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Home-Office erfolgreich umsetzen mit der richtigen Zeiterfassung

Von Gabriele Kaier, 18.03.2020, Lesezeit ca. 11 min.

Viele Arbeitgeber ermöglichen Ihren Mitarbeitern in Zeiten von Corona im Home-Office zu arbeiten, sofern dies möglich ist. Damit das Arbeiten im Home-Office gelingen kann, bedarf es jedoch klarer Vereinbarungen. Um Konflikten vorzubeugen, gehört beispielsweise der zeitliche Umfang, die Erreichbarkeit oder die Dokumentationspflicht vereinbart. Erfahren Sie, wie Sie sich als Arbeitgeber rechtlich absichern, wie Ihre Mitarbeiter im Home-Office produktiv arbeiten und wie Sie TimeTac bei der Zeiterfassung im Home-Office unterstützen kann.

Home-Office-Zeiterfassung

Was Sie beim Arbeiten im Home-Office beachten sollten

Für viele Unternehmen ist Home-Office eine Möglichkeit den Betrieb in Zeiten wie diesen aufrecht zu erhalten. Viele Unternehmen kommen erstmalig mit dem Thema Home-Office in Berührung und es stellen sich Fragen der technischen und rechtlichen Machbarkeit, als auch der organisatorischen Umsetzung.

Schließen Sie eine Home-Office-Vereinbarung ab

Grundsätzlich gibt es in Deutschland und Österreich keinen Rechtsanspruch auf Home-Office, weder von Seiten des Arbeitgebers noch von Seiten des Arbeitnehmers. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers reicht auch nicht so weit, dass dieser einseitig und ohne Zustimmung des Mitarbeiters Home-Office anordnen kann, außer bei einer entsprechenden Vereinbarung im Arbeitsvertrag. Sollte dies bis dato nicht der Fall sein, sollte das Einvernehmen im Arbeitsvertrag oder in Form einer Zusatz- oder Einzelvereinbarung dokumentiert werden. Beim Abschluss einer Home-Office-Vereinbarung können Sie rechtliche und steuerliche Fragestellungen berücksichtigen, um zukünftige Streitigkeiten zu vermeiden.

Sorgen Sie für Daten- und Arbeitsschutz

Daten- und Arbeitsschutz ziehen bei diesem Arbeitszeitmodell größere Anstrengungen für den Arbeitgeber nach sich und sollten unbedingt rechtlich abgesichert werden. Hier erhalten Sie einen groben Überblick zum Thema Datenschutz bei der Arbeit zu Hause und zu Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit.

Ermöglichen Sie die technischen Voraussetzungen

Aber auch die technischen Voraussetzungen sollten Sie klären. Hier finden Sie eine Checkliste, was Sie beim Telearbeitsplatz berücksichtigen sollten.

Dokumentieren Sie die Arbeitszeiten im Home-Office

Grundsätzlich gelten beim Arbeitsplatz im Home-Office die gleichen Regeln wie bei der Arbeit im Betrieb. Auch hier gilt das Arbeitszeitgesetz und Sie als Arbeitgeber müssen auch sämtlichen Dokumentationspflichten zur Arbeitszeit nachkommen. Am besten eignet sich hierfür eine Online-Zeiterfassung wie beispielsweise von TimeTac.

Definieren Sie Regeln für die Nutzung und Umsetzung

Zeiterfassung im Home-Office mit TimeTac

Home-Office bedingt eine Veränderung der Unternehmenskultur. Führungskräfte müssen Führung auf Distanz lernen, andere Zielvorgaben festlegen und mehr Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben. Reine Anwesenheit kann hier nicht als Parameter für geleistete Arbeit zählen. Wie kann Führung von Mitarbeitern im Home-Office gelingen?

Messen Sie die Mitarbeiterleistung

Führungskräfte haben bei Mitarbeitern, die physisch präsent sind eher das Gefühl Leistung aktiv beobachten und Fortschritte beurteilen zu können, als bei Mitarbeitern im Home-Office. Diese Art von Informationen muss nun bei mobil-flexibler Arbeit auf eine andere Art und Weise eingeholt werden. Neben dem Erfassen der Arbeitszeit, das ein Instrument der Input-Messung darstellt, ist wohl die größte Herausforderung für Führungskräfte den Mitarbeitern beim Leistungswillen zu vertrauen. Zur veränderten Leistungsmessung finden Sie von der Initiative work smart einen interessanten Beitrag.

Vernachlässigen Sie nicht die Führung

Auch wenn Ihr Mitarbeiter nicht permanent anwesend ist, braucht dieser eine virtuelle Führung. Denn gerade im Home-Office benötigt der Mitarbeiter noch regelmäßiger Feedback als ein Mitarbeiter, der vor Ort ist. Zeigen Sie daher ehrliches Interesse an Ihrem Mitarbeiter, bewerten Sie diesen regelmäßig und sprechen Sie über seine persönliche Weiterentwicklung. So binden Sie den Mitarbeiter, trotz Distanz, ans Unternehmen.

