Faktum 1: Das Hirn ist ein Sieb. Faktum 2: Um die Löcher zu stopfen, hat der Mensch die Schrift erfunden. Und den Kalender. Und den Computer. Und das Smartphone. Und, und, und. Kein Wunder, dass Zeitplanung manchmal in Chaos ausartet.

Wer Zettelwirtschaft vermeiden will, tut gut daran, seine Planungshilfen sorgfältig auszuwählen. Damit Sie das System finden, das zu Ihnen passt, haben wir hier eine kleine Übersicht für Sie zusammengestellt.

Als Faustregel für die Auswahl gilt: Genau testen, ob eine Planungshilfe zu den persönlichen Vorlieben und zur eigenen Arbeitsweise passt. Nur, was man gern benutzt, lässt sich auch tatsächlich optimal in den Arbeitsalltag integrieren.

Manuelle Zeitplanhilfen

… sind das Urgestein der Zeitmanagement-Systeme. Zu den Bekanntesten zählen:

  • To-do-Listen
    To-do-Listen erfreuen sich ungebrochener Beliebtheit – zu recht! Sie sind eines der übersichtlichsten Systeme, um kurz und knackig alles festzuhalten, was ansteht. Dass To-do-Listen nur kurze Infos erlauben, hat allerdings auch Nachteile: Sie eignen sich nicht für die langfristige Planung – will man Hintergrundinfos wie Kontaktdaten oder Arbeitshinweise hinzufügen, wird die Liste chaotisch. Auch Korrekturen können die Lesbarkeit und Übersichtlichkeit negativ beeinflussen.Tipp: Anstatt Ihre To-dos auf Zettelchen zu notieren, legen Sie sich lieber ein Notizbuch zu. So halten Sie die Zettelwirtschaft in Grenzen.
  • Kalendar
    Kalender zählen zur Basisausrüstung für erfolgreiches Zeitmanagement. Es kann allerdings nicht oft genug gesagt werden: Kalender sind dafür optimiert, Termine zu verwalten. Dementsprechend schwierig wird es, wenn darin auch komplexe Aufgaben und To-dos Platz finden sollen.In diesem Fall gilt: Kalender lieber Kalender sein lassen und für das Aufgabenmanagement ein anderes System wählen – und wenn das nur bedeutet, die To-do-Liste vorne in den Kalender einzulegen. Dieses Gerüst ist für viele ausreichend, spätestens bei der Projektplanung fällt es allerdings in sich zusammen.
  • Zeitplanbücher
    Mit Zeitplanbücher lassen sich Termine und Aufgaben sehr professionell verwalten – vorausgesetzt, man beherrscht die Arbeit damit. Die Planung ist etwas aufwändig und dauert deshalb vor allem zu Beginn etwas länger als mit kleineren Systemen.

Elektronische Zeitmanagement-Systeme

… haben gegenüber manuellen Planungshilfen einige signifikante Vorteile. Die Wesentlichen sind:

  • Einfache Pflege: Eintragen und Vervielfältigen von Terminen und Aufgaben ist simpel und schnell.
  • Rasches Suchen und Sortieren von Daten
  • Gute Lesbarkeit und unproblematische Korrekturen
  • Erinnerungsfunktion für anstehende Termine, automatische Vermeidung von Terminüberschneidungen etc.
  • Möglichkeit, Daten einfach zu sichern und verschlüsselt zu speichern
  • Alle Informationen lassen sich ausdrucken, so dass auch manuelle Typen auf ihre Kosten kommen.

Im Grunde genommen gibt es alle manuellen Tools auch in Form von Softwareprogrammen. Aus der Vielfalt an Werkzeugen gefällt uns TimeTac besonders gut: Der Webservice lässt sich überall nutzen, egal ob am PC oder am Smartphone, und zeichnet sich durch ausgesprochene Funktionsvielfalt und besondere Nutzerfreundlichkeit aus. Ausprobieren lässt sich TimeTac natürlich auch – in der kostenlosen Testversion für 30 Tage.