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Perfekter Leistungsnachweis und Transparenz für die icm GmbH

Von Gabriele Kaier, 18.03.2020, Lesezeit ca. 7 min.

Der Hauptgrund für die Einführung einer Zeiterfassungslösung war für unseren Kunden der interne und externe Leistungsnachweis . icm, ein Meisterbetrieb aus dem Bereich Facility-Management, benötigte einerseits eine Kontrollmöglichkeit, ob die Mitarbeiter wirklich im Objekt vor Ort sind und andererseits auch einen Nachweis der Leistung für die Kunden. Zudem sollten die Daten aus der Zeiterfassung als Basis für eine effiziente und ökonomische Kapazitätsauslastung dienen. Wie TimeTac diese und weitere Anforderungen des Facility-Dienstleisters umgesetzt hat, können Sie in diesem Blogbeitrag nachlesen.

Über die icm GmbH

Die Immobilien Comfort Management GmbH – kurz icm GmbH – ist ein etablierter Meisterbetrieb im Bereich der Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereinigung. Das Angebot der icm GmbH umfasst ein professionelles Rundum-Service von der klassischen Hausbetreuung, über unterschiedliche Sonderreinigungsleistungen, bis hin zur Entrümpelung und Schädlingsbekämpfung. Das Unternehmen betreut derzeit 360 Objekte mit einem umfassenden Facility-Management-Leistungspaket. Mehr Infos über icm erhalten Sie hier.

TimeTac Module

Die Herausforderung

Bei icm wurde vor TimeTac die Zeit manuell auf Stundenzetteln erfasst und einmal im Monat kontrolliert. Der Hauptgrund für die Einführung einer Zeiterfassungslösung war der interne und externe Leistungsnachweis, für mehr Transparenz im Unternehmen. Stundennachweis, Urlaubsverwaltung und Fehlzeitenplanung sollten in einem einheitlichen digitalen System vereint sein, so dass aus allen Daten schnell Zuordnungen und Auswertungen gezogen werden können.

Mario Luef: “Wir haben nach einem Programm gesucht, das alle unsere Anforderungen in einem System vereint. Für TimeTac haben wir uns aufgrund der Einfachheit und Übersichtlichkeit entschieden. Zudem deckt TimeTac alles, was wir benötigen, in einem einheitlichen System ab. TimeTac wurde uns zudem von einem uns bekannten, stadtnahen Betrieb empfohlen.”

Auf einen Blick

  • Stundennachweis und interne Kontrollmöglichkeit von Arbeitszeit
  • Zuordnung der Mitarbeiter zu Teams und Team-Auswertungen
  • Nachweisbarkeit in den Objekten/Subunternehmen
  • Übersichtliches Fehlzeitenmanagement

Die Lösung

Exakte Arbeits- und Projektzeiterfassung mit Smartphone

Die Anmeldung der Mitarbeiter von icm erfolgt in der Zentrale, innerhalb der vorgegebenen Kernzeit. Die Auftragszeit wird im Fahrzeug und vor Ort per Smartphone und mit der TimeTac App erfasst. Die gebuchten Stunden dienen dem Stundennachweis und werden in der TimeTac Stundenabrechnung automatisch als Basis für die Lohnabrechnung berechnet.

Die Mitarbeiter selbst, aber auch die Zentrale, können jederzeit die gebuchten Zeiten und die Stundenabrechnung einsehen bzw. überprüfen.

Mario Luef auf unsere Frage, was die Mitarbeiter an TimeTac besonders gut finden: “Die Mitarbeiter schätzen besonders die tagesaktuelle Übersicht über ihre Arbeitszeit und Überstunden, die sie selbst jederzeit bei TimeTac einsehen können. In der Zentrale wiederum, haben wir mit TimeTac die Möglichkeit, rasch die Zeiten zu überprüfen. Wir behalten etwaige Minusstunden im Blick, aber auch alle Überstunden und deren Genehmigung unter Kontrolle.”

Bei icm werden alle Mitarbeiter Teams zugeordnet, die in TimeTac perfekt abgebildet werden. So kann mit TimeTac nicht nur die Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter rasch ausgewertet werden, sondern auch die Leistung einzelner Teams.

