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Home-Office erfolgreich umsetzen mit der richtigen Zeiterfassung

Von Gabriele Kaier, 18.03.2020, Lesezeit ca. 11 min.

Für das Arbeiten im Home-Office ist es wichtig, dass klare Vereinbarungen getroffen werden. Nur wenn die Erwartungen und Rahmenbedingungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eindeutig formuliert und geklärt sind, kann diese Variante für beide Seiten gewinnbringend verlaufen. Um Konflikten vorzubeugen, gehört beispielsweise der zeitliche Umfang, die Erreichbarkeit oder die Dokumentationspflicht vereinbart. Erfahren Sie, wie Sie sich als Arbeitgeber rechtlich absichern, wie Ihre Mitarbeiter im Home-Office produktiv arbeiten und wie Sie TimeTac bei der Zeiterfassung im Home-Office unterstützen kann.

Home-Office-Zeiterfassung

Definieren Sie Regeln für die Nutzung und Umsetzung

Stellen Sie die Nutzung frei

Wenn sich die Aufgabe für Home-Office grundsätzlich eignet, lassen Sie den Mitarbeiter entscheiden, ob er dieses Angebot nutzen möchte oder nicht. Denn nicht jeder Mitarbeiter eignet sich für das Arbeiten im Home-Office. Entscheiden Sie die Eignung aufgrund der Stärken oder Arbeitsweisen eines Mitarbeiters. Grundsätzlich gibt es in Deutschland und Österreich keinen Rechtsanspruch auf Home-Office seitens des Mitarbeiters. Allerdings reicht Ihr Weisungsrecht auch nicht so weit, dass Sie einseitig und ohne Zustimmung des Mitarbeiters auf Home-Office, mit Ausnahme wie jetzt in Zeiten des Corona-Virus, bestehen können. Normalerweise bedarf dies regelmäßig des Einvernehmens zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter.

Messen Sie die Mitarbeiterleistung

Führungskräfte haben bei Mitarbeitern, die physisch präsent sind eher das Gefühl Leistung aktiv beobachten und Fortschritte beurteilen zu können, als bei Mitarbeitern im Home-Office. Diese Art von Informationen muss nun bei mobil-flexibler Arbeit auf eine andere Art und Weise eingeholt werden. Neben dem Erfassen der Arbeitszeit, das ein Instrument der Input-Messung darstellt, ist wohl die größte Herausforderung für Führungskräfte den Mitarbeitern beim Leistungswillen zu vertrauen. Zur veränderten Leistungsmessung finden Sie von der Initiative work smart einen interessanten Beitrag.

Vernachlässigen Sie nicht die Führung

Auch wenn Ihr Mitarbeiter nicht permanent anwesend ist, braucht dieser Führung. Denn gerade im Home-Office benötigt der Mitarbeiter noch regelmäßiger Feedback als ein Mitarbeiter, der vor Ort ist. Zeigen Sie daher ehrliches Interesse an Ihrem Mitarbeiter, bewerten Sie diesen regelmäßig und sprechen Sie über seine persönliche Weiterentwicklung. So binden Sie den Mitarbeiter, trotz Distanz, ans Unternehmen.

Schaffen Sie neue Meeting-Kulturen

Schwierige Terminabstimmungen oder ungenügende Kommunikationswege sorgen für Reibung. Schaffen Sie daher Status-Meetings oder führen Sie Präsenztage ein. So können sich alle Beteiligten über Projektstand, Ideen, Aufgaben und frühzeitig über mögliche Schwächen austauschen.

Prüfen Sie die Vereinbarkeit mit Ihrer Unternehmenskultur

Ebenso müssen Unternehmenskultur und flexible Arbeitsmodelle einander angepasst werden. In einem Unternehmen in dem beispielsweise Kontrollzwang herrscht, werden Home-Office und mobiles Arbeiten nicht zum Erfolg führen.

Sichern Sie einen umfassenden Zugang zum Unternehmen

Bei permanenter Telearbeit müssen Sie den Kontakt und die Information über betriebliche Geschehnisse sicherstellen. Der Mitarbeiter darf nicht isoliert sein. Diese Verpflichtung finden Sie in der Europäischen Rahmenvereinbarung über Telearbeit sowie in der allgemeinen Fürsorgepflicht als Arbeitgeber.

Das sollten Sie beim Arbeiten im Home-Office beachten

Zeiterfassung im Home-Office

Grundsätzlich gelten beim Arbeitsplatz im Home-Office die gleichen Regeln wie bei der Arbeit im Betrieb. Auch hier gilt das Arbeitszeitgesetz und Sie als Arbeitgeber müssen auch sämtlichen Dokumentationspflichten zur Arbeitszeit nachkommen. Am besten eignet sich hierfür eine Online-Zeiterfassung wie beispielsweise von TimeTac.

