Urlaubsrückstellungen berechnen: Leitfaden für Österreich & Deutschland

von Pia Birk, 20.11.2025

Falls Ihre Mitarbeitenden ihren Jahresurlaub nicht vollständig konsumieren, müssen Sie für die offenen Tage Urlaubsrückstellungen bilden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine solche Urlaubsrückstellung berechnen und mit TimeTac effizient verwalten.

Urlaubsrückstellungen bilden – effizient und fehlerfrei

Für den steuerlichen und handelsrechtlichen Jahresabschluss benötigt die Finanzabteilung möglichst früh – idealerweise bereits im Dezember – alle relevanten Informationen. Falls Mitarbeitende ihren Jahresurlaub nicht zur Gänze nutzen, müssen Unternehmen für die offenen Tage Urlaubsrückstellungen bilden. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie Sie eine  Urlaubsrückstellung berechnen, welche Werte relevant sind, welche Methoden angewendet werden und wie TimeTac diesen Prozess effizient unterstützt. So sichern Sie transparente Personalkosten, fehlerfreie Jahresabschlüsse und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben.

Inhalt

Was ist eine Urlaubsrückstellung?

Wann müssen Unternehmen Urlaubsrückstellungen bilden?

Schritt für Schritt: So berechnen Sie Urlaubsrückstellungen

Urlaubsrückstellung kalkulieren

Urlaubsrückstellung auflösen

Was ist eine Urlaubsrückstellung?

Eine Urlaubsrückstellung ist eine Rücklage für nicht konsumierte Urlaubstage, die Mitarbeitende in das kommende Jahr mitnehmen. Da der Urlaubsanspruch bereits erbracht wurde (der Mitarbeitende hat gearbeitet), das Unternehmen aber die Leistung – den Urlaub – noch nicht gewährt hat, entsteht ein Erfüllungsrückstand.

Ergebnis: Die Rückstellung gilt als ungewisse Verbindlichkeit und reduziert den Gewinn des laufenden Geschäftsjahres.

Wann müssen Unternehmen Urlaubsrückstellungen bilden?

„Für bis zum Bilanzstichtag nicht genommene Urlaubstage sind Urlaubsrückstellungen zu bilden.“

(Quelle: Haufe)

Eine Rückstellung ist erforderlich, wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Ein steuerlicher oder handelsrechtlicher Jahresabschluss steht an.
• Mitarbeitende haben Resturlaub, der ins neue Jahr übertragen wird.
• Der Urlaubsanspruch ist bereits entstanden, der Urlaub jedoch noch nicht genommen.

Berechnung Urlaubsrückstellungen: So geht’s Schritt für Schritt

1. Urlaubsanspruch verwalten

Um den Resturlaub ermitteln zu können, benötigt man zuerst den korrekten Urlaubsanspruch der Mitarbeitenden. Der Urlaubsanspruch bezeichnet die Anzahl an Arbeitstagen, die einem Mitarbeitenden pro Jahr zustehen. Der Anspruch entsteht in der Regel mit Beginn des Arbeitsverhältnisses und wird für das jeweilige Kalenderjahr oder Arbeitsjahr berechnet.

Praxisbeispiel Stefanie Berger

Stefanie ist Mitte 2025 ins Unternehmen eingetreten. Gemäß § 2 UrlG entsteht in Österreich im ersten Arbeitsjahr ihr Urlaubsanspruch anteilig (aliquot), also im Verhältnis zur zurückgelegten Dienstzeit. Ab dem 1. Januar jedes Folgejahres erhält sie dann ihren vollen Jahresurlaubsanspruch. Bei einer Fünf-Tage-Woche beträgt ihr gesetzlicher Anspruch in Österreich 25 bezahlte Urlaubstage.

Den Urlaubsanspruch mit TimeTac korrekt berechnen:

TimeTac Vorteil: Der Urlaubsanspruch von Mitarbeitenden wird automatisch auf Basis Ihrer Arbeitszeitmodelle berechnet.

2. Resturlaub & Urlaubssaldo ermitteln

Unter dem Resturlaub versteht man den Urlaubssaldo. Der Resturlaub ergibt sich aus:

Resturlaub berechnen am Beispiel von Stefanie:

• Urlaubsanspruch 2025: 12,5 Tage
• Konsumierter Urlaub 2025: 10 Tage
• Resturlaub 2025: 2,5 Tage
• Neuer Anspruch ab 2026: 25 Tage
• Gesamtsaldo am 1.1.2026: 27,5 Tage

TimeTac Vorteil: den Urlaubsverbrauch und Resturlaub berechnet die Software für Sie

Mit Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung in TimeTac werden Resturlaub und Urlaubssaldo automatisch berechnet und können jederzeit auf Mitarbeiter- oder Abteilungsebene abgerufen werden. Mitarbeitende können online Urlaub einreichen, nach Genehmigung wird der aktuelle Resturlaub sofort berechnet. So haben Sie zum Stichtag immer einen klaren Überblick über den Urlaubssaldo aller Mitarbeitenden – unkompliziert, fehlerfrei und revisionssicher.

Die Software berechnet automatisch Anspruch, Verbrauch sowie Resturlaub der aktuellen und nächsten Periode

3. Urlaubsrückstellungstage berechnen

Zum Bilanzstichtag wird ermittelt, wie viele Urlaubstage noch offen sind.

