen für mehr Effizienz

Zeitmanagement im Unternehmen: 8 Empfehlungen für mehr Effizienz

Von Gabriele Kaier, 07.06.2017, Lesezeit ca. 6 min.

Der Schlüssel zum Erfolg ist ein smartes Management knapper Ressourcen. Dazu zählen heutzutage Zeit, Können sowie Energie. Diese Ressourcen werden oft verschwendet, Unternehmen haben größtenteils kein Zeitmanagement. Die meisten Empfehlungen beziehen sich jedoch auf individuelle Handlungen, nicht auf eine unternehmerische Lösung, die ein Unternehmen produktiv macht und Vorteile gegenüber Wettbewerbern schafft. Hier finden Sie 8 Managementempfehlungen für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen.

Organisationen haben großteils kein Zeitmanagement. Es existieren keine ausgearbeiteten Abläufe wie diese für das Managen von Kapital vorhanden sind. Unternehmen haben meist nur wenige Regeln für Führungskräfte und Mitarbeiter und oft auch kein klares Verständnis wie mit dieser kollektiven Zeit umzugehen ist. Zeit wird oft verschwendet mit zu viel Email-Verkehr, unnötigen Einberufungen von Konferenzen und unzähligen unproduktiven Meetings. Unproduktive Zeit von Führungskräften und Mitarbeitern geht jedoch zu Lasten von Innovation und Profit-Wachstum.

Michael Mankins und Eric Garton von Bain & Company haben ein neues Buch herausgegeben wie Sie die Zeit, das Können und die Energie Ihrer Mitarbeiter managen und so die Produktivität Ihres Unternehmens freisetzen. Die Autoren zeigen institutionelle Faktoren auf, die Prozesse verlangsamen, die Leistung verringern und die Energie der Mitarbeiter drosseln und geben Empfehlungen wie Manager diese Hemmnisse lösen können.

Die meisten Empfehlungen rund um Zeitmanagement beziehen sich zudem auf individuelle Handlungen, aber nicht auf eine unternehmerische Lösung, die ein Unternehmen produktiv macht und Vorteile gegenüber Wettbewerbern schafft. Wir haben hier 8 Managementempfehlungen der beiden Experten zusammengefasst, die Ihre unternehmerische Effizienz beeinflussen:

8 Empfehlungen für Ihr Zeitmanagement im Unternehmen

1. Erstellen Sie eine klare Agenda

  • Trennen Sie Dringendes von weniger Wichtigem.
  • Schaffen Sie für jeden im Unternehmen ein Verständnis, welche Aktivitäten für den Erfolg wichtig sind. Jeder sollte wissen, was er mit Gewissheit zurückstellen oder ignorieren kann.

2. Geben Sie ein Null-Basis-Budget vor

  • Managen Sie jedes unternehmerische Gut gewissenhaft.
  • Nehmen Sie das Budget vom Vorjahr als Startpunkt, anstelle jedes Jahr das Betriebs- und Kapitalbudget neu zu verhandeln. Die besten Unternehmen haben ein Null-Basis-Zeitbudget: Sie investieren beispielsweise keine zusätzliche Zeit in Meetings. Alle neuen Meetings werden von ihrem bestehenden Meeting-Guthaben abgezogen.

3. Entwickeln Sie formale Abläufe für alle Projekte

Hüten Sie sich vor “schleichender Initiative”: Sensible Projekte werden oft Schritt für Schritt weiter bearbeitet und wenige davon werden jemals offiziell abgeschlossen.

4. Vereinfachen Sie Ihre Organisation

Mehr Managementebenen verlangsamen Informationsflüsse und Entscheidungen. Manager bedenken oft nicht, dass jede zusätzliche Aufsichtsperson Kosten nach sich zieht, abseits des Gehalts: Planungs-Meetings für diese Aufsichtspersonen, die Inhalte benötigen, die jemand generieren muss und wiederum andere die diese überprüfen. Und jedes Meeting macht weitere Meetings notwendig.

5. Beauftragen Sie klare Autoritäten für den Einsatz von Zeit

  • Vermeiden Sie Meetings ohne Prüfung.
  • Entwerfen Sie Beschränkungen: Wer ein Meeting organisieren darf. Wie lange dieses sein soll. Wer anwesend sein soll und ob die Teilnehmer selbst kommen müssen oder durch untergeordnete Mitarbeiter vertreten werden können.

6. Standardisieren Sie Ihre Entscheidungsprozesse

  • Definieren Sie Entscheidungsrechte und -prozesse um zu vermeiden, dass Sie mehr Zeit für das Managen als für das Treffen einer Entscheidung und Ausführung verwenden.
  • Bilden Sie einen unternehmensweiten Ansatz wie Entscheidungen zu treffen sind. Das kann Ihre Effizienz entscheidend verbessern und Zeit für andere Aufgaben sichern.

7. Bilden Sie eine unternehmensweite Zeitdisziplin

Meetings fördern die Zusammenarbeit und das Treffen von kritischen Entscheidungen. Aber Sie können mit Hilfe von ein paar simplen Regeln dramatisch die Qualität Ihrer Meetings verbessern.

Lesen Sie dazu unseren Blog-Artikel “5 Tipps, wie Ihre Meetings produktiver werden.”

8. Erfassen Sie die Zeit und geben Sie Feedback zum unternehmerischen Verbrauch

Wie schon oft zitiert vom Pionier der Managementlehre Peter Drucker:

“Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken.” Was bedeutet, Sie können nicht wissen, ob Sie erfolgreich sind oder nicht, bis Sie diesen Erfolg definieren und messen.
  • Messen Sie regelmäßig kritische Variablen, die Ihre Produktivität beeinflussen.
  • Ohne Kontrolle, ist es schwierig die Faktoren zu managen.
  • Sie benötigen eine Basis für Ihre Produktivitäts-Messungen um Ziele für Verbesserung setzen zu können.
  • Überprüfen Sie wie viel Zeit Sie für verschiedene Aufgaben im Unternehmen benötigen.

Optimieren Sie die Produktivität Ihres Unternehmens: Behalten Sie die komplette Übersicht, wer an welchen Aufgaben und Projekten im Unternehmen arbeitet und vergleichen Sie Produktivitäts-Kennzahlen mit aktuellen Zahlen für fundierte Optimierungen und Entscheidungen. Testen Sie TimeTac gleich kostenlos und finden Sie heraus, mit welchen praktischen Funktionen TimeTac Ihr Unternehmen noch weiter unterstützen kann. Oder kontaktieren Sie uns für mehr Informationen zu Ihren Vorteilen mit TimeTac.

30 Tage kostenlos testen

Jetzt testen!

Probieren Sie TimeTac kostenlos aus

So einfach und unkompliziert kann Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung sein. Testen Sie TimeTac jetzt 30 Tage unverbindlich und überzeugen Sie sich von den Vorteilen der modernen TimeTac Online-Zeiterfassung. Keine Kreditkarte notwendig! Der Testaccount endet automatisch.

30 Tage kostenlos testen