Daten- und Arbeitsschutz

Daten- und Arbeitsschutz ziehen bei diesem Arbeitszeitmodell größere Anstrengungen für den Arbeitgeber nach sich und sollten unbedingt rechtlich abgesichert werden. Hier erhalten Sie einen groben Überblick zum Thema Datenschutz bei der Arbeit zu Hause und zu Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit.

Technische Voraussetzungen

Aber auch die technischen Voraussetzungen sollten Sie klären. Hier finden Sie eine Checkliste, was Sie beim Telearbeitsplatz berücksichtigen sollten.

Den Mitarbeitern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu erleichtern, ist ein klarer Wettbewerbsvorteil für Sie als Arbeitgeber. Beim Abschluss einer Home-Office-Vereinbarung sollten Sie jedoch einige rechtliche und steuerliche Fragestellungen berücksichtigen, um zukünftige Streitigkeiten zu vermeiden.

Zeiterfassung im Home-Office mit TimeTac

Ein webbasiertes Zeiterfassungssystem wie TimeTac, ist orts- und zeitunabhängig und unterstützt Sie perfekt bei der Zeit- und Leistungserfassung flexibler Arbeitsformen und bei der Zusammenarbeit verteilter Teams.

Sie können sicher gehen, dass Ihr Mitarbeiter im Home-Office die gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeiten einhält und haben etwaige Mehr- und Überstunden sowie alle Vereinbarungen perfekt unter Kontrolle.

Überdies haben Sie immer zentral den Überblick, woran Ihr Mitarbeiter gerade arbeitet.

So einfach bilden Sie Home-Office in der TimeTac Zeiterfassung ab

In TimeTac gehört Home-Office zu den Standard-Setups. Daher können Sie diesen “Abwesenheitstyp” ganz rasch für Ihr Unternehmen selbst abbilden bzw. auf Ihre Bedürfnisse hin einstellen.

Standard-Setup Home-Office

Home-Office für die Mitarbeiter in TimeTac einstellen

Flexibel die Zeit erfassen, passend zum Arbeiten im Home-Office

Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit die Zeit im Home-Office via Web-Oberfläche, Windows Desktop-App oder mobiler App mit TimeTac zu erfassen.

Standard-Setup Home-Office

Mobile App, Web-Oberfläche, Windows Desktop-App

Sie bestimmen wann und wie die Zeit im Home-Office erfasst wird

In TimeTac stehen Ihnen drei Arten der Zeiterfassung zur Verfügung: Live, nachträglich oder mit einer pauschalen Zeitgutschrift.

  • Bei der Live-Zeiterfassung im Home-Office erfasst Ihr Mitarbeiter die Zeit live beispielsweise auf Aufgaben, je nach TimeTac Modul und Ihren Vorgaben. Der Vorteil: Hier haben Sie einen Live-Überblick über die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden.
  • Wenn Sie als Manager “Gutschrift als bezahlte Nichtarbeitszeit” für die Zeiterfassung im Home-Office definieren, wird die Sollarbeitszeit auf Null gesetzt und der Mitarbeiter erhält den Wert als bezahlte Nichtarbeitszeit gutgeschrieben. Hierbei können keine Überstunden als auch keine Minusstunden entstehen. Die tatsächlich angefallen Stunden werden somit nicht erfasst, der Mitarbeiter erhält eine Arbeitszeitgutschrift.
  • Bei der nachträglichen Zeiterfassung im Home-Office erfasst der Mitarbeiter die Zeit im Nachhinein, beispielsweise am Ende des Tages, über den Kalender, die Stundentabelle oder Listenansicht in TimeTac. Auch hierbei, wie bei der Zeitgutschrift, haben Sie keinen Live-Überblick über die erfassten Arbeitsstunden.
Home-Office mit oder ohne Freigabe beantragen

Nachdem Sie die Einstellungen für das Home-Office konfiguriert haben und vor Start der Zeiterfassung, beantragen Ihre Mitarbeiter, optional mit oder ohne Freigabe, das Arbeiten im Home-Office.

Home-Office-Antrag

Home-Office als Mitarbeiter beantragen

Live-Übersicht zum Status der Mitarbeiter

Sobald der Antrag angenommen ist, sehen alle Mitarbeiter in der “Statusübersicht”, sollten Sie dieser Veröffentlichung zustimmen, dass sich der Mitarbeiter im Home-Office befindet. Wir empfehlen Ihnen die Abwesenheit im Home-Office für alle Mitarbeiter sichtbar zu machen, um die Zusammenarbeit beim verteilten Arbeiten für alle zu erleichtern.

Statusübersicht mit Anzeige Home-Office

In der Statusübersicht ist ersichtlich, wer gerade im Home-Office arbeitet

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