Überstunden richtig berechnen

von Gabriele Kaier, 04.02.2021

Überstunden und unterschiedliche Zuschläge zu berechnen ist eine komplizierte und mühsame Angelegenheit für Lohnverrechner. Wir möchten Ihnen in unserer neuen Blogserie einen Überblick geben wie Überstunden korrekt bewertet bzw. abgegolten werden und zeigen Ihnen wie Sie TimeTac bei der Dokumentation und Vergütung von Überstunden unterstützen kann. Im ersten Teil unserer Reihe möchten wir Ihnen eine Einführung in das umfangreiche Thema der Vergütung von Überstunden geben.

Was sind Überstunden und wie rechnet man diese Arbeitsstunden korrekt ab?

Da das Thema Überstunden richtig abrechnen sehr umfangreich ist und viele Fragen aufwirft, widmen wir diesem Thema eine 4-teilige Serie in unserem Blog. Im 1. Teil möchten wir Ihnen eine Einführung in das Thema geben. In Teil 2 werden wir uns mit den Überstunden aufgrund einer Überschreitung der Tages-/Wochenarbeitszeit auseinandersetzen. In Teil 3 beschäftigen wir uns mit Überstunden und Zuschlägen aufgrund von bestimmten Zeitperioden bzw. Tagen wie Feiertags-, Sonntags- und Nachtarbeit. Teil 4 widmen wir den Überstundenregelungen wie Überstundenpauschale und All-In-Vereinbarung.

Welche Arbeitszeiten versteht man als Überstunden?

Überstunden sind Arbeitszeiten, die über die tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit hinausgehen. Diese müssen vergütet werden, wenn die Leistung ausdrücklich und schlüssig angeordnet wurde. Ein Anspruch besteht auch, wenn der Arbeitgeber Arbeitsleistungen entgegengenommen hat, die auch bei richtiger Arbeitseinteilung nicht in der normalen Arbeitszeit erledigt werden hätten können. Ein Gleitzeitüberhang beim Arbeitszeitmodell der Gleitzeit wird nicht als Überstunde anerkannt. Dieser kann jedoch in Form von Zeitausgleich ausgeglichen werden.

Die gesetzlichen Regelungen zu Überstundenarbeit variieren im DACH-Raum, jedoch besteht in allen drei Ländern eine Aufzeichnungspflicht von Überstunden, mit nur wenigen Ausnahmefällen.

Wie werden Überstunden abgegolten?

Die Vergütung von Überstunden kann entweder monetär oder durch Zeitausgleich erfolgen. Die gesetzliche Regelung zur Abgeltung hierzu gestaltet sich in jedem Land etwas anders.

In Österreich gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten Überstunden auszugleichen. In der Regel werden diese bezahlt, individuell kann ein Freizeitausgleich vereinbart werden.

In Deutschland ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet Überstunden finanziell oder durch Zeitausgleich abzugelten. Erst bei mehr als 20 Überstunden pro Monat, wenn diese vom Arbeitgeber angeordnet wurden und dies im Arbeitsvertrag geregelt ist, muss eine Vergütung erfolgen.

In der Schweiz werden die ersten 10 Überstunden im Monat in der Regel nicht monetär oder durch Freizeit vergütet. Zeitausgleich muss zudem mit dem Arbeitgeber besprochen werden.

Überstundenpauschale versus All-In-Vereinbarung

Bei einer Überstundenpauschale unterscheidet man zwischen einer echten Überstundenpauschale und einer unechten Überstundenpauschale, auch All-In-Vereinbarung genannt.

Echte Überstundenpauschale

Eine echte Überstundenpauschale ist ein konkreter ziffernmäßiger Betrag, der zusätzlich zum monatlichen Bezug zwecks der Abgeltung von Überstunden ausgezahlt wird.

All-In-Vereinbarung oder unechte Überstundenpauschale

Bei einer unechten Überstundenpauschale oder All-In-Vereinbarung wird eine Überzahlung auf den kollektivvertraglichen Mindestbezug vereinbart und die tatsächlich geleisteten Überstunden abgegolten.

Weiterführende Informationen dazu finden Sie für Österreich beispielsweise unter wko.at oder für Deutschland unter hrm.de.

Wie werden Überstunden berechnet?

Eine Überstunde, welche die tägliche bzw. wöchentliche Normalarbeitszeit überschreitet, zählt generell wie eine reguläre Arbeitsstunde, deren Höhe sich aus dem jeweiligen monatlichen Bruttogehalt bzw. aus dem daraus errechneten Stundenlohn ergibt. Je nach Zeitpunkt (beispielsweise bei Nachtarbeit) bzw. Tag der Überstunde (beispielsweise bei Arbeitszeit an Feiertagen und Sonntagen) kommt ein Überstundenzuschlag hinzu. Die Höhe des Zuschlags ist je nach Länderregelung, Arbeits- bzw. Tarifvertrag verschieden geregelt.

