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Welche Regelungen Sie bei der Urlaubsverwaltung unbedingt treffen sollten

Von Gabriele Kaier, 19.11.2020, Lesezeit ca. 8 min.

Wie stellt man die Vertretung von Mitarbeitern und Vorgesetzten sicher, wenn diese auf Urlaub gehen bzw. abwesend sind? Wie kann man den Freigabeverlauf bei Anträgen regeln? Wie behält man den Überblick über alle Abwesenheiten im Unternehmen? Die Urlaubsverwaltung von TimeTac unterstützt Sie dabei Regeln für Abwesenheitsanträge, Freigabeabläufe und Vertretungen zu definieren. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum diese Regelungen für Ihr Unternehmen wichtig sind und wie Sie diese jetzt in TimeTac ganz einfach selbst einstellen können.

Regeln Sie Abwesenheitsanträge, Freigabeabläufe und Vertretungen in TimeTac

Als Manager mit vollem Personalzugriff haben Sie in TimeTac die Möglichkeit allgemeine Account-Einstellungen als auch Ihre Module selbst einzustellen. In der Urlaubsverwaltung können Sie dazu spezifische Einstellungen rund um Abwesenheitsanträge, Freigabeabläufe und Vertretungen treffen oder die iCal-Funktion aktivieren, um Ihren Urlaubskalender auch mit anderen Kalenderprogrammen zu synchronisieren.

Account-Einstellungen für die TimeTac Urlaubsverwaltung

Als Administrator können Sie alle Account-Einstellungen konfigurieren

Organisieren Sie eine Vertretung für Ihre Mitarbeiter

Berücksichtigen Sie schon bei der Urlaubsplanung, wer wen im Urlaub vertritt, damit keine Reibungsverluste entstehen, wenn Mitarbeiter und Vorgesetzte auf Urlaub gehen. Denn wenn keine Vertretungsregelung definiert wird, bleiben Arbeit und Aufgaben liegen, da sich keiner dafür verantwortlich fühlt oder Kollegen keine Zeit finden, sich darum zu kümmern.

Wie definiert man eine Vertretungsregelung?

Bei einer Vertretungsregelung handelt es sich um eine genaue Absprache und Rahmenbedingungen, wer die Vertretung für einen Kollegen im Urlaub übernimmt, welche Aufgabenbereiche dabei übernommen werden und worauf geachtet werden muss. Die Verantwortung für eine solche Vertretungsregelung liegt beim Arbeitgeber. Dieser genehmigt den Urlaub und kann durch sein Weisungsrecht eine Vertretungsregelung treffen. In der Praxis empfiehlt es sich aber, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte bei der Gestaltung der Vertretungsregelung zusammenarbeiten. Denn der Mitarbeiter kennt das eigene Arbeitsfeld, laufende Projekte und Anforderungen besser und weiß daher, welche Aspekte bei der Vertretungsregelung berücksichtigt werden sollten.

Auf was sollte man bei der Gestaltung einer Vertretungsregelung achten?

Eine Vertretungsregelung sollte gut durchdacht sein, damit keine wesentlichen Punkte übersehen oder falsch geregelt werden. Folgende Tipps könnten Ihnen dabei hilfreich sein:

  • Wählen Sie nicht irgendeinen Kollegen aus und achten Sie darauf, dass dieser mit den Aufgaben vertraut ist.
  • Legen Sie die Aufgaben der Vertretung klar fest und
  • verteilen Sie die Aufgaben auf mehrere Vertreter, um den aushelfenden Mitarbeiter nicht zu überlasten.
  • Sorgen Sie für wichtige Zugänge und Informationen für die Vertretung wie Logins, Passwörter oder Accounts.
  • Organisieren Sie eine saubere Urlaubsübergabe und planen Sie einen Übergabe-Termin zur Besprechung aller Details.
  • Wichtig: Halten Sie die Vertretungsregelung schriftlich fest! Das schafft Verbindlichkeit und Klarheit über die Verantwortung.
  • TimeTac unterstützt Sie bei Ihrer Vertretungsregelung

    In TimeTac finden Sie einige Einstellungen, um Vertretungen zu organisieren. So können Sie sicherstellen, dass Urlaubsanträge oder Zeitausgleichsanträge zeitnah bearbeitet werden und Ihre Mitarbeiter während ihrer Abwesenheit vertreten werden.

