Dienstplan
Definition: Was ist ein Dienstplan?
Ein Dienstplan ist ein Planungsinstrument der Personalwirtschaft. Er teilt Arbeitskräfte zeitlich und räumlich ein, um den quantitativen und qualitativen Personalbedarf zu decken. Zugleich hilft er dem Betrieb, den Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu behalten – als Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und als Nachweis im Rechtsfall. Er grenzt sich vom Schichtplan ab, der enger nur die Schichteinteilung meint.
Was ist der Unterschied zwischen Dienstplan, Schichtplan und Arbeitsplan?
Im Alltag werden Dienstplan und Schichtplan oft gleichgesetzt. Genau genommen ordnet der Schichtplan Beschäftigten festen Schichten wie Früh-, Spät- oder Nachtdienst zu. Der Dienstplan ist weiter gefasst und kann auch Aufgaben, Einsatzorte, Bereitschaften und Arbeitszeiten ohne festes Schichtsystem abbilden. Der Arbeitsplan beschreibt dagegen vor allem, welche Tätigkeiten wann erledigt werden. Alle drei sind Ergebnisse der Personaleinsatzplanung.
Welchen gesetzlichen Bestimmungen unterliegt der Dienstplan?
Bei der Erstellung sind rechtliche Vorgaben zu beachten: Arbeitgebende müssen die Interessen der Beschäftigten berücksichtigen, und der Betriebsrat bzw. das zuständige Arbeitnehmervertretungsorgan hat ein Mitspracherecht. Einzuhalten sind zudem die Vorgaben des jeweiligen Arbeitszeitgesetzes – etwa zu Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Sonderregeln für bestimmte Gruppen (z. B. Jugendliche). Der Dienstplan muss nachvollziehbar sein, geplante und tatsächliche Zeiten samt Abweichungen erkennbar machen und innerhalb der geltenden Bekanntgabefrist übermittelt werden. In Österreich muss eine Änderung der Lage der Normalarbeitszeit grundsätzlich mindestens zwei Wochen im Voraus mitgeteilt werden (§ 19c AZG). Welche Fristen in Deutschland gelten und wann ein Dienstplan geändert werden darf, erklärt der Beitrag Dienstplan: Rechte, Fristen und Änderungen.
Was muss ein Dienstplan enthalten?
Ein aussagekräftiger Dienstplan weist die eingeteilten Mitarbeitenden mit Aufgabenbereich bzw. Qualifikation aus – so ist sichergestellt, dass jederzeit ausreichend qualifiziertes Personal vor Ort ist. Bei Schichtarbeit gehören Arbeitsbeginn und -ende je Person dazu, bei Gleitzeit genügen Arbeitstage, Soll- und Kernarbeitszeit. Ergänzt werden der Dienstplanzeitraum und das Erstellungsdatum.
Welche Arten von Dienstplänen gibt es?
Dienstpläne unterscheiden sich vor allem nach ihrer Funktion und ihrem Rhythmus:
- Rahmendienstplan: legt die Grundregeln fest, etwa Schichtmodelle, Besetzungsstärken und Pausen. Aus ihm entstehen die konkreten Dienstpläne.
- Soll- und Ist-Dienstplan: Der Soll-Dienstplan zeigt die geplanten Zeiten, der Ist-Dienstplan die tatsächlich geleisteten.
- Rollierender Dienstplan: wiederholt sich in einem festen Zyklus, zum Beispiel alle zwei Wochen. Welche Zyklen üblich sind, zeigt der Eintrag Schichtmodelle.
- Wochen- oder Monatsdienstplan: nach dem Zeitraum, für den er gilt.
Welche Abkürzungen gibt es im Dienstplan?
Für Dienstpläne gibt es keine gesetzlich oder normativ festgelegten Abkürzungen. Jeder Betrieb legt seine Kürzel selbst fest und erklärt sie in einer Legende auf dem Plan.
Verbreitet sind zum Beispiel F für Frühdienst, S für Spätdienst, N für Nachtdienst, U für Urlaub, K für krank, FB für Fortbildung, BD für Bereitschaftsdienst, RB für Rufbereitschaft und ZA für Zeitausgleich. Kürzel wie KO oder A haben keine einheitliche Bedeutung; KO steht in manchen Betrieben etwa für „krank ohne Attest“. Im Zweifel gilt die Legende des eigenen Dienstplans.
Welche Form kann ein Dienstplan haben?
Ein Dienstplan kann handschriftlich, als Tabelle oder mithilfe einer Software geführt werden. Für den Einstieg eignet sich eine Dienstplan-Vorlage. Softwarelösungen übernehmen die Pflichtangaben automatisch und weisen auf gesetzliche Verstöße wie eine überschrittene Höchstarbeitszeit hin. In der Dienstplanung von TimeTac bleibt ein Plan bis zur Veröffentlichung ein Entwurf; danach sehen Beschäftigte ihre Dienste in der App oder per Kalender-Abo.
Quellen:
- Mitbestimmung des Betriebsrats bei Dienstplänen: DE § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG ; AT § 97 ArbVG
- Höchstarbeitszeit/Ruhezeiten: DE § 3 ArbZG ; AT AZG
- Bekanntgabe von Änderungen in Österreich: § 19c AZG