In Österreich ist ein Zuschlag von mindestens 50 Prozent für Überstunden gesetzlich vorgegeben. Je nach Branche, Unternehmen und Zeitpunkt der Überstunde, beispielsweise in der Nacht, kann der Zuschlag höher ausfallen.

In Deutschland werden meist Zuschläge von 25% gewährt, diese sind individuell im Tarifvertrag vereinbart.

Weitere rechtliche Details zu den Regelungen bezüglich Überstunden in den DACH-Ländern können Sie in unserem Lexikon nachlesen.

Überstunden mit TimeTac erfassen und berechnen

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Automatische Kontrolle der maximal erlaubten Arbeitszeit
• Warnung an den Mitarbeiter und Vorgesetzten bei Überschreitung der Arbeitszeit
• Einfache und automatisierte Berechnung von Arbeitszeiten und Überstunden
• Alle Überstunden unter Kontrolle behalten

Überstunden automatisch berechnen lassen

Im Arbeitsmodell des Arbeitnehmers können Sie neben der Arbeitszeit auch beispielsweise Uhrzeiten für diverse Überstunden einstellen und diese mit Zuschlägen im Tagesplan definieren. Die verschiedenen Überstunden beispielsweise mit 50%-Zuschlag werden ebenso in der Stundenabrechnung separat ausgewiesen.

Lesen Sie in unserer Knowledge-Base nach, wie Sie im Arbeitsmodell eines Benutzers festlegen können, wann Überstunden gemacht werden dürfen.

Ausbezahlte Überstunden und Zeitausgleich erfassen

In der Stundenabrechnung von TimeTac können Sie ausbezahlte Überstunden und Zeitausgleichsstunden eintragen. So werden diese dem betreffenden Arbeitnehmer von seinem Arbeitzeitsaldo abgezogen und die Stundenabrechnung automatisch korrigiert.

Wie Sie ausbezahlte Überstunden und konsumierten Zeitausgleich manuell in TimeTac eintragen können, finden Sie hier in unserer Knowledge-Base.

Überstundenregelungen definieren

In der Benutzerverwaltung von TimeTac können Sie Einstellungen zu den Mitarbeitern vornehmen, wie Arbeitszeit- und Feiertagsmodell etc. und auch die Überstundenregelung konfigurieren. Wenn Sie das Arbeitszeitmodell einstellen, können Sie auch den bestehenden Überstundensaldo vor Beginn mit TimeTac eintragen.

Standardmäßig stehen Ihnen folgende Regelungen für Überstunden zur Verfügung:

• All-In-Vertrag: Hierbei werden die Überstunden zum Ende der Abrechnungsperiode gelöscht.
• Überstundenpauschale: Das Tagessaldo wird am Ende der eingestellten Periode um den angegebenen Wert reduziert.
• Keine Regelung: Die Überstunden werden kumuliert und können durch Zeitausgleich oder Auszahlung abgebaut werden.

Da Überstundenregelungen meist sehr komplex und vielschichtig sind, besprechen wir im Konfigurationsgespräch mit Ihnen eine individuelle Lösung, die für Ihr Unternehmen passend ist.

In unserer Knowledge-Base können Sie sich informieren, wie Sie eine Überstundenpauschale, All-In-Vereinbarung oder keine Regelung in TimeTac generell festlegen können.

Alle Überstunden immer unter Kontrolle haben

In den Mitarbeiterauswertungen von TimeTac können Sie übersichtlich und einfach u.a. die Überstunden einsehen, sowie diese nach Zeitraum und Mitarbeiter filtern. Der Arbeitszeitsaldo zeigt Ihnen auf einen Blick, ob Überstunden oder Minusstunden bei einem Mitarbeiter vorhanden sind.

Mehr Informationen wie Sie in TimeTac zu den Mitarbeiterauswertungen kommen und wo genau Sie die verschiedenen Überstunden ablesen können, finden Sie hier.

Fazit

Die Anforderungen wie Überstunden abgerechnet werden, können nicht nur für jede Branche, sondern auch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Daher klären wir mit unseren Kunden im persönlichen Gespräch, ob und wie wir diese Anforderungen in der Zeiterfassung umsetzen können und konfigurieren TimeTac danach entsprechend der individuellen Vorgaben.