  • Definieren Sie, wer eine Vertretung für abwesende Vorgesetzte freigeben darf oder das nicht tun muss.
  • Legen Sie fest, ob die Vertretung aktiv für Abwesenheitsanträge zustimmen muss oder nicht.
  • Bestimmen Sie, ob ein Mitarbeiter eine Vertretung beim Ansuchen auf Urlaub/Zeitausgleich festzulegen hat oder nicht.
  • Definieren Sie Freigabeabläufe und Bedingungen für Anträge auf Abwesenheit

    Auch der Freigabeablauf für Anträge auf Abwesenheit und einige Bedingungen, unter welchen die Mitarbeiter auf Urlaub gehen können, gehören geregelt. Beispielsweise sollten Sie festlegen, ob abgelehnte Anträge kommentiert werden sollen, ob Mitarbeiter mit einem negativen Urlaubssaldo um neuen Urlaub ansuchen dürfen oder ob überhaupt um Abwesenheit angesucht werden muss oder diese direkt in TimeTac eingetragen werden darf.

    Wieso sollten abgelehnte Abwesenheitsanträge begründet werden?

    Mitarbeiter haben einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub/Ferien, die Länge variiert nach den länderspezifischen Gesetzen. Die Urlaubstage müssen vom Arbeitgeber genehmigt werden. Dennoch muss dieser auf die Wünsche der Arbeitnehmer Rücksicht nehmen, sofern keine stichhaltigen Gründe vorliegen. Dieser darf einen Urlaub nur ablehnen, wenn bestimmte Gründe vorliegen, beispielsweise ein Mitarbeiterengpass. Weitere Details zu den einzelnen Länderregelungen finden Sie in unserem Lexikon unter Urlaubsanspruch und Urlaubsgesetz.

    Bei der vertraglichen Vereinbarung von Zeitausgleich, erhält der Mitarbeiter für die geleisteten Überstunden einen Ausgleich durch Freizeit. Der Arbeitgeber bestimmt, wann der Arbeitnehmer Zeitausgleich nehmen kann. Aber auch hierbei muss der Arbeitgeber sich mit dem Mitarbeiter absprechen.

    Was ist rechtlich bei Urlaubsvorgriff zu beachten?

    Wurde der aktuell zustehende Urlaub bereits verbraucht, besteht kein Anspruch seitens des Arbeitnehmers auf Urlaubsvorgriff. Sollten Sie dem Mitarbeiter dennoch einen negativen Urlaubssaldo erlauben, ist es wichtig, dass Sie eine Vereinbarung über die Modalitäten des Urlaubsvorgriffs treffen. Denn wenn keine Vereinbarung dazu abgeschlossen wurde, ist davon auszugehen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgehenden Urlaub ohne Anrechnung auf den Anspruch im nächsten Urlaubsjahr gewährt. Der vorgezogene Urlaub wird nicht automatisch dem nächsten Urlaubsjahr angerechnet! Zudem sollte die Rückverrechnung im Falle einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses vereinbart werden. Bei Arbeitgeberkündigung ist die Rückforderung grundsätzlich rechtlich nicht möglich.

    (Quellen: OHG und HRWeb)

    Mit TimeTac können Sie Anträge und Freigabeabläufe regeln

    Sie können in TimeTac dafür folgende Einstellungen vornehmen, um Anträge und Freigabeablauf für Urlaub und Zeitausgleich zu definieren:

  • Legen Sie fest, ob ein Genehmigender bei Ablehnung eines Antrags dies begründen muss oder nicht.
  • Erlauben oder verhindern Sie, dass Zeit- bzw. Urlaubssaldi negativ sein dürfen bei Anträgen.
  • Entscheiden Sie, ob die Nutzer Urlaub bzw. Zeitausgleich direkt ohne Genehmigung eintragen dürfen.
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