Schaffen Sie neue Meeting-Kulturen

Schwierige Terminabstimmungen oder ungenügende Kommunikationswege sorgen für Reibung. Schaffen Sie daher Status-Meetings oder führen Sie Präsenztage ein. So können sich alle Beteiligten über Projektstand, Ideen, Aufgaben und frühzeitig über mögliche Schwächen austauschen.

Prüfen Sie die Vereinbarkeit mit Ihrer Unternehmenskultur

Ebenso müssen Unternehmenskultur und flexible Arbeitsmodelle einander angepasst werden. In einem Unternehmen in dem beispielsweise Kontrollzwang herrscht, werden Home-Office und mobiles Arbeiten nicht zum Erfolg führen.

Zeiterfassung im Home-Office mit TimeTac

Ein webbasiertes Zeiterfassungssystem wie TimeTac, ist orts- und zeitunabhängig und unterstützt Sie perfekt bei der Zeit- und Leistungserfassung flexibler Arbeitsformen und bei der Zusammenarbeit verteilter Teams. Sie können sicher gehen, dass Ihr Mitarbeiter im Home-Office die gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeiten einhält und haben etwaige Mehr- und Überstunden sowie alle Vereinbarungen perfekt unter Kontrolle. Überdies haben Sie immer zentral den Überblick, woran Ihr Mitarbeiter gerade arbeitet.

So einfach bilden Sie Home-Office in der TimeTac Zeiterfassung ab

In TimeTac gehört Home-Office zu den Standard-Setups. Daher können Sie diesen “Abwesenheitstyp” ganz rasch für Ihr Unternehmen selbst abbilden bzw. auf Ihre Bedürfnisse hin einstellen.

Standard-Setup Home-Office

Home-Office für die Mitarbeiter in TimeTac einstellen

Flexibel die Zeit erfassen, passend zum Arbeiten im Home-Office

Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit die Zeit im Home-Office via Web-Oberfläche oder mobiler App mit TimeTac zu erfassen.

Standard-Setup Home-Office

Zeiterfassung über Web-Oberfläche oder mit mobiler App

Sie bestimmen wann und wie die Zeit im Home-Office erfasst wird

In TimeTac stehen Ihnen drei Arten der Zeiterfassung zur Verfügung: Live, nachträglich oder mit einer pauschalen Zeitgutschrift.

  • Bei der Live-Zeiterfassung im Home-Office erfasst Ihr Mitarbeiter die Zeit live beispielsweise auf Aufgaben, je nach TimeTac Modul und Ihren Vorgaben. Der Vorteil: Hier haben Sie einen Live-Überblick über die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden.
  • Wenn Sie als Manager “Gutschrift als bezahlte Nichtarbeitszeit” für die Zeiterfassung im Home-Office definieren, wird die Sollarbeitszeit auf Null gesetzt und der Mitarbeiter erhält den Wert als bezahlte Nichtarbeitszeit gutgeschrieben. Hierbei können keine Überstunden als auch keine Minusstunden entstehen. Die tatsächlich angefallen Stunden werden somit nicht erfasst, der Mitarbeiter erhält eine Arbeitszeitgutschrift.
  • Bei der nachträglichen Zeiterfassung im Home-Office erfasst der Mitarbeiter die Zeit im Nachhinein, beispielsweise am Ende des Tages, über den Kalender, die Stundentabelle oder Listenansicht in TimeTac. Auch hierbei, wie bei der Zeitgutschrift, haben Sie keinen Live-Überblick über die erfassten Arbeitsstunden.

Home-Office mit oder ohne Freigabe beantragen

Nachdem Sie die Einstellungen für das Home-Office konfiguriert haben und vor Start der Zeiterfassung, beantragen Ihre Mitarbeiter, optional mit oder ohne Freigabe, das Arbeiten im Home-Office.

Home-Office-Antrag

Home-Office als Mitarbeiter beantragen

Live-Übersicht zum Status der Mitarbeiter

Sobald der Antrag angenommen ist, sehen alle Mitarbeiter in der “Statusübersicht”, sollten Sie dieser Veröffentlichung zustimmen, dass sich der Mitarbeiter im Home-Office befindet. Wir empfehlen Ihnen die Abwesenheit im Home-Office für alle Mitarbeiter sichtbar zu machen, um die Zusammenarbeit beim verteilten Arbeiten für alle zu erleichtern.

Statusübersicht mit Anzeige Home-Office

In der Statusübersicht ist ersichtlich, wer gerade im Home-Office arbeitet

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