NEU! Team-Erfassung: 1 Person erfasst Arbeitszeiten und Zulagen für alle

von Gabriele Kaier, 20.07.2022

Ihr Unternehmen gehört zu einer der folgenden Branchen: Bau, Gebäudereinigung & -management oder Handwerk? Sie möchten sich rechtzeitig auf die kommende Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vorbereiten? Können sich aber so gar nicht vorstellen, wie eine digitale Zeiterfassung bei Ihren Anforderungen funktionieren soll? Dann haben wir eine gute Nachricht für Sie: Wir haben eine Lösung für Sie entwickelt, die praxistauglich für Ihre Branche ist und Ihnen auch noch hilft eine Menge Aufwand zu sparen. Das lässt Sie aufhorchen? Zurecht! In unserem aktuellen Blogpost erfahren Sie das Wichtigste über unsere neue Form der Zeiterfassung: Die Team-Erfassung.

Arbeitszeiterfassung, die Ihren Anforderungen gerecht wird und Ihnen statt mehr, weniger Arbeit bereitet

Die deutsche Bundesregierung arbeitet daran, die elektronische Zeiterfassung für 11 verschiedene Branchen im Herbst verpflichtend zu machen. Davon sind unter anderem Bau-, Handwerks- als auch Gebäudereinigungsbetriebe betroffen. Der Gesetzesvorschlag wurde im ersten Schritt abgelehnt und befindet sich derzeit in Überarbeitung. Es steht zwar noch nicht fest, wann das Gesetz genau kommen wird. Aber eines ist jetzt schon gewiss: Es ist nur eine Frage der Zeit, bis das Gesetz kommen wird. Darüber sind sich auch Experten wie Heribert Jöris, Geschäftsführer für Sozial- und Tarifpolitik des Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB), einig.

Versprochen wurde Ihnen weniger Bürokratie und Kosten. Und jetzt?!

Die Gesetzesänderung trifft die Unternehmen in einer ohnehin wirtschaftlich angespannten Lage. Die Betriebe befürchten, dass Ihnen eine elektronische Zeiterfassung noch mehr Bürokratie und Verwaltungsaufwand bereitet und die Umsetzung eine Menge Kosten nach sich ziehen könnte. Derzeit ist es weder den Unternehmer*innen, noch den verschiedenen Interessensvertretungen klar, wie eine elektronische Zeiterfassung in der Praxis reibungslos umgesetzt werden kann. Denn eine Nichteinhaltung der Regelungen hätte schwerwiegende Konsequenzen für die Unternehmen: Bußgelder könnten anfallen oder der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge drohen.

Als Unternehmer*in fragen Sie sich daher zurecht:

Wie soll eine digitale Zeiterfassung in Ihrer Branche funktionieren?

Die Arbeitszeiterfassung am Bau oder beim Kunden stellt Sie vor zahlreiche Herausforderungen:

• Die Baustellen bzw. Einsatzorte werden öfters am Tag gewechselt.
• Jeden Mitarbeitenden mit einem eigenen Handy ausstatten? Das käme viel zu teuer.
• Nicht auf jedem Einsatzort ist eine Mobilfunkverbindung vorhanden.
• Dazu kommen noch Hindernisse wie Sprachbarrieren, Schmutz, Handschuhe etc. Diese erhöhen die Fehlerquote bei der Bedienung.

Die wichtigsten Vorteile auf den Punkt gebracht

• Eine*r erfasst für alle die Zeit: Mobile Kolonnenerfassung via App durch Vorarbeiter*in, Spartenleiter*in oder Teamleitung, auch offline. Einschulungen, Bedienfehler, die Anschaffung mehrerer Handys, Internet etc. sind kein Thema mehr.
• Wer arbeitet gerade auf der Baustelle / beim Kunden? Live-Statusübersicht für Nachweise bei unerwarteten Zollkontrollen
• Zulagen werden direkt bei der Zeitbuchung mit erfasst und automatisiert berechnet, nicht mehr über den Daumen gepeilt
• Rasche Lohnabrechnung, dank automatischer Stundenabrechnung und direkter Anbindung via Schnittstellen oder Daten-Export. Nie mehr Stundenzettel mühsam sammeln, entziffern und eintragen.

So funktioniert die Team-Erfassung / Kolonnenerfassung

Die Funktion Team-Erfassung können Sie sowohl beim Modul Arbeitszeiterfassung, als auch beim Modul Projektzeiterfassung nutzen. Wir konfigurieren dieses Feature gerne auf Anfrage für Sie (dieses ist aktuell noch nicht standardmäßig in Ihrem Account vorhanden).

Die Teamleitung bucht die Arbeitszeit für die Mitarbeitenden

Die Teamleitung kann unterschiedliche Teams oder Kolonnen erstellen. Aus diesen Teams / Kolonnen wählt sie die Mitarbeitenden per Klick aus, für die die Zeit erfasst werden soll. Das kann eine einzelne Person sein oder mehrere Mitarbeitende. Sollten Sie das Modul Projektzeiterfassung nutzen, kann der Teamlead auch Aufgaben auswählen und die Zeit direkt auf eine bestimmte Tätigkeit buchen.

Die Teamleitung wählt die Personen aus, für die die Zeit erfasst werden soll.

Wer ist am Einsatzort anwesend? Live-Übersicht über die Mitarbeitenden

Bei der Live-Zeiterfassung sehen Sie unter dem Menü Personen (vorm. Statusübersicht), wer aus Ihrem Team gerade arbeitet oder pausiert, in der Projektzeiterfassung zusätzlich an welcher Aufgabe/ welchem Projekt.

Sie erkennen auf einen Blick wer arbeitet, pausiert oder abwesend ist.

Zulagen direkt bei der Zeitbuchung miterfassen

Um Zulagen optimal abbilden zu können, stehen Ihnen Checkboxen, Freitextfelder und eine Auswahl vorgegebener Zulagen zur Verfügung, die wir individuell Ihrem Bedarf anpassen. Der Teamlead kann, wenn gewünscht, vor Ort via App die jeweils fällige Zulage buchen. Die Zulagen können auch nachträglich vom TimeTac Administrator Ihres Unternehmens gebucht werden oder bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Bei der Stundenabrechnung werden auch alle erfassten Zulagen automatisch von der Software berücksichtigt und mitberechnet. Das erleichtert die Abrechnung ungemein.

Ob Erschwernis-, Schmutz- oder Schlechtwetterzulagen: Bilden Sie diese sauber mit TimeTac ab

Boosten Sie Ihre Lohnabrechnung

Alle Arbeitsstunden, Zulagen und Zuschläge werden automatisch nach Ihren Vorgaben von TimeTac berechnet. Zur Anbindung an Ihre Lohnverrechnung oder an andere Programme steht Ihnen eine Vielzahl an Standard-Integrationen sowie eine konfigurierbare API zur Verfügung. Das Einsammeln und Entziffern von Stundenzetteln und die manuelle Übertragung in andere Systeme erübrigt sich. Das spart Ihnen nicht nur eine Menge Arbeit und Zeit, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit Ihrer Stundenabrechnung, ergo Lohnabrechnung.

Die Software berechnet automatisch Arbeitszeiten, Zulagen, Zuschläge etc. nach Ihren Voreinstellungen