Mit der Projektzeiterfassung von TimeTac kann das Organigramm eines Unternehmens perfekt abgebildet werden. Die Zeiterfassung lässt sich Kunden, Teams, Aufträgen und Aufgaben zuordnen.

Nachweis und Kontrollmöglichkeit von Leistung – NFC-Zeiterfassung

icm benötigte einen Nachweis der Leistung vor Ort und hat sich für die projekt- und ortsbezogene NFC-Zeiterfassung von TimeTac entschieden.

Die Mitarbeiter erfassen mit ihrem Smartphone und mittels NFC-Stickern, die im Objekt angebracht sind, die Auftragszeit beim Kunden. Die Zeiterfassung startet, sobald der Mitarbeiter das Smartphone zum NFC-Sticker hält. Die GPS-Standortdaten für Beginn und Ende der Zeitbuchung werden ebenso miterfasst. Die Zeitbuchung wird automatisch dem Objekt und einer Tätigkeit zugeordnet und lässt sich einfach zum Leistungsnachweis und zur Abrechnung auswerten.

“Einerseits benötigten wir eine Kontrollmöglichkeit, ob die Mitarbeiter wirklich im Objekt vor Ort sind und andererseits müssen wir auch die Leistung für unsere Kunden nachweisbar machen. Zudem sind viele Subunternehmen für uns tätig. Die NFC-Zeiterfassung bietet uns hier die Überprüfung, was gemacht bzw. vereinbart wurde.”

Die exakte Zeiterfassung und Zuordenbarkeit erleichtert aber auch die Planung der Mitarbeiterzeiten und liefert die Basis für eine effiziente und ökonomische Kapazitätsauslastung, was in welcher Zeit umsetzbar ist.

“Wir haben gemeinsam mit einem TimeTac Mitarbeiter vom Customer-Care unsere Aufgaben und Projekte komplett neu umstrukturiert. Wir benötigten eine klare Zuordnung der unterschiedlichen Tätigkeiten, um zu ermitteln wie viel Zeit in Reinigung, Maklertätigkeiten, Sondertätigkeiten wie beispielsweise Entrümpelungen etc. fließen. Aber auch um nachweisen zu können, ob wir beispielsweise als Winter-Team vor Ort waren und wie viel Zeit wir für das Objekt investiert haben.”

Übersichtliche Urlaubsverwaltung und Fehlzeitenplanung

Mit der TimeTac Urlaubsverwaltung hat icm eine übersichtliche Urlaubs- und Fehlzeitenplanung zur Hand. Die Mitarbeiter suchen um Urlaub, Zeitausgleich, Krankheit und sonstige Abwesenheit an und bekommen die Information über die Genehmigung im TimeTac Dashboard und in der Antragsverwaltung in TimeTac angezeigt.

Die Jahres- und Teamkalender geben einen raschen Überblick über die bestehenden Abwesenheiten und dienen auch einer effizienten Antragsbearbeitung und Mitarbeiterplanung.

Der Urlaubsanspruch jedes Mitarbeiters wird in TimeTac in der Benutzerverwaltung definiert. Der aktuelle Urlaubs-Saldo wird von TimeTac automatisch und entsprechend der vorab definierten Regeln berechnet. Jeder Mitarbeiter hat jederzeit selbst Einsicht in den aktuellen Stand der Urlaubstage.

Alle Abwesenheitszeiten werden automatisch in der Stundenabrechnung berücksichtigt, auch Feiertage, die mittels Auswählen des länderspezifischen Feiertagskalenders ausgewiesen werden.

Auf einen Blick

  • Arbeitszeiterfassung
  • Projektzeiterfassung mit mobiler App
  • Projekt- und ortsbezogene NFC-Zeiterfassung mit Smartphone
  • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung

Fazit

Mario Luef: “Mit TimeTac haben wir die Transparenz im Unternehmen verbessert. Durch die schnellen Auswertungen ist es uns möglich, rasch relevante Daten aus der Zeiterfassung zu ziehen, was uns intern und extern einen Leistungsnachweis ermöglicht. Aufgrund der Einfachheit des Systems waren alle Mitarbeiter sofort gut eingespielt.”

“Für die Entscheidung von TimeTac war natürlich die Funktionalität ausschlaggebend, aber auch der Preis spielte eine Rolle und dass TimeTac ein lokaler Anbieter ist,” so Mario Luef

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