Die 3 Zeiterfassungstypen

Nicht alle Mitarbeiter nutzen eine Zeiterfassung, wie diese eigentlich vorgesehen ist. Manche erfassen ihre Arbeitszeiten sehr gewissenhaft, andere wiederum eher ungenau oder gar nicht. Grundsätzlich kann man unter den Mitarbeitern drei Zeiterfassungstypen unterscheiden: den Aufschieber, den Perfektionisten und den Skeptiker.

Sorgfältig erfasste Arbeitszeiten ermöglichen der Controlling-Abteilung eine rasche, einfache Gehaltsabrechnung als auch eine erleichterte Zukunftsplanung. Leider mindern ungenau aufgezeichnete Daten den Realitätsbezug ungemein und sind somit unbrauchbar. Grundsätzlich kann man unter den Mitarbeitern drei Zeiterfassungstypen unterscheiden, welche eine gute bzw. eine weniger gute Datenqualität verursachen. Wir kategorisieren Sie ähnlich den Arbeitstypen in der Aufschieber, der Perfektionist und der Skeptiker.

 

Der Aufschieber

Der Aufschieber findet immer neue spannende Tätigkeiten, bevor er alltägliche Tätigkeiten erledigt. Daher können unangenehme Aufgaben, wie die Zeiterfassung, sehr weit nach unten auf der To-Do-Liste des Aufschiebers rutschen. Arbeitszeiten werden im Nachhinein, meist am Ende der Arbeitswoche eingetragen. Dabei handelt es sich leider selten um minutengenaue Arbeitszeitaufzeichnungen. Der Aufschieber verlässt sich auf sein Gefühl und schätzt seine Arbeitszeiten.

Fassen wir zusammen: Die Zeiten sind nicht realistisch und somit unbrauchbar.

 

Der Perfektionist

Hat man einen Perfektionisten angestellt, kann man sicher sein, dass alle Aufgaben fristgerecht und detailgenau erledigt werden. Der Perfektionist ist bekannt dafür, alles in seiner Macht stehende zu tun, um Aufgaben so sorgfältig und gründlich wie möglich zu erledigen. Er zeichnet sich durch Verlässlichkeit aus, da er Vorgaben sehr ernst und genau nimmt. Für ihn stellt Zeiterfassung nur eine weitere Tätigkeit dar, die auf die lückenlose und fristgerechte Erledigung wartet. Deshalb kann man sicher sein, dass der Perfektionist seine Arbeitszeiten täglich und auf die Minute genau aufzeichnet. Zusätzlich eine Projektzeiterfassung zu führen und zu vermerken, wie viel Arbeitszeit für bestimmte Projekte verwendet wurde, würde dem Perfektionisten eine noch größere Freude bereiten.

Fassen wir zusammen: Das ist der Best Case und eher eine Ausnahme. Die Zeiten sind realistisch und erfüllen ihren Zweck.

 

Der Skeptiker

Der Skeptiker steht der Zeiterfassung kritischer gegenüber, als die anderen zwei Zeiterfassungstypen. Er hinterfragt den Nutzen, den eine genaue Arbeitszeitaufzeichnung bietet und fühlt sich seiner Freiheit beraubt. Die Abneigung mancher Skeptiker gegenüber einer Zeiterfassung stützt sich außerdem auf die Befürchtung, “überwacht” zu werden. Aus diesen Gründen wehrt sich der Skeptiker, Arbeitszeit zu erfassen und kann höchstens durch den Arbeitgeber selbst dazu überredet werden. In diesem Fall schätzt der Skeptiker, ähnlich wie der Aufschieber, seine Arbeitszeiten nach Gefühl.

Fassen wir zusammen: Er erfasst keine Zeit, außer er wird vom Personalwesen oder der Geschäftsführung dazu gezwungen. Geschätzte Arbeitszeiten sind unbrauchbar.

 

Die Schuld an ungenauen Daten tragen nicht die Mitarbeiter

Ungefähre Arbeitszeiten entstehen nicht nur durch das menschliche Zeitgefühl. Fehlen Anreize für die Mitarbeiter, ihre Arbeitszeit genau zu erfassen, sind diese weniger um Genauigkeit bemüht. Dabei hat eine exakte Zeiterfassung so einige Vorteile. Besonders wenn eine Zeiterfassungssoftware genutzt wird, profitieren Mitarbeiter von einer Übersicht über eigene Arbeits- und Überstunden als auch dem aktuellen Anspruch auf Zeitausgleich oder Urlaub. Folglich müssten diese Vorteile den Mitarbeitern vermittelt werden oder andere Anreize gefunden werden.

Eine weitere Möglichkeit, Mitarbeiter von der Zeiterfassung zu überzeugen, ist es, diese einfacher und zeitsparender zu gestalten. Das kann am ehesten durch eine Zeiterfassungssoftware realisiert werden. Wenn Arbeitszeiten mit einem Klick erfasst werden und der selbstständige Einblick in Arbeitsstunden, Zeitausgleichsanspruch ermöglicht wird, steigt die Motivation bei Mitarbeitern, diese Daten korrekt zu halten.

 

Eine exakte Zeiterfassung birgt großes Potenzial

Geschäftsführer oder Controller können die mithilfe einer Software exakt erfassten Arbeitszeiten direkt in das Lohnverrechnungsprogramm überleiten. Das erspart Unmengen an Aufwand und Zeit. Zudem können Projekte und Ressourcen profitabler geplant und somit auch begründete und überlegte Entscheidungen getroffen werden.

Zusammengefasst müssen Arbeitszeiten flächendeckend und präzise erfasst werden, um für das Unternehmen von Nutzen zu sein. Demnach ist es sinnvoll eine Zeiterfassungssoftware einzuführen, welche auch den Mitarbeitern Vorteile bietet und den fehlenden Anreiz darstellt, Arbeitszeiten exakt zu erfassen.