Beispiel Stefanie:

Das Unternehmen, in dem Stefanie arbeitet, erstellt seinen Jahresabschluss zum 31.12.. Daher muss die Personalabteilung zum Bilanzstichtag erfassen, wie viele Urlaubstage noch offen sind und als Verbindlichkeit in der Bilanz berücksichtigt werden müssen. Für Stefanie bleiben zum 31.12.2025 2,5 offene Urlaubstage – genau diese 2,5 Tage sind als Urlaubsrückstellung zu bilden.

Die Urlaubsrückstellungen direkt von TimeTac berechnen lassen:

In TimeTac haben Sie zwei Möglichkeiten die Urlaubstage zum Stichtag auszuwerten: In der Mitarbeiterauswertung sowie der Urlaubsauswertung. Bei einem kalenderjährlichen Anspruch (1.1. bis 31.12.) ist die Mitarbeiterauswertung völlig ausreichend. TimeTac berechnet automatisch den kalenderjährlichen Anspruch.

Informationen zu den Urlaubstagen in der Mitarbeiterauswertung

Informationen zu den Urlaubstagen in der Urlaubsauswertung

4. Urlaubsrückstellung kalkulieren

Sobald die offenen Urlaubstage feststehen, muss deren Euro-Wert berechnet werden. In Österreich und Deutschland gibt es dafür zwei gängige Methoden:

Individualberechnung: Vor allem bei kleineren Unternehmen sinnvoll. Die Rückstellung wird für jeden Mitarbeitenden individuell auf Basis des Jahresgehalts und der offenen Urlaubstage berechnet. Dadurch ist die Methode sehr genau, aber auch zeitintensiver.

Durchschnittsberechnung: Bei größeren Unternehmen oft die praktikablere Variante. Mitarbeitende werden in Gruppen eingeteilt, z. B. nach Beschäftigungsart oder Gehaltsmodell. Aus den Urlaubsentgelten dieser Gruppen wird ein durchschnittlicher Tagessatz je Mitarbeitendem ermittelt.

Hinweis: Die gewählte Methode sollte in den Folgejahren beibehalten werden. Ein Wechsel ist nur in Ausnahmefällen möglich.

Formel zur Berechnung der Urlaubsrückstellung

Vereinfacht erklärt zeigt die Urlaubsrückstellung, wie viel Euro ein Unternehmen für offene Urlaubstage eines Mitarbeitenden zurücklegen muss.

Maßgebliches Urlaubsentgelt

Das Urlaubsentgelt ist die Grundlage für den Tagessatz. Es setzt sich aus Lohn- und Gehaltsbestandteilen zusammen – abhängig davon, ob die Berechnung für Steuerbilanz oder Handelsbilanz erfolgt.

Daten, die einfließen dürfen:

• Aufwendungen für Lohn und Gehalt
• Arbeitgeberanteil an SV
• Berufsgenossenschaftsbeiträge
• Sachbezüge
• Sonstige Aufwendungen

Daten, die herausgerechnet werden müssen:

• Tantieme
• Prämien
• Weihnachtsgeld
• 13. und 14. Monatsgehalt
• Vermögenswirksame Leistungen
• Aufwendungen für Altersvorsorge
• Überstundenvergütungen
• Sonstige Abzüge oder Einmalzahlungen

Vergleich: Urlaubsrückstellungen Österreich vs. Deutschland

Merke: Die Formel zur Berechnung von Urlaubsrückstellungen ist in Deutschland und Österreich gleich. Unterschiede ergeben sich durch unterschiedliche Lohnnebenkosten und gesetzliche Grundlagen:

• den einfließenden Lohnbestandteilen (z. B. unterschiedliche Sozialabgaben)
• der Ermittlung der Arbeitstage (Feiertage, Teilzeitmodelle)
• der Rechtsgrundlage / Bilanzierungsvorschriften

Auflösung der Urlaubsrückstellung

Die Rückstellung wird im Folgejahr vollständig oder anteilig aufgelöst, wenn:

• die betreffenden Urlaubstage genommen wurden
• der Urlaubsanspruch abgegolten wurde (z. B. bei Kündigung)
• Urlaub verfällt

Wichtig: Die Auszahlung von nicht genommenem Urlaub ist nur in Ausnahmefällen zulässig, zum Beispiel bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – sowohl in Österreich als auch in Deutschland. Eine Auszahlung während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ist in Österreich unzulässig (§10 ff. Urlaubsgesetz) und verstößt in Deutschland gegen das Bundesurlaubsgesetz.

Urlaubsrückstellungen mit Software berechnen

Eine moderne Lohnsoftware vereinfacht die Berechnung von Urlaubsrückstellungen erheblich. Monats- oder Jahreswerte werden automatisch ermittelt und mit den offenen Tagen multipliziert. TimeTac bietet Integrationsmöglichkeiten und Schnittstellen zu DATEV, BMD und weiteren Systemen, sodass Ihre Urlaubs- und Lohnverwaltung nahtlos verbunden sind.

Fazit: Urlaubsrückstellungen einfach berechnen

Ein korrektes Management offener Urlaubstage und der zugehörigen Rückstellungen ist entscheidend für präzise Jahresabschlüsse, transparente Personalkosten und verlässliche Planung von Personalverpflichtungen sowie Liquidität. Mit TimeTac lässt sich dieser Prozess effizient, automatisiert und revisionssicher durchführen – in Österreich wie in Deutschland.

Claimer: Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Blogartikel lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.